Digitalisasi ternyata tidak hanya mengubah cara pembukuan dan pembayaran usaha, namun juga dalam hal pengelolaan karyawan. Salah satu cara baru dalam pengelolaan karyawan adalah dengan pakai aplikasi BukuGaji Business.

Aplikasi BukuGaji dapat menjadi cara alternatif berbasis digital yang menggantikan cara konvensional yang berbasis buku untuk mengelola segala pendataan karyawan. Mulai dari jadwal, pencatatan gaji harian, absensi, hingga pemberian pinjaman. Tidak hanya dalam hal pencatatan, Anda juga bisa sekaligus melakukan pembayaran gaji karyawan melalui aplikasi BukuGaji.

Cara Daftar Aplikasi BukuGaji Business

Tahap paling awal sebelum Anda menggunakan aplikasi BukuGaji adalah melakukan registrasi. Proses registrasi di aplikasi BukuGaji sangatlah simple. Anda hanya perlu menyiapkan nomor HP aktif dan nama toko untuk didaftarkan. Jika semua sudah siap, ikuti langkah-langkah di bawah ini.

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masukkan nomor HP aktif Anda, lalu klik Confirm.

 

 

• Selanjutnya, Anda akan menerima kode OTP melalui SMS. Masukkan kode OTP untuk verifikasi.

 

 

• Lalu, klik Confirm.
• Berikutnya, masukkan nama bisnis/toko/usaha Anda.

 

 

• Kemudian, klik Get Started.
• Registrasi Anda telah berhasil.

 

 

• Anda bisa pilih Take a Tour untuk melihat panduan penggunaan aplikasi atau Skip and explore the app myself untuk mulai mengeksplor aplikasi BukuGaji sendiri.

Cara Pakai Aplikasi BukuGaji untuk Kelola Karyawan

Setelah mendaftar, selanjutnya Anda perlu mengetahui cara mengelola karyawan sesuai dengan fungsi dari aplikasi BukuGaji itu sendiri. Mengelola karyawan di sini meliputi mendata karyawan, mengatur jam kerja, hingga menandai absensi.

Cara Menambahkan Karyawan

Untuk mulai menandai absen karyawan, tentu Anda harus menambahkan informasi mengenai karyawan-karyawan Anda di BukuGaji. Begini caranya:

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masuk ke menu Salary.
• Klik Add Staff yang ada di samping tombol pencarian.

 

 

• Lalu, klik Add Manually.

 

 

• Selanjutnya, isi profil karyawan mulai dari mengisi nama karyawan pada kolom pertama.

 

 

• Kemudian, masukkan nominal gaji karyawan per hari/minggu/bulan/dll.

 

 

• Setelah itu, pilih waktu pembayaran gaji yang diinginkan. Apakah setiap awal bulan, akhir bulan, atau tanggal tertentu.
• Berikutnya, atur jumlah jam kerja per hari dan jumlah hari kerja per minggu karyawan dengan klik Edit.

 

 

• Atur waktu dimulai dan berakhirnya kerja dan jadwal kerja setiap minggunya. Klik Save.

 

 

• Jika Anda memiliki ketentuan untuk mengurangi gaji karyawan apabila karyawan tidak hadir, centang kotak Deduct base salary if Employee is Absent.
• Lalu, klik Next.

 

 

• Selanjutnya masukkan nominal tunjangan jika ada. Jika tidak ada, klik No Allowance.

 

 

• Setelah itu, Anda akan melihat Salary Preview. Apabila informasi salary sudah benar, klik Save and Continue.

 

 

Cara Mengubah dan Menghapus Karyawan

Jika terdapat kesalahan pada informasi karyawan atau ternyata karyawan sudah tidak aktif, Anda dapat mengubah dan juga menghapusnya dengan cara di bawah ini.

Cara mengedit informasi karyawan:

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Pada menu Home, pilih nama karyawan yang ingin Anda ubah informasinya di bagian daftar karyawan.

 

 

• Lalu, pada tab Profile terdapat beberapa jenis informasi. Pilih salah satu yang ingin Anda ubah. Sebagai contoh, tutorial ini akan menunjukkan cara mengubah informasi personal.

 

 

• Klik Personal Information, lalu klik tombol Edit di bagian kanan atas.

 

 

• Kemudian, masukkan informasi nomor telepon karyawan, jabatan, tanggal bergabung, tanggal lahir, alamat, dan ID karyawan.

 

 

• Apabila sudah, klik Save.

Cara menghapus karyawan tidak aktif:

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masuk ke menu Home.
• Pada bagian My Employees, Anda akan melihat daftar karyawan yang telah Anda tambahkan.
• Kemudian, pilih karyawan yang ingin Anda hapus atau non-aktifkan.
• Pada halaman profil karyawan yang sudah tidak aktif, klik tombol Delete yang ada di bagian kanan atas.

 

 

• Kemudian, pilih salah satu tindakan yang Anda inginkan. Anda bisa menghapusnya dengan klik Delete atau menonaktifkan karyawan dengan klik Deactivate Employee. Jika Anda memilih untuk menonaktifkan, itu artinya profil karyawan masih akan tetap ada pada aplikasi BukuGaji.

 

 

Cara Menandai Absensi Karyawan di BukuGaji

Apabila Anda telah berhasil menambahkan karyawan, maka Anda sudah bisa menandai absensi karyawan Anda. Terdapat tiga jenis kehadiran yang dapat Anda pilih saat menandai absensi, yakni hadir, tidak hadir, dan setengah hari. Di bawah ini adalah langkah-langkah cara menandai absen karyawan.

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masuk ke menu Attendance.
• Anda dapat langsung menandai karyawan dengan klik tombol Absent atau Present di samping nama masing-masing karyawan.

 

 

• Jika Anda ingin menandai absen setengah hari, klik pada nama karyawan dan pilih jenis absen Half Day.

 

 

• Kemudian, tambahkan catatan jika ada.
• Setelah itu, tekan Update Attendance.

Cara Memberikan Pinjaman/Kasbon kepada Karyawan

Jika berbicara mengenai pengelolaan karyawan termasuk gaji, pinjaman atau kasbon tentu tidak bisa luput dari pembicaraan. Jika Anda mengizinkan pemberian kasbon kepada karyawan, Anda juga bisa mencatatnya di aplikasi BukuGaji dengan cara di bawah ini.

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masuk ke menu Salary.
• Pilih karyawan yang ingin Anda berikan pinjaman.
• Lalu, masuk ke tab Loans.

 

 

• Kemudian, tekan tombol Loan Given berwarna hijau untuk memberikan pinjaman.

 

 

• Masukkan nominal pinjaman yang akan Anda berikan.
• Tentukan tanggal pemberian dan tanggal pengembalian.
• Tambahkan catatan (jika ada).

 

 

 

• Setelah itu, klik Apply Loan.

Apabila karyawan telah membayar sebagian atau keseluruhan pinjaman, jangan lupa untuk mencatatnya di BukuGaji. Begini caranya:

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masuk ke menu Salary dan pilih karyawan yang telah membayar pinjaman.
• Lalu, klik tab Loans dan tekan tombol Loan Payment berwarna merah.

 

 

• Masukkan nominal yang dibayarkan karyawan, metode pembayaran yang digunakan, dan tanggal pembayaran.

 

 

• Kemudian, klik Add Transaction untuk menyimpan catatan.

Cara Memberikan Bonus dan Tunjangan kepada Karyawan

Selain kasbon, bonus dan tunjangan juga merupakan dua hal yang tidak bisa terlewat saat berbicara mengenai gaji. Namun, berbeda dengan kasbon yang nantinya harus dikembalikan oleh karyawan, bonus atau tunjangan adalah bentuk penghargaan yang bisa Anda berikan kepada karyawan tanpa pengembalian.

Dikarenakan bonus dan tunjangan juga mempengaruhi jumlah gaji karyawan, maka Anda juga harus mencatatnya di BukuGaji dengan langkah-langkah berikut ini.

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Masuk ke menu Salary.
• Pilih karyawan yang ingin Anda berikan bonus/tunjangan.
• Klik tombol Add Salary Adjustment di pojok kanan bawah.

 

 

• Kemudian, pilih Bonus atau Allowance pada bagian Additions.

 

 

• Masukkan nominal bonus/tunjangan yang ingin Anda berikan. Jika Anda memilih untuk memberikan tunjangan, jangan lupa untuk memilih kategori tunjangan. Seperti tunjangan makan, transportasi, atau yang lainnya.

 

 

• Setelah itu, klik Add Transaction.

Cara Menggunakan Aplikasi BukuGaji untuk Pembayaran Gaji Karyawan

Selain membantu Anda mengelola karyawan, BukuGaji juga telah terhubung dengan payment gateway yang dapat membantu Anda untuk melakukan pembayaran gaji satu per satu atau bersamaan melalui fitur BukuGaji Pay.

Namun, sebelum menggunakan fitur tersebut, Anda diharuskan untuk menam bahkan informasi rekening bank dari setiap karyawan untuk memudahkan proses pembayaran. Berikut ini cara menambahkan rekening bank karyawan.

• Buka aplikasi BukuGaji.
• Pada bagian My Employees di menu Home, pilih salah satu karyawan.
• Kemudian pada tab Profile karyawan, pilih Bank Account Details.

 

 

• Lalu, klik Edit.

 

 

• Masukkan nama bank, nama pemilik rekening, dan nomor rekening.

 

 

• Setelah itu, klik Save.

Jika sudah, selanjutnya Anda bisa memulai proses pembayaran dengan BukuGaji Pay. Simak langkah-langkahnya di bawah ini:

• Masuk ke menu Payment pada aplikasi BukuGaji.
• Kemudian, klik tombol Pay with BukuGaji Pay.

 

 

• Pilih karyawan yang ingin Anda bayarkan gajinya. Anda juga bisa memilih semua karyawan sekaligus dengan centang kotak Select All.

 

 

• Lalu, klik Continue to Pay.
• Selanjutnya, ikuti instruksi pembayaran yang diminta hingga proses pembayaran berhasil.

Nah, itu dia cara lengkap menggunakan aplikasi BukuGaji mulai dari registrasi hingga proses pembayaran gaji karyawan. Aplikasi BukuGaji bisa menjadi pelengkap bagi Anda pemilik usaha yang ingin go digital. Selamat mencoba!