Akui saja, tidak semua orang menyukai rapat (meeting). Pertemuan macam ini bisa menguras waktu yang seharusnya bisa dihabiskan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Banyak yang menganggap rapat justru sebagai kegiatan yang tidak efisien. Meskipun demikian harus diakui bahwa rapat diperlukan untuk mensinergikan kerja, perencanaan, implementasi, monitoring, hingga evaluasi. Belum lagi urusan yang beririsan dengan divisi lain. Meeting bisa sangat produktif bila dilakukan dengan tepat. Di bawah ini adalah beberapa tips guna memastikan rapat di perusahaan Anda produktif dan tidak hanya buang-buang waktu.
Persiapan sebelum rapat
Sebelum melakukan meeting, cobalah untuk meringkas maksud dan tujuan pertemuan dalam satu kalimat. Jelaskan manfaat atau tujuan yang ingin dicapai dalam satu kalimat itu. Jika Anda tidak bisa, Anda mungkin tidak perlu melakukan pertemuan apa pun. Jika Anda hanya dapat menyatakan tujuan dalam hal yang sangat umum seperti “update” Anda juga tidak perlu mengumpulkan staf dalam satu ruangan. Sukses didefinisikan dengan tujuan tercapai. Nah, tanpa tujuan jelas, tentu hal ini sangat mustahil.
Setelah itu, pikirkan baik-baik staf yang diajak meeting. Ingat, hanya sertakan orang-orang yang tepat untuk tujuan rapat Anda. Biarkan staf yang lain mengerjakan pekerjaannya. Terakhir, jangan abai untuk mempersiapkan diri dengan baik meski hanya meeting bersama staf Anda. Sampaikan tujuan dengan jelas, harapan Anda, dan persiapkan hal-hal yang penting untuk didikusikan saja. Sebagai contoh, dalam sebuah pertemuan pemasaran selama satu jam, Anda bisa mengalokasikan 15 menit untuk membahas hasil tahun lalu, 30 menit untuk melakukan brainstorming strategi baru, dan 15 menit untuk membuat target baru yang disepakati bersama.
Selama Rapat
Walaupun tampak berlebihan, ide yang baik untuk memulai pertemuan adalah dengan pengulangan tujuan pertemuan. Hal ini berguna untuk dua alasan: pertama, menjelaskan tujuan dari pertemuan kepada siapa pun yang tidak meluangkan waktu untuk membaca pesan persiapan Anda, dan kedua, ini akan membuka untuk pertanyaan atau kekhawatiran tentang topik pertemuan.
Pemimpin rapat bertanggung jawab untuk memastikan pelaksanaan agenda, poin demi poin, dan menjaga setiap segmen dalam batasan waktu yang ditentukan. Namun, agenda terlalu ketat juga dapat menjadi masalah bagi pertemuan – ingat tujuan utama dari pertemuan. Misalnya, jika tujuan pertemuan untuk mengalokasikan anggaran pemasaran untuk bulan mendatang, dan diskusi alot telah berjalan melewati batas waktu 15 menit untuk perencanaan, ada baiknya memperpanjang batas waktu.
Peserta yang mengikuti pertemuan diundang, karena ia penting untuk tujuan perusahaan. Pastikan semua orang yang hadir punya kesempatan bicara dan menyampaikan idenya. Kuncinya di sini adalah melibatkan setiap individu untuk aktif.
Setelah Rapat
Tugas Anda tidak berhenti setelah rapat selesai. Sebagai penyelenggara pertemuan Anda masih punya pekerjaan ketika pertemuan berakhir. Pastikan setiap orang tahu tugas dan tanggung jawabnya. Jangan lupa luangkan waktu mengirim email catatan rekap pertemuan (minutes of meeting). Hal ini penting untuk melacak tujuan yang ingin dicapai bersama. Dalam catatan itu, jangan lupa sertakan action point serta individu yang bertanggung jawab terhadap tugas itu, jika memang ada.
[Ilustrasi: Shutterstock]