Acara, seperti rapat, pertemuan, atau konferensi, tidak akan langsung selesai begitu saja. Setelah acara selesai, masih ada banyak laporan yang harus dibuat. Membuat berita acara adalah salah satu hal yang harus dilakukan.
Berita acara biasanya merupakan salah satu dokumen penting yang harus dibuat karena ini merupakan bukti tertulis bahwa sebuah acara telah selesai. Berita acara harus dibuat dengan cara atau langkah yang tepat sehingga dapat menyampaikan informasi acara dengan tepat.
Selengkapnya akan kita bahas di bawah ini!
Pengertian Berita Acara
Dalam konteks pengertian “berita acara”, kata-kata pembentuknya adalah “berita” dan “acara”. Berdasarkan penjelasan dari Barus, berita merujuk pada laporan tentang peristiwa, kejadian, gagasan, atau fakta yang menarik perhatian dan penting untuk disampaikan melalui media massa agar diketahui oleh masyarakat secara umum. Sementara itu, menurut Noor, acara merujuk pada kegiatan yang diadakan untuk memperingati hal-hal penting dalam hidup individu atau kelompok dengan maksud dan tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat.
Dengan menggabungkan kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa berita acara adalah sebuah laporan tertulis mengenai peristiwa atau fakta yang penting terkait manusia atau kelompok sebagai bukti legal atau sah. Secara lebih spesifik menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), berita acara merupakan catatan laporan yang dibuat oleh pihak seperti polisi tentang waktu terjadinya suatu perkara atau peristiwa serta informasi lain seperti tempat dan keterangan. Dalam konteks ini juga bisa digambarkan sebagai bukti tertulis dari sebuah acara yang telah dilaksanakan atau selesai.
Tujuan Membuat Berita Acara
Tujuan dari membuat berita acara adalah sebagai berikut:
Merekam Kejadian
Berita acara digunakan untuk merekam dan mendokumentasikan kejadian atau peristiwa tertentu secara resmi. Hal ini penting untuk menjaga catatan yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan mengenai apa yang terjadi dalam suatu situasi atau acara.
Bukti Hukum
Berita acara seringkali digunakan sebagai bukti hukum dalam kasus-kasus di pengadilan atau proses-proses hukum lainnya. Dokumen ini menyediakan rekaman tertulis tentang fakta-fakta, kesaksian, persetujuan, atau keputusan yang dibuat pada saat itu.
Transparansi dan Akuntabilitas
Berita acara memastikan transparansi dan akuntabilitas dalam proses-proses administratif maupun pertemuan formal seperti rapat-rapat, konferensi, seminar, dll. Dengan memiliki dokumen tersebut, semua pihak yang terlibat dapat melihat apa yang telah dibahas dan disepakati serta bertanggung jawab atas kata-kata mereka.
Pembuktian Fisik
Berita acara juga bisa digunakan sebagai alat pembuktian fisik jika ada sengketa atau perbedaan pendapat antar pihak-pihak terkait suatu kejadian atau transaksi tertentu.
Menyampaikan Informasi Penting
Tujuan utama berita acara adalah untuk menyampaikan informasi penting kepada para pihak terkait dengan jelas dan lengkap agar tidak ada keraguan ataupun miskomunikasi mengenai apa yang telah terjadi atau disepakati.
Menjaga Rekam Jejak
Berita acara membantu menjaga rekam jejak atau sejarah suatu peristiwa, pertemuan, atau keputusan penting. Dokumen ini dapat digunakan sebagai referensi di masa depan untuk meninjau kembali apa yang telah dilakukan dan bagaimana prosesnya berlangsung.
Dalam berbagai konteks, termasuk dalam dunia hukum, bisnis, organisasi pemerintahan, dan lain-lain, berita acara memiliki peran penting dalam mencatat fakta-fakta dan memastikan adanya dokumentasi resmi serta pengawasan atas tindakan-tindakan yang dilakukan.
Ciri-ciri Berita Acara
Berikut adalah beberapa ciri-ciri umum dari berita acara:
Objektivitas
Berita acara harus disusun secara objektif dan tidak memihak, mencerminkan fakta-fakta yang terjadi tanpa distorsi atau penilaian pribadi.
Kejelasan Identitas
Berita acara harus mencantumkan identitas lengkap dari para pihak yang terlibat dalam peristiwa tersebut, termasuk nama, jabatan, dan/atau perwakilan resmi.
Tanggal dan Waktu
Berita acara harus mencantumkan tanggal serta waktu terjadinya peristiwa atau kegiatan yang dilaporkan dalam dokumen tersebut.
Kronologi Peristiwa
Berita acara sebaiknya menggambarkan kronologi peristiwa dengan jelas dan rinci agar pembaca dapat memahami urutan kejadian secara sistematis.
Isi Laporan yang Lengkap
Informasi di dalam berita acara harus lengkap meliputi semua hal-hal penting seperti tempat kejadian, deskripsi singkat tentang peristiwa atau kegiatan yang dicatat, serta hasil kesepakatan atau tindakan selanjutnya (jika ada).
Bahasa Formal dan Jelas
Penggunaan bahasa formal sangat penting untuk menjaga integritas berita acara sehingga mudah dipahami oleh siapa pun yang membacanya.
Penandatanganan oleh Pihak-Pihak Terkait
Setelah penyusunan berita acara selesai, biasanya para pihak terkait akan menandatanganinya sebagai bentuk persetujuan atas isinya.
Legalitas Dokumen
Berita acara juga dapat memiliki nilai hukum, terutama jika digunakan sebagai bukti dalam proses hukum atau penyelesaian sengketa. Oleh karena itu, penting untuk menjaga keabsahan dokumen ini dengan mengikuti aturan dan prosedur yang berlaku.
Cara Membuat Berita Acara
Berikut adalah langkah-langkah umum dalam membuat berita acara:
- Judul: Tulis judul “Berita Acara” di bagian atas halaman.
- Identitas: Cantumkan identitas lengkap mengenai acara yang akan dijadikan berita acara, termasuk tanggal, waktu, tempat, dan tujuan dari acara tersebut.
- Peserta: Daftar semua peserta yang hadir dalam acara tersebut dengan mencantumkan nama dan jabatan mereka.
- Pendahuluan: Tuliskan pengantar singkat tentang tujuan atau latar belakang dari acara tersebut agar pembaca memahami konteksnya.
- Isi Berita Acara:
– Ringkasan Acara: Jelaskan secara singkat agenda-acaranya serta hasil-hasil yang dicapai.
– Keputusan/Persetujuan: Catat keputusan atau persetujuan penting yang dibuat selama acara.
– Diskusi/Pertanyaan/Usulan/Laporan: Rangkuman diskusi utama, pertanyaan-pertanyaan terkait, usulan-usulan yang diajukan oleh peserta, serta laporan-laporan penting lainnya.
– Kesimpulan/Arahan/Tindakan Selanjutnya: Sampaikan kesimpulan dari hasil diskusi dan arahan-arahan apa saja yang perlu dilakukan sebagai tindak lanjut setelah acara selesai.
- Penutup:
– Tanda Tangan Peserta: Mintalah para peserta untuk menandatangani berita acara sebagai tanda bahwa mereka telah membaca dan menyetujui isi berita acaranya.
– Lampiran (Jika Ada): Jika ada dokumen atau materi pendukung lain yang terkait dengan acara tersebut, cantumkan sebagai lampiran.
- Penyebaran dan Arsip: Tentukan bagaimana berita acara ini akan disebarkan kepada pihak-pihak terkait serta tempat penyimpanannya untuk keperluan arsip.
Pastikan dalam menyusun berita acara, informasi yang disampaikan akurat dan lengkap sesuai dengan apa yang terjadi selama acara. Gunakan bahasa formal dan jelas agar mudah dipahami oleh pembaca.
Contoh Berita Acara
Berikut adalah contoh berita acara:
Berita Acara Rapat Koordinasi
Pada hari ini, Senin tanggal 10 Februari 2022, pukul 09.00 WIB, bertempat di Ruang Rapat Utama Kantor Pusat PT ABCD, telah diselenggarakan rapat koordinasi antara pihak manajemen perusahaan dengan seluruh kepala departemen dan unit kerja terkait. Rapat ini dilaksanakan dalam rangka membahas strategi pengembangan produk baru.
Rapat diawali dengan sambutan dari Direktur Utama PT ABCD, Bapak John Doe. Beliau menyampaikan tujuan dari rapat ini yang merupakan upaya meningkatkan inovasi produk agar dapat bersaing di pasar yang semakin kompetitif.
Selanjutnya, dipimpin oleh moderator rapat yaitu Ibu Jane Smith sebagai Kepala Divisi R&D (Research and Development), agenda rapat dibahas secara terstruktur sesuai dengan urutan sebagai berikut:
- Presentasi laporan riset pasar oleh Tim Riset dan Analisis Pasar.
– Tim menyampaikan hasil survei mengenai tren konsumen terbaru dan preferensi mereka terhadap produk-produk sejenis.
– Data-data tersebut didiskusikan untuk menentukan peluang pasar yang potensial bagi produk baru kita.
- Diskusi tentang konsep desain produk baru.
– Departemen Desain Produk mempresentasikan beberapa opsi desain awal berdasarkan analisis tim riset serta masukan dari tim penjualan.
– Dilakukan diskusi aktif untuk memilih desain yang paling sesuai dengan kebutuhan dan citra merek perusahaan.
- Rencana produksi dan pengembangan produk.
– Departemen Produksi menyampaikan rencana produksi yang mempertimbangkan kapasitas pabrik, sumber daya manusia, serta waktu yang diperlukan untuk menghasilkan produk baru.
– Dibahas juga langkah-langkah pengembangan produk secara detail termasuk penjadwalan uji coba dan peluncuran produk ke pasar.
Setelah berlangsungnya diskusi dan tanya jawab antara peserta rapat, dibuat kesimpulan sebagai berikut:
- Tim riset akan melakukan survei lanjutan untuk mendapatkan data lebih lengkap tentang preferensi konsumen terkait fitur-fitur spesifik dalam desain produk.
- Departemen Desain Produk diminta untuk menyempurnakan desain awal sesuai dengan masukan dari hasil diskusi ini.
- Departemen Produksi akan merancang jadwal produksi yang efisien agar dapat memenuhi target peluncuran produk pada bulan Mei 2022.
Demikianlah berita acara rapat koordinasi ini dibuat sebagai bahan dokumentasi resmi atas kegiatan tersebut. Berita acara ini ditandatangani oleh semua peserta rapat sebagai bentuk persetujuan bersama atas apa yang telah dibahas dan disepakati dalam rapat ini.
Hormat kami,
[Nama Peserta Rapat]
[Departemen/Unit Kerja]
[Tanggal Penandatanganan]
Demikianlah penjelasan mengenai berita acara dari pengertian hingga contohnya. Semoga artikel ini dapat memberikan manfaat untuk kamu.