LPJ diperlukan sebagai dokumentasi dan bukti kegiatan perusahaan atau program yang sedang berjalan untuk jangka waktu tertentu. Laporan ini dapat memberikan transparansi dan juga mendorong kolaborasi antar karyawan.

Produksinya sendiri bisa terdiri dari beberapa bagian. Penyusunan LPJ dapat mencakup laporan rinci tentang latar belakang, tujuan dan manfaat sampai dengan pelaksanaannya. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai pengertian, komponen, fungsi dan contoh LPJ.

Definisi LPJ

LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) adalah laporan yang berisi informasi lengkap tentang pelaksanaan operasi dan penggunaan dana yang digunakan.

Laporan ini dapat dihasilkan tergantung pada proyeknya, juga dapat dihasilkan setiap tiga bulan atau bahkan setahun sekali. Penyusunan LPJ tergantung dari jenis proyek atau usaha yang membutuhkan dari penanggung jawab unit.

Laporan pertanggungjawaban disusun dalam bentuk dokumen tertulis sebagai bahan evaluasi untuk digunakan di masa yang akan datang.

Laporan pertanggungjawaban dapat mencakup bagian yang menjelaskan latar belakang, tujuan dan manfaat hingga jadwal pelaksanaan yang lebih rinci. Penggunaan dana juga harus terstruktur, seperti dalam RAB, untuk memudahkan pembukuan perusahaan atau organisasi.

Fungsi LPJ

Dengan bantuan LPJ (Laporan Pertanggungjawaban) kita dapat saling bertanya tentang tanggung jawab atas tindakan atau perencanaan hal-hal yang diperlukan saat melaksanakan kegiatan.

LPJ menciptakan rasa komitmen untuk bekerja dan belajar memenuhi harapan orang lain. LPJ juga berfungsi sebagai dokumen yang menjaga kepercayaan terhadap integritas dan transparansi laporan keuangan perusahaan antara anggota dan pengawas.

Laporan ini juga dapat digunakan untuk membuat penilaian sebagai bahan untuk perbaikan dan peningkatan operasional di masa yang akan datang. Secara umum, LPJ berfungsi sebagai indeks kinerja acara dan sebagai penilaian untuk perbaikan operasi di masa mendatang.

Format Isi LPJ

LPJ (laporan pertanggungjawaban) pada umumnya memiliki format dan sistematika yang disusun sebagaimana halnya laporan. Format laporan itu sendiri sangat beragam. Secara umum, format penulisan LPJ adalah sebagai berikut.

• Ukuran kertas menggunakan F4
• Format margin 4-3-3-3
• Font penulisan adalah Times New Roman
• Ukuran huruf yang digunakan adalah 12pt
• Paragraf 1,5
• Spasi 1
• Rata kiri dan kanan

Sementara itu, sistematika dari laporan pertanggungjawaban dapat memuat bagian-bagian yang terdiri dari lima bab beserta lampiran. Adapun penjabaran dari masing-masing subbab dapat kamu lihat dalam pembahasan berikut:

Bab I Pendahuluan

Bagian bab pendahuluan mencakup hal-hal yang menjadi latar belakang diselenggarakannya sebuah acara. Bab pendahuluan dapat memuat tiga subbab, yaitu latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan.

Bab II Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab II memuat penjelasan mengenai rencana pelaksanaan kegiatan. Rencana kegiatan mencakup keterangan waktu, target peserta, sarana dan prasarana, fasilitas, dan sebagainya. Rencana pelaksanaan kegiatan memuat tiga subbab, yaitu rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya (RAB), dan susunan panitia.

Bab III Pelaksanaan Kegiatan

Bab III menjabarkan teknis pelaksanaan kegiatan sebagaimana yang telah direncanakan pada bab II. Pada bab ini, kamu dapat melihat apakah rencana yang telah disusun sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.

Bab IV Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bab IV memuat hasil pelaksanaan kegiatan, yaitu hal apa saja yang membuat kegiatan berjalan dengan baik dan apa saja faktor penghambat kegiatan. Pada bab ini juga dijelaskan kesimpulan umum dari hasil pelaksanaan serta evaluasi kegiatan. Evaluasi menjadi bagian penting untuk meningkatkan kegiatan di masa mendatang. Umumnya, Bab IV mencakup dua subbab, yaitu hasil pelaksanaan sesuai yang terjadi di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan dari kegiatan yang telah dilaksanakan.

Bab V Penutup

Bab V biasanya berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang berkontribusi dalam acara serta permohonan maaf untuk kekurangan dalam pengadaan acara.

Lampiran

Bagian lampiran biasanya memuat beberapa dokumen yang digunakan sebagai sarana atau penunjang pelaksanaan kegiatan. Isi lampiran dapat mencakup poin berikut:

• Media publikasi, seperti pamflet, brosur, atau media publikasi lain yang digunakan sebagai sarana promosi kegiatan.
• Makalah dan semacamnya yang digunakan sebagai referensi atau sumber terpercaya lain yang memperkuat latar belakang atau bagian pendahuluan.
• Surat-surat, termasuk surat peminjaman barang, surat izin penggunaan tempat dan surat-surat lain yang dibutuhkan dalam acara juga dimasukkan dalam lampiran.
• Rincian realisasi penggunaan dana dimana dibuat semirip mungkin dengan yang telah diajukan dalam proposal kegiatan.
• Dokumentasi, termasuk foto-foto selama kegiatan untuk membuktikan dan memperkuat bahwa acara telah berlangsung sukses.

Prinsip-prinsip Pembuatan LPJ

Dalam penyusunan LPJ, ada beberapa prinsip yang menjadi acuan dasar sehingga laporan dapat lebih meyakinkan. Adapun prinsip-prinsip pembuatan LPJ adalah sebagai berikut.

1. Sistematis dan terpadu

Laporan pertanggungjawaban wajib dibuat sistematis dan saling tersusun sesuai format yang telah ditentukan. Sistematis berarti sesuai dengan urutannya dan bagian-bagiannya tidak boleh terlewatkan. Sementara itu, terpadu artinya saling berkaitan satu sama lain, sehingga antar bagiannya tidak berdiri sendiri.

2. Rinci

Pembuatan laporan juga harus rinci, artinya memuat lengkap mengenai isi yang harus ada, terutama pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran dana. Penggunaan dana harus dituliskan secara apa adanya. Bukti-bukti penggunaan dana, seperti setruk pembelanjaan atau kuitansi, dapat dilampirkan pada bagian akhir LPJ.

3. Transparan

LPJ harus disusun secara transparan, artinya harus dibuat secara apa adanya tanpa ada yang dikurang-kurangkan atau dilebihkan. Prinsip ini berlaku terutama pada penyusunan rencana anggaran biaya (RAB). Bukti yang valid dapat dilampirkan pada bagian lampiran dalam LPJ.

4. Komprehensif

Komprehensif artinya luas dan lengkap, yakni LPJ harus dibuat secara lengkap dan menyeluruh mengenai informasi terselenggarakannya acara atau kegiatan. Laporan yang telah dibuat harus memuat informasi yang dapat diuraikan berdasarkan prinsip 5W dan 1H, yaitu What, Who, Why, When, Where, dan How.

• What, informasi mengenai acara yang telah diselenggarakan.
• Who, siapa pihak yang terlibat dalam penyelenggara acara, juga pihak penyelenggara yang memberikan kontribusi dalam acara.
• Why, untuk alasan apa acara diadakan, atau dapat dikatakan tujuan mengapa acara diadakan.
• When, merujuk pada waktu penyelenggaraan acara.
• Where, merujuk pada tempat diselenggarakannya acara.
• How, menjawab mengenai bagaimana proses acara berlangsung, seperti bentuk rundown serta kapasitasnya.

Itulah hal-hal yang perlu kamu ketahui dalam pembuatan LPJ. Semoga informasi ini menambah wawasanmu!