Tidak terasa sudah setahun lebih dunia dilanda pandemi, dan bagi beberapa perusahaan, sudah setahun juga mereka menjalani perubahan kultur kerja yang sangat drastis. Tentu saja ada banyak yang bisa dipelajari dari tren work from home (WFH), salah satunya adalah betapa pentingnya digitalisasi dokumen.
Ketika sesi tatap muka harus benar-benar diminimalkan, otomatis perputaran dokumen fisik pun jadi ikut berkurang. Lembar-lembar laporan yang tadinya disetor langsung ke yang bersangkutan mau tidak mau harus digantikan oleh file PDF, dan di situlah dibutuhkan digitalisasi dengan cara memindai dokumen.
Kalau hanya untuk memindai beberapa lembar dokumen saja, menggunakan flatbed scanner maupun scanner yang terintegrasi pada printer, atau malah mengandalkan aplikasi pemindai dokumen di smartphone, mungkin sudah dirasa cukup buat sebagian orang. Namun bagaimanya seandainya ada ratusan atau bahkan ribuan lembar dokumen fisik yang perlu diubah ke format digital?
Sebenarnya bisa saja, tapi bisa dibayangkan sendiri berapa lama total waktu yang dibutuhkan jika satu lembar saja memerlukan waktu sekitar 10 – 20 detik. Idealnya, pekerjaan seperti ini harus melibatkan document scanner yang proper, yang bisa bekerja secara cepat sekaligus efisien, dan di saat yang sama mudah dioperasikan oleh pengguna tanpa perlu menerima pelatihan khusus.
Guna memenuhi kebutuhan konsumen yang seperti itu, Canon melalui pt. Datascrip selaku authorized distributor-nya di Indonesia memperkenalkan dua document scanner baru, yaitu Canon imageFORMULA R40 dan Canon imageFORMULA DR-S150. Keduanya adalah perangkat dedicated yang secara khusus didesain untuk memindai dokumen dalam jumlah banyak secara cepat.
Khusus untuk R40, Datascrip bilang bahwa tidak semua negara kebagian jatah perangkat ini, melainkan hanya negara-negara berkembang saja yang pertumbuhan ekonominya banyak dipengaruhi oleh keberadaan UKM. Jangan tertipu oleh desainnya yang ringkas, sebab perangkat ini memiliki kecepatan memindai hingga 40 lembar per menit, dan diklaim cukup reliabel untuk dipakai memindai sampai 4.000 lembar dokumen setiap harinya.
Resolusi maksimumnya pun cukup tinggi di angka 600 dpi, sehingga pengguna tidak perlu khawatir hasil scan-nya bakal tampak buram. Ini penting mengingat file dokumen dengan teks yang kelihatan jernih otomatis bakal lebih mudah terbaca oleh sistem OCR (optical character recognition), sehingga pada akhirnya konten di dalamnya bisa menjadi searchable.
DR-S150 di sisi lain menawarkan kinerja yang lebih unggul — hingga 45 lembar per menit — lengkap beserta kemudahan pengoperasian yang lebih signifikan. Utamanya, perangkat ini bersifat standalone, yang berarti ia dapat digunakan untuk memindai dokumen tanpa harus tersambung ke PC. Cukup operasikan perangkat dari layar sentuh berwarnanya yang berukuran 4,3 inci, maka hasil scan-nya dapat langsung dikirim ke berbagai layanan cloud seperti Dropbox, Google Drive, dan lain sebagainya.
Kehadiran konektivitas wireless berarti DR-S150 juga dapat berkomunikasi dengan perangkat mobile. Jadi dengan menggunakan aplikasi bernama Canon CaptureOnTouch Job Tool yang tersedia di Android dan iOS, pengguna bisa langsung menerima hasil scan dokumen di smartphone atau tablet-nya masing-masing. Kapabilitas semacam ini membuatnya cocok ditempatkan di kantor dengan jumlah karyawan yang cukup banyak, di mana masing-masing karyawan bakal menggunakannya secara bergantian.
Kenapa harus menggunakan document scanner?
Saat berbicara mengenai scanner, pertanyaan yang paling sering orang ajukan adalah, kenapa harus menggunakan document scanner yang seperti ini? Kenapa tidak menggunakan model flatbed scanner saja yang sekarang harganya sudah tergolong sangat murah? Well, ada banyak alasannya.
Dibanding flatbed scanner, document scanner model seperti ini bisa bekerja lebih cepat karena yang bergerak adalah komponen roller beserta kertasnya, bukan sensornya. Selain lebih cepat, document scanner juga lebih praktis karena pengguna bisa menempatkan beberapa lembar dokumen yang hendak dipindai sekaligus — sampai 60 lembar untuk R40 dan DR-S150, dan untuk kedua sisi dokumen sekaligus. Kinerjanya pun otomatis, tidak perlu membuka-tutup satu per satu seperti ketika menggunakan flatbed scanner.
Keuntungan lain yang bisa didapat dari document scanner adalah perihal format. Ketika memindai suatu formulir misalnya, ketimbang sebatas mengubah kertas formulirnya menjadi sebuah gambar digital, data yang tercantum dapat langsung diesktrak dan dimasukkan ke database berkat pemanfaatan teknologi OCR. Kalau diperlukan, kedua scanner ini juga dapat terintegrasi dengan beragam software pengelolaan dokumen demi mewujudkan alur kerja yang lebih efisien.
“Dokumen digital membuat proses kerja menjadi lebih mudah dan praktis. Keuntungan file dalam bentuk digital selain dapat dengan mudah diakses dari mana pun, juga dapat menghemat ruang, mempermudah pengelolaan pengarsipan, serta lebih cepat menemukan file dokumen jika dibutuhkan. Kedua pemindai dokumen terbaru dari Canon ini dibekali teknologi terkini serta mudah dioperasikan untuk mendukung produktivitas kerja di mana pun,” ujar Monica Aryasetiawan, Director of Canon Business Unit pt. Datascrip.
Datascrip juga cukup bangga menyebut kedua perangkat ini tidak membutuhkan maintenance sama sekali. Kalaupun ada problem, kemungkinan besar tidak lebih dari perkara paper jam, dan pengguna hanya perlu membuka bagian depannya untuk menarik kertas yang tersangkut dengan mudah.
Sebagai informasi, jenis dokumen yang bisa dipindai sangatlah bervariasi, mulai dari kertas yang sangat tipis seperti kuitansi, kartu identitas berbahan plastik, kartu dengan huruf yang timbul, bahkan sampai paspor dengan ketebalan 4 mm sekalipun.
Satu-satunya komponen yang masuk kategori consumable di kedua perangkat ini adalah karet di bagian roller-nya. Umurnya kira-kira bisa sampai 200.000 kali penggunaan, dan kalaupun harus diganti karena sudah benar-benar aus, pengguna hanya perlu menyiapkan dana sebesar satu jutaan rupiah. Mengikuti standar yang Datascrip tetapkan sendiri, kedua scanner ini di-cover oleh garansi selama tiga tahun.
Tentu saja penggunaan secara tepat berpengaruh langsung terhadap umur perangkat. Untuk document scanner model seperti ini, satu catatan penting yang harus selalu pengguna ingat adalah melepas staples atau paper clip sebelum menaruh lembaran-lembaran dokumennya di tray milik perangkat. Kalau sekali atau dua kali kelupaan mungkin tidak masalah, tapi kalau sampai beberapa kali berpotensi merusak komponen-komponen di dalamnya.
Harga dan ketersediaan
Rencananya, penjualan kedua perangkat ini akan dimulai pada akhir April atau awal Mei. Untuk R40, Datascrip menetapkan banderol Rp5.364.000, sedangkan DR-S150 kabarnya bakal dihargai Rp14.376.000. Selisihnya cukup jauh, tapi seperti yang sudah dijelaskan, kemudahan pengoperasian yang ditawarkan juga sangat berbeda.
Yang mungkin jadi pertanyaan adalah, untuk siapa kedua perangkat ini ditujukan? Untuk R40, Datascrip melihat potensi yang sangat besar buat para pemilik UKM yang usahanya sudah berjalan selama bertahun-tahun, yang arsip dokumen fisiknya sudah mencapai ribuan lembar, dan sekarang ingin mengikuti tren go digital demi kelancaran bisnis di masa yang akan datang.
Pada dasarnya semua pihak yang perlu mengarsipkan secara digital tumpukan demi tumpukan dokumen bisa menjadi target pasar kedua produk ini, entah itu di industri keuangan, kesehatan, asuransi, layanan hukum, institusi pendidikan, maupun instansi pemerintahan. Datascrip sendiri tampak cukup antusias dengan potensi perangkat ini di pasaran, dan mereka menargetkan penjualan sampai akhir 2021 sebanyak 1.000 unit untuk R40, dan 300 unit untuk DR-S150.
Di tahun sebelumnya, tercatat ada sekitar 6.000 unit document scanner yang berhasil Datascrip jual di Indonesia kalau berdasarkan penjelasan Marcellinus Lirus, Marketing Executive pt. Datascrip. Mungkin memang ada banyak perusahaan yang sadar akan betapa pentingnya digitalisasi dokumen ketika mereka dipaksa untuk menerapkan kebijakan bekerja dari rumah, sehingga pada akhirnya document scanner dipandang sebagai investasi yang cukup esensial.
Ke depannya, selama undang-undang retensi dokumen di negara ini masih berlaku, maka dokumen fisik pun masih akan terus relevan. Idealnya, fisik dan digital akan saling melengkapi satu sama lain demi menunjang produktivitas. Dokumen fisik itu penting, tapi seperti yang sudah kita pelajari selama pandemi, dokumen digital pun juga tidak kalah penting.