Google menambah fasilitas pada layanan mereka Gmail, kali ini berhubungan dengan pemberian kuasa atau delegasi atas penggunaan akun tertentu serta cara untuk meng-undo email yang baru saja terkirim (undo send bukan fitur baru, saya membuat kesalahan, lihat update dibawah).

Untuk penggunaan Gmail sebagai sarana komunikasi bisnis atau akun kantor, ada kalanya pengguna membutuhkan untuk mendelegasikan pengiriman email pada teman kantor atau karyawan yang memang bertugas untuk mengerjakannya, fasilitas delegasi email ini awalnya hanya tersedia untuk para pengguna Google Apps dan kini telah tersedia untuk penguna umum.

Dengan fitur ini, pengguna bisa memberikan akses pada pengguna Gmail lain atas akun Anda untuk mengirimkan email, membaca email serta menjalankan beberapa fungsi email lainnya. Ini memudahkan pengguna yang memiliki asisten untuk berkomunikasi lewat akun email tertentu, yang biasanya akun bisnis atau bukan akun pribadi.

Untuk menjalankan fitur ini, Anda masuk ke pilihan pengaturan kemudian tambahkan akun yang ingin diberikan akses, pada pilihan menu akun, tambahkan alamat email yang ingin diberikan akses (hanya tersedia untuk sesama akun Gmail), nantinya pengguna lain yang diberikan kuasa akan mendapat notifikasi email, setelah mengeklik tautan untuk verifikasi maka pengguna lain ini akan bisa mengakses akun email yang telah Anda berikan.

Akses yang telah diijinkan memang tidak secara langsung bisa digunakan, akan ada jeda waktu untuk fitur ini bisa digunakan oleh akun yang diberikan delegasi, untuk melihat kapan asisten atau relasi lain mulai bisa mengakses akun Gmail Anda, bisa dilihat pada menu pengaturan akun.

Kemudahan yang diberikan antara lain adalah perpindahan antara akun pribadi dan akun yang didelegasikan dengan cukup mudah, nantinya pengguna yang mendapat delegasi email ini bisa berpindah akun Gmail dengan melihat pilihan yang ada di sebelah alamat akun Gmail pada bagian pojok atas Gmail.

Setiap akun akan ‘dibuka’ di tab baru, jadi pengguna bisa berpindah akun dengan mudah, dan semua akun ini digunakan dengan melakukan log masuk atas akun Gmail utama Anda. Untuk keterangan pengiriman email, nantinya akan ada keterangan juga tentang mana akun yang diberikan delegasi serta mana akun Gmail yang digunakan untuk mengirimkan email.

Selain fitur ini, sebelumnya Google juga menambahkan fitur Undo Send yang berguna untuk membatalkan email yang telah terkirim, misalnya ketika Anda lupa untuk menambahkan attachment atau merasa ada kata-kata yang perlu diubah, Anda bisa memilih untuk melakukan undo. Fasilitas ini memang masih dalam masa uji coba artinya bisa digunakan dengan mengakses Gmail Labs.

Untuk mencobanya, masuk ke pilihan pengaturan dan menuju ke menu labs, atau gunakan tautan ini, kemudian cari fitur Undo Send pada bagian bawah. Setelah fitur ini diaktifkan, nantinya akan ada jeda 5 detik untuk membatalkan email yang telah terkirim, cukup sebentar memang waktunya, tetapi seperti yang dikatakan Google, bahwa fitur ini menjadi semacam panic button yang memberikan pengguna akses cepat untuk membatalkan email yang terlanjur di kirimkan.

Ketika Anda telah mengeklik tombol send kemudian email terkirim, maka akan ada keterangan undo di sebelah keterangan terkirimnya email, jika Anda klik undo, maka email yang telah terkirim akan dibatalkan dan Anda akan diarahkan kembali ke halaman penulisan email.

Seperti yang telah dijelaskan diatas, fitur ini tidak bisa mengembalikan email yang telah terkirim, jadi hanya ‘menahan’ selama 5 detik email yang telah terkirim untuk dibatalkan, saya mencobanya dan setelah lewat 5 detik maka keterangan undo akan menghilang dan email resmi terkirim.

Dua fitur tambahan yang bisa membantu para pengguna Gmail, yang pertama adalah untuk mereka yang menginginkan untuk memberikan akses bagi pengelolaan akun Gmail tertentu pada pengguna lain, tentunya yang telah mereka percayai serta yang satu lagi adalah fitur yang bisa digunakan untuk membantu pengguna umum dalam kegiatan sehari-hari mereka dalam menggunakan Gmail.

UPDATED: Mohon maaf kepada para pembaca DailySocial, saya melakukan kesalahan. Undo Send adalah fitur lama dan sampai saat ini masih ada di Gmail Labs. Bisa jadi saya terlalu sibuk memperhatikan kabar tentang Groupon yang masuk Indonesia, itu berita yang cukup besar bukan? 🙂

Sekali lagi mohon maaf untuk berita kabar fitur baru Google yang lain saya akan lebih teliti lagi, terima kasih untuk koreksinya.

UPDATED 2: Artikel tentang fitur tambahan baru di Gmail yang dirilis sebelum fitur delegasi email bisa dilihat di tautan ini.