Dalam dunia bisnis, surat menyurat adalah hal yang masih umum dilakukan. Biasanya, surat menyurat digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti menjalin partnership, mengurus administrasi, pemberitahuan yang bersifat formal, dan lain sebagainya.
Surat yang dibuat dan diedarkan oleh instansi maupun perusahaan pun tidak boleh sembarangan. Salah satu unsur yang harus dipenuhi dalam pembuatan surat ini adalah dengan mencantumkan kop surat di bagian atas surat. Kop surat inilah yang digunakan untuk menandakan bahwa surat tersebut resmi dan menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme dari perusahaan atau instansi tersebut.
Nah, berikut adalah cara membuat kop surat menggunakan Microsoft Word.
Fungsi Kop Surat
Secara umum, kop surat memiliki fungsi sebagai identitas resmi pengirim surat resmi, baik dari perusahaan, instansi atau lembaga terkait. Adapun beberapa fungsi kop surat, antara lain:
Sebagai Alat Pengenal
Kop surat memiliki fungsi utama sebagai alat pengenal. Sebab, kop surat berisi logo, alamat dan beberapa informasi yang menunjukkan bahwa surat tersebut adalah surat resmi yang berasal dari perusahaan.
Sebagai Alat Penyebaran Informasi
Kop surat berisi beberapa informasi tentang perusahaan, seperti alamat, nomor telepon dan email. Informasi ini tentunya dapat memudahkan penerima surat untuk menghubungi langsung perusahaan tersebut apabila ada keperluan.
Unsur-Unsur Kop Surat
Kop surat tidak boleh dibuat secara sembarangan. Sebab, dalam pembuatannya kop surat terdiri dari beberapa unsur yang perlu diperhatikan. Beberapa unsur dari kop surat adalah, sebagai berikut:
- Nama perusahaan, instansi atau lembaga
- Logo instansi
- Alamat lengkap instansi
- Nomor telepon
- Kode pos
- Alamat email
- Website resmi
Cara Membuat Kop Surat di Micrsoft Word
Cara Membuat Kop Surat Menggunakan Header
Membuat kop surat secara manual di Microsoft Word dapat menggunakan header. Header merupakan bagian dari dokumen yang terletak di bagian atas, yang memuat beberapa informasi tambahan mengenai dokumen tersebut.
- Buka dokumen yang akan ditambahkan kop surat pada Microsoft Word.
- Kemudian, klik Insert > Header > Blank Header untuk menambahkan kop surat secara manual.
- Jika sudah aktif, header akan ditandai dengan garis putus-putus pada bagian atas dokumen.
- Mulailah mendesain kop surat sesuai kebutuhanmu dengan memasukkan gambar, tulisan, serta elemen-elemen lain yang diperlukan. Lalu. atur posisinya sesuai kebutuhan.
- Jika sudah selesai, jangan lupa tambahkan garis bawah sebagai pembatas kop suratmu dengan klik Insert > Shapes > Garis Lurus.
- Apabila kamu ingin mengatur ketebalan garisnya, klik Format > Shape Outline > Weight.
- Sekarang, kop suratmu sudah jadi dan siap untuk digunakan.
Cara Membuat Kop Surat Menggunakan Template Otomatis
Selain membuat kop surat secara manual, kamu juga bisa menggunakan template yang telah tersedia di Microsoft Word. Berikut adalah langkah-langkah yang perlu kamu lakukan.
- Pertama, klik File pada sudut kiri atas layarmu.
- Klik New > Letters, lalu pilih template surat sesuai keinginanmu.
- Pilih dengan klik Create.
- Template secara otomatis akan muncul pada jendela kerjamu. Jadi, kamu hanya perlu untuk menyesuaikannya dengan kebutuhanmu.
- Kop surat sudah siap digunakan.
Cara Membuat Kop Surat Menggunakan Microsoft Excel
Selain menggunakan Microsoft Word, kamu juga bisa membuat kop surat menggunakan Microsoft Excel. Cara membuatnya adalah sebagai berikut:
- Buka Microsoft Excel.
- Pilih salah satu sel yang terdapat dalam worksheet.
- Masukkan unsur-unsur kop surat yang diperlukan, mulai dari logo, nama perusahaan, alamat, dan lain sebagainya.
- Pilih sel-sel yang ingin digabungkan, kemudian klik Merge agar penulisan kop suratmu lebih rapi.
- Masukkan logo instansi dengan cara klik Insert > Picture > Picture from file, lalu pilih logo yang ingin dimasukkan.
- Kamu bisa menambahkan garis bawah kop surat untuk memisahkan kop surat dengan isi surat.
Nah, itulah beberapa cara membuat kop surat di Microsoft Word. Mudah, bukan? Selamat mencoba!
