Sistem kerja jarak jauh atau yang juga akrab disebut sebagai remote working kini menjadi tren terbaru di kalangan pelaku bisnis dalam menjalankan operasional perusahaannya. Meski begitu, sistem kerja ini terkadang masih menjadi momok yang menakutkan, terutama bagi perusahaan yang masih terbiasa dengan sistem bekerja dari kantor (work from office). Mulai dari koordinasi yang kurang berjalan lancar, hingga pendapatan bisnis yang menurun menjadi hal yang harus diatasi perusahaan-perusahaan tersebut. Untuk itu, para pelaku bisnis harus dapat menemukan formula yang tepat untuk dapat mempertahankan efektivitas kerja para karyawannya, sehingga operasional perusahaan dapat tetap berjalan seperti biasanya.

Hal tersebut juga menjadi pembahasan dalam acara webinar #DSTalk yang diadakan pada Rabu (19/8) lalu. Dengan mengusung topik “Optimizing Business Revenue Through Work Efficiency”, webinar ini membahas bagaimana penggunaan project management tools yang tepat dapat mendukung terciptanya kerja yang efektif dan efisien, sehingga dapat mengoptimalkan pendapatan suatu bisnis. Webinar ini juga turut mengundang Vina Fitria (Head of Project Management DANA) dan Suryanto Lee (Senior Professional Service Consultant Lark) sebagai pembicara.

Adaptasi Terhadap Perubahan Pola Kerja

Perubahan pola kerja menjadi remote working ini sebenarnya bukanlah suatu hal yang benar-benar baru. Banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem ini sebelumnya, namun pandemi COVID-19 ini mempercepat proses perubahannya. Menurut Suryanto Lee, sistem kerja ini sendiri juga akan menjadi cara kerja yang tetap digunakan dalam waktu yang lama.

“Kami di LARK percaya bahwa kerja jarak jauh ini bukanlah hal yang sementara karena pandemi covid-19, tapi adalah sesuatu yang akan tetap bersama dengan kita untuk waktu yang lebih lama.” ujar Suryanto.

Suryanto juga turut memaparkan tiga alasannya menanggap remote working menjadi suatu perubahan yang tak terelakkan. Pertama, tenaga kerja kini semakin banyak datang dari generasi milenial. Generasi yang percaya bahwa jam kerja yang lebih fleksibel (salah satunya akibat remote working) dapat meningkatkan produktivitas mereka. “Millennials ini buat perusahaan akan melakukan adjustment, yang tadinya nggak mendukung kerja jarak jauh, sekarang mungkin melakukan perubahan untuk mendukung hal itu.” tambahnya.

Selanjutnya, Ia juga memaparkan alasan yang kedua adalah adanya kemajuan teknologi yang membuat pengalaman kerja remote menjadi semakin mudah. Teknologi video conference contohnya, mungkin dulu teknologi ini hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan besar, tetapi sekarang sudah dapat dimiliki oleh siapa saja. Terakhir, Ia juga menyoroti bahwa banyak perusahaan Indonesia yang kini mulai melakukan ekspansi internasional. Hal ini membuat perusahaan-perusahaan tersebut akan membutuhkan koordinasi dengan kantor luar negeri dan tenaga kerja internasional yang dimiliki secara jarak jauh.

Meski begitu, Suryanto juga menjelaskan bahwa adaptasi terhadap perubahan baru ini memang tidaklah mudah. “Banyak sekali yang perlu kita adaptasi, baik dari segi alat komunikasi, maupun alur komunikasi yang baru.” tambahnya.

Pentingnya Peran Aplikasi Project Management

Salah satu adaptasi yang harus dilakukan saat mulai bekerja secara remote adalah menggunakan aplikasi yang dapat membantu tim melakukan project management secara jarak jauh. Dengan menggunakan aplikasi project management yang tepat, tim tetap dapat tetap on-track untuk memenuhi berbagai objektifnya.

Hal ini juga senada dengan pendapat Vina Fitria yang mengatakan bahwa pemilihan project management tools yang tepat dapat membawa impact yang besar dalam cara bekerja saat remote working. Namun, Ia juga menambahkan pentingnya bagi seorang project manager untuk mengetahui platform apa yang harus digunakan, karena terlalu banyak pilihan akan membuat anggota tim bingung. Ada beberapa fitur penting yang harus diperhatikan dalam pemilihan platform tersebut, yaitu collaboration, flexibility, real-time reporting, simple to use, document management tools, mobile connectivity, serta clear and transparent.

Dalam presentasinya, Vina menjelaskan tools tersebut harus dapat memudahkan para anggota tim untuk dapat saling berkolaborasi dalam mengerjakan tugas serta memiliki fleksibilitas platform yang memudahkan penggunanya. Fitur real-time reporting juga perlu diutamakan, karena fitur ini dapat mempermudah seorang project manager untuk dapat mengetahui progres pengerjaan proyeknya secara terintegrasi. Selain itu, fitur kolaborasi yang dimiliki juga harus mendukung pengerjaan tugas atau dokumen bersamaan secara real-time.

“Make sure tools tersebut bisa sync across all team members and devices whenever we need.” tambah Vina.

Berbagai macam fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam melakukan project management juga diakui Suryanto menjadi hal yang diutamakan oleh Lark. Untuk itu, mereka juga memberikan fitur-fitur tersebut dalam satu aplikasi, sehingga pengguna tidak perlu bergonta-ganti aplikasi untuk memanfaatkan fitur-fitur tersebut. Hal ini dilakukan untuk memberikan para pengguna pengalaman yang seamless hanya dalam satu aplikasi.

“Bukan hanya aplikasi yang berbeda ada di satu ranjang, tapi all-in-one integrated experience” ujar Suryanto.

Dapat Menjaga Produktivitas dan Dorong Revenue Bisnis

Salah satu efek positif yang diharapkan setelah perusahaan dapat beradaptasi dengan pola kerja remote working dengan baik adalah terjaganya produktivitas. Dengan begitu, para karyawan tetap akan memberikan kinerja terbaiknya meski dihadapkan dengan akses interaksi yang terbatas. Produktivitas tersebut diharapkan dapat mendorong adanya peningkatan pendapatan perusahaan walau harus tetap harus menjalankan bisnisnya di masa sulit seperti ini.

“Being productive can help any company improve its performance and better utilise its human resources.” terang Vina.

Selain itu, Vina juga menuturkan bahwa hal tersebut juga akan membantu perusahaan untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga lewat kemajuan teknologi tersebut, operasional perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.

“Tools itu sebenarnya seharusnya membuat kita bekerja lebih efektif dan efisien, bukan justru membebani kita.”  tambahnya.

Proses adaptasi bagi tiap perusahaan mungkin berbeda-beda, tetapi dengan menggunakan project management tools yang dapat mendukung seluruh kebutuhan remote working, dianggap dapat membantu perusahaan-perusahaan tersebut tetap memiliki pemasukan yang optimal. Dengan begitu, proses adaptasi dapat berjalan dengan lebih baik baik, tanpa perlu khawatir adanya pengurangan produktivitas saat harus bekerja secara remote.