Worksaurus merupakan sebuah aplikasi berbasis SaaS (Software as a Services) yang memfasilitasi kegiatan produktif harian, baik untuk digunakan secara personal ataupun berkelompok. Didirikan Said M. Fahmi, seorang konsultan bisnis yang telah bergelut dalam bidang software development selama lebih dari 10 tahun, Worksaurus mencoba menyatukan ragam sistem pengelolaan tugas di satu platform tunggal. Saat ini Worksaurus dapat diakses melalui aplikasi web dan mobile.

Kesan pertama dan proses pendaftaran

Model penyuguhan layanan Worksaurus menggunakan sub-domain untuk masing-masing pengguna, mirip dengan Slack. Ketika pengguna mendaftar, maka ia harus menentukan alamat akses yang ingin digunakan berformat nama.worksaurus.com. Sistem ini juga berdampak pada dibutuhkannya jeda waktu untuk melakukan propagasi domain, sehingga sesudah melakukan pendaftaran dan terkonfirmasi, pengguna harus menunggu balasan email selanjutnya yang memberitahukan bahwa sistem dengan sub-domain yang dipilih sudah berhasil terkonfigurasi dengan baik.

Setelah berhasil login ke dalam sistem, pengguna akan disuguhkan sebuah halaman pembuka. Salah satu hal yang bisa dilakukan di sana ialah mengganti latar belakang aplikasi dengan gambar yang kita miliki. Selama melakukan percobaan, beberapa kali menemui kendala, terutama ketika mendapati konektivitas internet yang kurang stabil. Jadi jika hendak menggunakan, pastikan koneksi internet dalam keadaan “sehat”.

Paket berlangganan yang disajikan Worksaurus terdiri dari dua pilihan, FREE untuk penggunaan maksimal 10 pengguna, untuk institusi pendidikan atau lembaga sosial. PRO untuk paket unlimited dengan perhitungan tarif per pengguna.

Fitur manajemen tugas yang disajikan

Di Worksaurus, setiap pekerjaan diinisiasi sebagai sebuah Workbook. Dalam sebuah laman Worksaurus tidak ada batasan untuk jumlah Workbook yang dibuat. Terdapat dua jenis Workbook yang bisa dibuat, yakni Personal Workbook dan Shared Workbook.

Personal Workbook didesain untuk pengelolaan tugas perorangan, hanya pembuat Workbook yang dapat melihat dan mengelola sistem penugasan di dalamnya. Sedangkan Shared Workbook didesain untuk digunakan dalam tim secara kolaboratif, pengelolaannya dilakukan bersama oleh anggota tim yang diberikan invitasi. Kendati demikian, dalam Worksaurus administrator juga dapat mengatur role pengguna berdasarkan hak akses yang diberikan –dalam menu Settings.

Untuk membedakan antara satu Workbook dengan lainnya, pengguna dapat melakukan kustomisasi visual menggunakan Style yang disajikan ketika melakukan pembuatan atau modifikasi Workbook.

Pengelolaan tugas di Worksaurus

Ketika pengguna masuk ke salah satu Workbook yang telah dibuat, pada halaman pertama yang ditampilkan adalah sebuah resume dari pekerjaan yang telah dilakukan. Resume meliputi dua hal, yakni laporan berdasarkan tenggat waktu pelaksanaan tugas dan laporan apa saja yang sudah dikerjakan dan belum dikerjakan didasarkan pada persentase keseluruhan.

Di setiap Workbook terdapat tab Kanban dan Work List. Kanban berisi sebuah laman manajemen tugas yang disusun dalam desain kartu. Mirip dengan layanan task mangement Trello, terdapat beberapa kolom dengan kartu-kartu yang bisa digeser dari To-Do, Doing dan Done.

Sedangkan pada halaman tab Work List, daftar pekerjaan yang harus diselesaikan dalam Workbook tersebut secara mendetail. Setiap tugas dijabarkan secara lengkap, dengan sub-tugas yang mendukung, lampiran hingga pengaturan prioritas.

Antara Kanban dan Work List sebenarnya juga saling berhubungan. Ketika progres di salah di Kanban diubah atau ditambah, maka secara otomatis juga akan berpengaruh di Worklist. Sederhananya Kanban didesain untuk menavigasi proses pengerjaan tugas, sedangkan Work List untuk mendaftar secara lebih mendalam apa saja yang harus dilakukan dan dipersiapkan guna menyukseskan tugas tersebut.

Sistem komunikasi di Worksaurus

Komunikasi berkelompok dapat dilakukan dalam Shared Workbook. Menggunakan konsep Chatroom, setiap Workbook secara otomatis akan memiliki tab Public Chat yang dapat digunakan oleh masing-masing anggota di dalamnya. Berbeda dengan Slack yang dapat membuat banyak kanal, di Worksaurus kanal tersebut sudah otomatis terbuat bersama dengan Workbook di setiap pekerjaan.

Pesan teks, lampiran gambar, berkas bisa didistribusikan melalui kanal komunikasi ini, termasuk penggunaan emoticon untuk memperkaya percakapan.

Resume tugas secara keseluruhan

Terbayang jika memiliki banyak Workbook, sangat tidak efisien jika harus membuka satu per satu untuk melihat kemajuan secara keseluruhan. Untuk mengatasi hal itu, Worksaurus menyediakan dua laman tambahan, yakni Calendar dan Gantt Chart, fungsinya untuk memberikan kepada pengguna gambaran secara keseluruhan dari setiap Workbook yang sedang berjalan di akunnya, baik Personal atau Shared.

Pada laman Calendar, tugas-tugas tersebut disajikan dalam agenda menyusuri tanggal yang telah ditentukan.

Sedangkan pada Grantt Chart, tugas yang ada dari setiap Workbook disajikan secara lebih mendetil berikut dengan alokasi waktu yang telah didefinisikan.

Kesimpulan secara keseluruhan

Jika berbicara tentang fitur, apa yang disajikan oleh Worksaurus sudah cukup lengkap. Ini bisa dikatakan sebagai gabungan dari beberapa aplikasi pengelolaan tugas populer yang ada saat ini, khususnya yang banyak digunakan oleh bisnis startup. Masukannya hanya satu, didasarkan pada first impression ketika mencoba layanan ini, kesannya masih terlalu rumit dari sisi user experiences, sementara jika melihat aplikasi lain terus berlomba menyajikan pengalaman yang sesederhana mungkin untuk mengelola tugas harian.

Mungkin kesan rumit tersebut dikarenakan keragaman fitur yang ada di dalam sistem ditambah dengan ramainya pilihan warna yang dipilih dalam user interface. Namun ketika sudah mencoba beberapa kali, flow-nya jadi semakin jelas, dan kelengkapan fitur yang ada di satu tempat justru banyak memberikan efisiensi. Optimalisasi tampilan juga perlu dimatangkan, khususnya ketika mengakses dari laman mobile (Android).

Cerita tentang Worksaurus

Menurut pemaparan tim, Worksaurus berasal dari gabungan kata “work” dan “dinosaurus”. Nama tersebut bersinergi dengan apa yang diharapkan oleh tim. Mereka memiliki visi aplikasi ini dapat membantu pekerjaan banyak, besar dan dengan beragam kebutuhan. Sehingga pemanfaatan Worksaurus ke depannya diharapkan menjadi lebih luas.

Workasurus dikembangkan tak lepas dari pengalaman sang founder sebagai konsultan bisnis. Ia melihat begitu banyak kebutuhan klien atau perusahaan terhadap aplikasi yang dapat membantu pekerjaan secara terintegrasi. Platform yang sudah ada saat ini sulit dikostumisasi sesuai kebutuhan masing-masing pengguna, dan Worksaurus berusaha menjawab kebutuhan dan tantangan tersebut.

Meskipun saat ini kustomisasi masih dilakukan secara manual dari pihak Worksaurus, ke depannya kustomisasi tersebut akan diupayakan untuk dapat dilakukan oleh masing-masing pengguna. Kustomisasi tersebut termasuk dari sisi integrasi fitur, misalnya saat ini platform Worksaurus sudah dipakai XL untuk menangani trouble ticket di layanan customer service.