Di samping memberikan kelebihan bagi pelaku usaha, software Point of Sales (POS) atau biasa dikenal aplikasi kasir online memiliki kelemahan yang bisa Anda jadikan pertimbangkan.
Sederhananya, software POS adalah software berbasis cloud yang memiliki fungsi untuk mengelola, merekam, dan memantau suatu proses transaksi.
Dengan software POS, Anda bukan hanya bisa menyimpan dan menerima uang, namun juga mengelola produk, pembayaran, dan perhitungan lainnya terkait transaksi secara otomatis.
Bagi Anda yang ingin membeli software POS, berikut panduang kelebihan dan kelemahan software POS yang wajib Anda ketahui.
Kelebihan Software POS (Point of Sales)
1. Solusi Pencatatan Transaksi secara Real-Time
Masalah yang sering dihadapi oleh pelaku usaha adalah ketidaksesuaian data transaksi yang terjadi dengan laporan transaksi di akhir jam operasional.
Hal ini juga yang membuat pelaku usaha sering kali mengalami perubahan margin pendapatan yang tidak maksimal. Buntutnya, jika terus dibiarkan akan membuat bisnis tersebut merugi.
Salah satu keunggulan utama dari software POS adalah kemampuannya dalam mencatat transaksi secara real-time atau pada waktu sebenarnya.
Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak aktivitas transaksi pada setiap waktu sehingga lebih mudah untuk mengetahui kesalahan transaksi atau jika terjadi adanya aktivitas fraud atau kecurangan.
Transaksi real-time juga memudahkan Anda dalam melakukan rekonsiliasi atau pencocokan data transaksi di akhir jam operasional. Sehingga mampu memaksimalkan margin pendapatan karena terbebas dari salah hitung atau kekeliruan data.
2, Aksesibilitas dan Keamanan
Sering kali yang terjadi dengan kasir konvensional adalah dari sisi keamanan. Misal, manipulasi data transaksi yang dilakukan oleh karyawan yang tidak bertanggung jawab.
Kelebihan lainnya dari software POS adalah dari sisi keamanan. Beberapa fitur yang membutuhkan kuasa si pemilik atau non karyawan biasanya memerlukan akses login atau PIN. Misal, fitur tips, laporan, pajak, manajemen konsumen, hingga manajemen toko.
Software POS juga memiliki sistem Single Sign On (SSO) yang memungkinkan Anda bisa mengakses software secara langsung atau real-time dari perangkat yang berbeda.
Anda bisa langsung mengakses laporan transaksi langsung dari smartphone atau laptop tanpa perlu lagi datang ke kios-kos atau outlet.
3, Mampu Menciptakan Opsi Pembayaran yang Lebih Baik
Menurut survey yang dilakukan oleh USATODAY terhadap 1.200 pengguna smartphone menyatakan bahwa 68% pengguna tidak lagi membutuhkan dompet konvensional.
Selain itu sejak kemunculan e-Wallet di Indonesia, orang-orang cenderung menyisihkan uang konsumtifnya ke dalam e-Wallet dibanding dompet konvensional.
Ditambah adanya pandemi yang membuat transaksi langsung berjalan tidak baik.
Itu berarti ke depannya, ekosistem dunia usaha lebih banyak memiliki opsi pembayaran dibanding dengan uang cash.
Dengan adanya software POS, Anda bisa lebih memiliki opsi pembayaran yang lebih baik. Anda bisa menciptakan opsi pembayaran e-Money, e-Wallet, kartu debet, hingga kartu kredit atau pay later.
4. Fitur Non-Kasir yang Bisa Anda Manfaatkan untuk Optimasi Bisnis
Kelebihan lainnya dari software POS adalah adanya fitur non-kasir yang mampu membuat bisnis Anda lebih optimal.
Misal fitur transaction report, dimana Anda tidak perlu repot mencatat ulang laporan transaksi karena secara otomatis transaksi akan dibuat berdasarkan data secara real-time.
Fitur lainnya yaitu perhitungan pajak, kembalian, charge, dan diskon secara otomatis yang membuat proses pembayaran tidak membutuhkan waktu lama.
Selanjutnya ada fitur manajemen stok barang untuk memantau masuk-keluarnya stok, hingga manajemen pelanggan yang bisa Anda gunakan untuk melakukan retensi atau program loyalti.
Kelemahan Software POS (Point of Sales)
Di samping kelebihan, software POS juga memiliki kelemahan yang wajib Anda pertimbangkan. Di antaranya sebagai berikut.
1. Membutuhkan Biaya yang Lebih Besar
Salah satu kelemahan dari software POS adalah Anda membutuhkan biaya yang lebih besar disamping biaya langganannya.
Untuk kelas mikro dan kecil, untuk berlangganan software POS dibanderol mulai dari Rp25.000 hingga Rp300.000 per bulan.
Namun tidak sedikit juga software POS freemium. Dimana Anda bisa menggunakannya secara gratis. Namun untuk mengakses fitur secara penuh, Anda harus berlangganan.
Selain menggunakan software, Anda juga memerlukan perangkat hardware yang biayanya cukup besar, Mulai dari printer, card reader, scanner, hingga gadget-nya..
2. Membutuhkan Koneksi Internet
Memang saat ini, hampir di seluruh wilayah di Indonesia sudah memiliki akses internet. Namun kesalahan teknis dari pihak penyelenggara internet sering kali membuat akses internet terhenti.
Meski data tersimpan secara real-time sehingga data terakhir yang dimasukkan tidak akan hilang, namun tetap saja apabila internet mati atau terganggu proses transaksi menggunakan software POS cukup mengganggu.
Itulah kelebihan dan kekurangan software POS. Ada baiknya sebelum membeli, Anda pertimbangkan terlebih dahulu dari sisi kebutuhan, tujuan, hambatan, anggaran dan kemampuan internal usaha yang sedang dijalankan.
Meski begitu, hadirnya software POS mampu memberikan manfaat bagi para pelaku usaha terutama dalam peningkatan produktivitas jangka panjang.
Memilih software POS yang tepat juga dapat membantu Anda dalam mengoptimalkan margin pendapatan, meningkatkan efisiensi, meningkatkan pengalaman dan hubungan pelanggan, serta mengurangi hambatan bisnis lainnya.