Dalam dunia bisnis, ada dua istilah terkait kegiatan pengurusan stok atau inventaris perusahaan yang perlu diketahui oleh pelaku bisnis. Kedua di antaranya yakni kontrol inventaris (inventory control) dan manajemen inventaris (inventory management).

Namun, pada dasarnya, inventory control merupakan salah satu bagian dari inventory management. Dapat dikatakan bahwa inventory management mencakup kegiatan yang lebih general atau menyeluruh dibanding inventory control yang kegiatannya lebih khusus dan  terfokus.

Lantas, bagaimana perbandingan spesifik antara inventory control dan inventory management? Berikut ulasan lebih lanjut terkait persamaan dan perbedaan antara kedua kegiatan bisnis tersebut. Simak selengkapnya.

Kaitan antara Inventory Control dengan Inventory Management

Kontrol inventaris (inventory control) adalah suatu kegiatan yang fokus pada level operasi dan berperan penting di dalam manajemen gudang. Kegiatan yang dilakukan yakni mulai dari scanning bahan, kondisi dan status barang milik perusahaan, hingga mempersiapkannya untuk dikelola.

Sedangkan, manajemen inventaris (inventory management) adalah kegiatan pengawasan inventaris, mencakup peramalan permintaan, pemesanan dan pengelolaan stok yang ada. Kegiatan yang dilakukan juga dapat berupa memikirkan strategi penyimpanan produk, perkiraan inventaris, dan berbagai hal lainnya.

Melansir berbagai sumber, manajemen inventaris yang ideal dimulai dengan kontrol inventaris yang baik. Namun, pada sumber lainnya, dikatakan bahwa manajemen inventaris harus didahulukan sebelum memperhatikan kontrol inventaris.

Perbedaan Kontrol Inventaris dan Manajemen Inventaris

Secara umum, baik kontrol inventaris maupun manajemen inventaris, keduanya sama-sama bertujuan untuk mengelola stok. Dengan kata lain, kegiatan yang dilakukan inventory control dan inventory management memiliki tujuan yang sama dengan fokus yang berbeda.

Berikut ini beberapa aspek yang menjadi pembeda fokus antara kontrol inventaris dengan manajemen inventaris, di antaranya yakni:

1. Tugas Utama

• Kontrol Inventaris: Tugas utamanya terdiri atas pelacakan inventaris (melaporkan jumlah inventaris, detail produk, dan lokasi penyimpanan); check-in/check-out (melacak transfer stok dan pergerakan pesanan dan pengembalian); memperbaharui status stok; pemberitahuan (memperingatkan stok yang terlalu tinggi atau rendah dan item yang kedaluwarsa; serta audit dan laporan.
• Manajemen Inventaris: Tugas utamanya terdiri atas melacak inventaris berdasarkan ukuran, warna, lot, nomor seri, bundel, atau kit; manajemen pesanan; menelusuri inventaris (dari bahan baku, produksi hingga distribusi); audit inventaris (mengaktifkan penghitungan fisik dan siklus inventaris); pelaporan; perencanaan permintaan; peramalan inventaris; kontrol inventaris; serta pengoptimalan inventaris.

2. Ketersediaan Stok

• Kontrol Inventaris: Mengelola stok yang ada, mengatur tata letak gudang serta melacak kondisi stok.
• Manajemen Inventaris: Merencanakan penambahan stok dan memperkirakan permintaan di masa depan; mengukur siklus pesanan dan jumlah serta jenis item; memesan inventaris secara otomatis.

3. Inventaris Baru

• Kontrol Inventaris: Menerima inventaris dan pengembalian baru serta memproses transfer.
• Manajemen Inventaris: Mengelola perencanaan dan peramalan permintaan

4. Inventaris Keluar

• Kontrol Inventaris: Mengelola inventaris pick-and-pack untuk pengiriman.
• Manajemen Inventaris: Memutuskan stok pengaman, siklus pemesanan ulang, dan stok pengisian ulang.

5. Tujuan Pendataan Stok

• Kontrol Inventaris: Mengumpulan data menggunakan barcode atau RFID untuk melacak dan mencatat transaksi saham.
• Manajemen Inventaris: Mengumpulan data menggunakan barcode atau RFID dan menemukan tren untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok.

6. Pelacakan Inventaris

• Kontrol Inventaris: Melacak penerimaan, transfer, atau pengepakan barang berdasarkan lot atau nomor seri, palet, lokasi atau tanggal, dan catatan di mana stok berada di gudang.
• Manajemen Inventaris: Melacak dan mendukung pemrosesan inventaris saat item bergerak melalui fase pergudangan dan produksi hingga pengiriman atau penjualan.

7. Pembaharuan Stok

• Kontrol Inventaris: Mengelola faktur penjualan dan pesanan untuk pemasok.
• Manajemen Inventaris: Menemukan inventaris usang.

8. Perawatan Inventaris

• Kontrol Inventaris: Mengirim peringatan tentang tingkat stok rendah atau tanggal kedaluwarsa.
• Manajemen Inventaris: Memperbaiki tata letak gudang dan penyimpanan stok.

9. Perhitungan Stok

• Kontrol Inventaris: Mendukung penghitungan fisik dan siklus, mengaudit inventaris, dan menghasilkan laporan.
• Manajemen Inventaris: Mendukung jumlah fisik dan siklus.

Aplikasi Pengelola Stok Barang bagi Bisnis

Kini tersedia teknologi yang dapat membantu perusahaan mengelola stok dan rantai pasokan perusahaan. Dengan menggunakan sistem otomatis dari aplikasi atau software, kontrol inventaris dapat dilakukan secara efisien dan akurat minim human error.

Sedangkan, beberapa software dan aplikasi yang dapat digunakan oleh pelaku usaha untuk melakukan kontrol inventaris, antara lain:

• Inventory Management App by Zoho

• POS System and Stock by Kyte

• eStock

• Smart Inventory System

• Stock Count

Berbagai aplikasi dan software tersebut dapat membantu kegiatan pengelolaan stok baik inventory control maupun inventory management. Kegiatan yang dapat dibantu oleh sistem, antara lain seperti: pemindaian stok, penghitungan stok, pelacakan stok, pendataan stok hingga laporan dan penyesuaian inventaris.

Demikian ulasan terkait perbedaan inventory control dan inventory management dalam pengelolaan stok bagi bisnis.