Salah satu penunjang produktivitas bekerja di kantor adalah enterprise communication platform. Di Indonesia, platform seperti Slack, Google Meet, Workplace from Facebook, dan Microsoft Teams sudah familiar digunakan penggiat startup. Meskipun demikian, WhatsApp, yang tidak secara khusus ditujukan ke komunikasi korporat, juga sangat populer penggunaannya.

DailySocial mencoba merangkum enterprise communication platform apa yang paling familiar di kalangan startup dan apakah startup memiliki budget khusus untuk menikmati fitur premium. Di sisi lain, potensi ini mengundang pemain lokal untuk menunjukkan produknya dan bisa bersaing.

Platform esensial

Saat Covid-19 mulai merebak dan aturan bekerja di rumah mulai banyak diterapkan, penggunaan communication platform melonjak. Zoom adalah platform yang bisa dibilang paling populer, baik secara global maupun di Indonesia. Tercatat pengguna aktif bulanan Zoom mencapai 12,9 juta di bulan Febuari 2020. Hal tersebut menandakan esensialnya fungsi communication platform membantu kegiatan produktivitas.

“Penggunaan alat komunikasi jelas ditentukan oleh kebutuhan perusahaan itu sendiri dan kebiasaan atau saluran komunikasi utama digunakan oleh masing-masing negara,” kata Head of Operation of AnyMind Group Indonesia Yuwanda Fauzi.

Platform komunikasi ini membantu pegawai mengurai tugas dan mendiskusikan kendala dan beban kerja. Di sisi lain, para supervisor dan manager juga melakukan monitoring terhadap kinerja pegawai memanfaatkan platform ini.

“Di DANA, ide untuk berinovasi, problem solving, serta value creations harus bisa dikomunikasikan dan tersinergi dengan baik dalam skala operasional harian bagi para karyawan. Langkah ini perlu dilakukan untuk memastikan semua komunikasi anggota tim bisa berjalan dengan baik, mengingat banyak fungsi setiap departmen atau divisi serta individu yang berbeda di sebuah perusahaan. Pesan dan komunikasi menjadi kunci untuk memastikan tim dan individu yang berbeda bisa bekerja bersama dalam jalur yang terarah. Tujuannya adalah DANA bisa mencapai tujuan dan visinya bersama dengan cara yang paling efektif dan efisien,” kata CTO DANA Norman Sasono.

Mencapai tujuan yang selaras dan memastikan kolaborasi berjalan baik menjadi fokus utama startup untuk memanfaatkan beragam communication platform yang ada. Pemanfaatan aplikasi juga krusial saat memungkinkan pegawai melakukan hal-hal lain secara online, seperti rapat, memberikan presentasi, dan membuat survei.

“Tentunya memilih aplikasi yang dapat memfasilitasi kegiatan pegawai dengan aman juga tidak kalah pentingnya demi menjaga privasi seluruh pegawai serta keamanan informasi-informasi perusahaan yang bersifat rahasia,” kata Head of Corporate Communication Bukalapak Intan Wibisono.

Sebagai perusahaan pembayaran digital dan layanan finansial, OVO dituntut senantiasa berkembang dan beradaptasi agar layanan OVO dapat terus diterima dan mampu menunjang kehidupan sehari-hari para penggunanya. Agar tetap tangkas, perlu adanya komunikasi, koordinasi, dan relasi yang baik antar pegawai agar dapat bekerja sama dan berdiskusi dengan maksimal.

“Platform tersebut mudah untuk digunakan, cepat, dan praktis dalam menunjang aktivitas sehari-hari seperti berdiskusi dan berkoordinasi. Terlebih pada lingkungan startup di mana kecepatan dan kepraktisan merupakan hal yang substansial dalam bekerja,” kata Head of PR OVO Sinta Setyaningsih.

Slack dan WhatsApp paling populer

Berdasarkan survei yang dilakukan DailySocial ke 16 startup, kebanyakan  memilih platform asing untuk menunjang aktivitas sehari-hari. Meskipun pilihannya cukup bervariasi, dua platform tampil lebih dominan di antara platform lainnya.

Platform pertama adalah Slack yang didirikan oleh Stewart Butterfield dan yang kedua adalah WhatsApp yang didirikan Brian Acton dan Jan Koum. WhatsApp kini berada di bawah naungan Facebook.

Secara global, Slack hingga bulan Maret 2020 memiliki lebih dari 12 juta pengguna aktif harian. WhatsApp, di sisi lain, dengan adopsi yang lebih luas, per bulan Febuari 2020 mengklaim telah memiliki dua miliar pengguna di seluruh dunia.

Yang menarik, WhatsApp dan Slack, oleh penggunanya, dipersepsikan dengan peruntukkan yang berbeda.

“WhatsApp sebagai communication tools fokus kepada chat experience and its simplicity dan telah memiliki jumlah pengguna yang sangat besar dari berbagai industri. Sedangkan Slack sebagai communication tools fokus kepada productivity yang didukung oleh bot dan integration tools, membuatnya terlihat lebih kompleks dan mendapat dukungan yang besar, khususnya dari industri berbasis teknologi,” kata Chief of Innovation Officer DOKU Rudianto.

Tampilan UI/UX yang menarik dan pengalaman pengguna yang nyaman juga membuat DANA memilih Slack dan WhastApp sebagai platform penunjang aktivitas sehari-hari. Perusahaan pun bersedia mengalokasikan budget untuk memberikan fitur premium bagi pegawai.

“Ada sejumlah faktor yang menyebabkan platform pesan instan menjadi populer, seperti kebiasaan dalam menggunakannya, pengalaman pengguna (UI/UX) yang baik, memiliki banyak fitur yang membuat pengguna produktif dan efisien, dan juga memiliki aspek keamanan,” kata Norman.

Fitur unggulan Slack adalah membuat grup koordinasi secara terbuka (siapapun dapat bergabung untuk berdiskusi) dan tertutup (terbatas untuk beberapa orang saja), melakukan voice call, melakukan absen mulai dan selesai bekerja (clock in dan clock out), membuat dan mengisi form, dan membuat polling di satu platform yang sama. Selain itu, Slack juga dapat memberikan laporan hasil pengukuran efektivitas komunikasi yang dilakukan tim di platform tersebut.

Sedangkan WhatsApp memungkinkan karyawan berkomunikasi lewat chat, saling berkirim dokumen dan foto, serta melakukan group conference (dengan jumlah terbatas) dengan jaminan enkripsi data.

Kebanyakan startup bersedia membayar biaya berlangganan dan mengalokasikan dana khusus untuk mendukung produktivitas pegawai.

“Bekerja di tech company dan startup membutuhkan koordinasi yang cepat, efisien, dan aman dengan sesama karyawan sehingga dibutuhkan communication channel yang dapat memenuhi kebutuhan itu, seperti Slack dan WhatsApp,” kata Intan.

Melihat peluang platform lokal

Bagi platform lokal di sektor komunikasi, tantangan yang dihadapi saat ini adalah bagaimana mereka bisa meyakinkan konsumen dan bisa bersaing dengan platform global. Meskipun sebagian besar startup di Indonesia menggunakan platform asing, jika produk lokal yang disediakan lebih kompetitif dari sisi fungsi dan harga, mereka bersedia untuk mencoba.

“Communication tools lokal memiliki potensi untuk bersaing dengan platform asing, karena dari sisi teknologi, membuat communication tools bukanlah sesuatu yang rumit. Tantangan utamanya adalah platform lokal harus dapat menjawab pertanyaan dasar: ‘Mengapa saya harus berpindah dari WhatsApp ke platform lokal?’. Jika ada startup yang mampu menjawab pertanyaan ini, sudah dipastikan mereka akan jadi the next unicorn, Indonesia’s first national communication tools, seperti yang terjadi dengan WeChat, Kakao Talk, dan Line di negara mereka masing-masing,” kata Rudianto.

Mereka yang memiliki proposisi unik untuk menyelesaikan masalah pengguna juga dapat menarik pengguna tertentu. Selain fitur-fitur baru yang menarik, penyedia lokal juga harus benar-benar sangat memahami dengan baik dasar-dasar layanan B2B, seperti UX, SLA untuk kinerja dan ketersediaan (Performance and Availability) dan keandalan dan keamanan (Reliability and Security).

“Setiap penyedia instrumen / platform pesan instan bisa berkompetisi di industri, jika menyediakan solusi atau produk yang lebih baik daripada opsi yang sudah tersedia di pasar,” kata Norman.

Melihat perkembangan dan tren pada hal ini, mulai muncul beberapa platform lokal yang mencoba memberikan layanan enterprise communication ini.

“Semakin tinggi demand untuk communication tools dalam aktivitas kerja, para developer akan semakin kreatif dan inovatif juga dalam membuat produk yang dapat memenuhi kebutuhan pasar yang dinamis. Kami tentunya akan selalu mendukung para developer Indonesia untuk bersaing dengan developer-developer lainnya dari seluruh dunia dalam menciptakan tools dengan kualitas terbaik,” kata Intan.