Ekosistem produk yang dimiliki oleh Google berhasil mengubah banyak hal baik dalam proses bisnis, mulai dari manajemen tim, pemasaran hingga produktivitas. Hal yang paling sederhana, misalnya mengatur jadwal kegiatan dalam tim, bisa dilakukan dengan mudah di smartphone menggunakan aplikasi Google Calendar.
Continue reading [Panduan Pemula] Cara Membuat Jadwal Kegiatan di Google Calendar
Di event Google I/O 2018 lalu, Google mengumumkan suatu ideologi unik bernama Digital Wellbeing. Sederhananya, Google ingin kita dapat menciptakan keseimbangan antara fokus ke dunia digital dan dunia nyata. Untuk itu, fitur-fitur baru yang mereka kembangkan ke depannya bakal mengacu pada ideologi ini.
Salah satunya sudah bisa kita lihat di Google Calendar. Pengguna sekarang bisa membuat event berlabel “Out of office” untuk mengindikasikan kepada rekan-rekan kerjanya bahwa ia sedang cuti ataupun alasan lain sehingga berhalangan hadir pada periode waktu yang ditentukan.
Usai event ini dibuat, Calendar secara otomatis bakal membatalkan semua meeting dan appointment yang sudah terlanjur tercantum pada periode waktu tersebut. Supaya tidak ada miskomunikasi, pengguna bisa menambahkan pesan ekstra kalau perlu. Sepele, namun jelas sangat membantu ketimbang harus memberi kabar satu per satu.
Fitur baru yang kedua adalah penetapan jam kerja untuk masing-masing hari. Andai Anda sudah menetapkan jam kerja, rekan-rekan yang hendak menjadwalkan meeting bersama Anda di luar rentang jam tersebut bakal mendapat notifikasi bahwa Anda tidak bisa hadir.
Calendar pun juga dapat menetapkan jam kerja secara otomatis berdasarkan zona waktu dan pola penjadwalan pengguna sebelumnya. Dari situ Calendar bakal meminta konfirmasi, dan tentu saja kita bisa memodifikasinya lebih lanjut.
Sumber: Google.
Awalnya hanya tersedia di platform Windows saja, asisten virtual Cortana juga sudah cukup lama hadir di Android dan iOS. Microsoft selaku pengembangnya perlahan juga mulai mengintegrasikan Cortana ke beragam layanan, sekaligus menghadirkan dukungan berbagai layanan buat pengguna setianya.
Salah satu yang terbaru adalah Gmail. Yup, Anda kini dapat menghubungkan Cortana dengan akun email yang Anda dapat dari Google tersebut. Dari situ Cortana bisa membantu Anda mengakses email, daftar kontak, data kalender maupun file yang tersimpan di Google Drive dengan cepat.
Integrasi ini bakal sangat berguna bagi para pemilik PC yang menggunakan Gmail sebagai layanan email utamanya. Akses yang Anda berikan sejatinya memungkinkan Cortana untuk, misalnya, mengirim reminder ketika jadwal meeting maupun agenda lainnya sudah tiba.
Selain di PC, dukungan atas Gmail ini juga tersedia ketika Anda memanggil Cortana lewat smart speaker macam Harman Kardon Invoke. Akan tetapi yang lebih penting, Cortana di Android dan iOS pun rupanya juga kebagian jatah integrasi serupa.
Untuk mengaktifkannya, Anda hanya perlu membuka menu pengaturan Cortana dari search bar milik Windows 10. Pilih opsi “Connected Services, lalu “Add a Service”, dan Anda bakal melihat “Gmail” sebagai salah satu opsi yang tertera untuk disambungkan.
Sumber: Windows Central dan The Verge.
Ada yang baru dari Google Calendar versi web. Tampilannya kini telah dirombak habis, mengadopsi gaya desain modern yang sebelumnya sudah tersedia pada aplikasi Google Calendar di perangkat mobile.
Secara keseluruhan, Calendar versi baru tampak lebih rapi dan lebih mudah dinavigasikan. Layout responsif yang digunakan berarti tampilannya akan disesuaikan secara otomatis dengan ukuran layar maupun jendela browser.
Tidak hanya berubah dari segi visual, Calendar versi baru juga mengemas sejumlah fitur yang cukup bermanfaat. Salah satunya adalah kemampuan mengatur formatting dan menambahkan link pada undangan, sehingga pengguna dapat menciptakan agenda yang lebih merinci, dan materi-materi yang diperlukan bisa diakses oleh peserta lain sebelum rapat dimulai.
Calendar kini juga memberikan kemudahan untuk melihat dan mengatur beberapa kalender dari akun yang berbeda dalam tampilan harian. Fitur ini tentunya akan sangat memudahkan pekerja yang tugasnya mengaturkan jadwal rapat anggota-anggota timnya.
Terakhir, saat sedang membuat jadwal rapat baru, pengguna dapat menambahkan informasi yang lebih merinci soal ruang rapat yang akan digunakan, mulai dari lokasi ruangan, kapasitasnya, kelengkapan peralatan audio dan videonya, sampai informasi mengenai akses untuk peserta yang berkursi roda.
Bagi yang menggunakan Calendar pada akun pribadinya, mereka sudah bisa mengaktifkan tampilan baru ini dengan mengklik tombol “Use new Calendar” di ujung kanan atas. Administrator G Suite juga dapat mengaktifkan tampilan baru Calendar ini mulai hari ini juga.
Sumber: Google.
Kehadiran aplikasi Google Calendar di iPhone sudah bisa dibilang sangat terlambat, namun ternyata versi iPad-nya jauh lebih telat lagi. Dua tahun setelah menyambangi iPhone, Google Calendar akhirnya resmi menjejakkan kaki di iPad.
Tampilannya kini telah dioptimalkan untuk layar iPad yang jauh lebih besar, memudahkan pengguna dalam memantau agenda lengkapnya secara sekilas. Dukungan Spotlight Search bawaan iOS turut tersedia, sehingga informasi yang tersimpan di dalam Calendar bisa langsung diakses dari homescreen iPad.
Fitur-fitur lain Google Calendar yang telah hadir sebelumnya, seperti Goals dan Find a time, juga siap digunakan pada versi iPad-nya ini. Goals pada dasarnya akan membantu Anda mencapai target pribadi di sela-sela kesibukan Anda, sedangkan Find a time bertugas untuk mencarikan waktu rapat yang paling ideal untuk beberapa orang sekaligus.
Singkat cerita, kalau Anda punya ide untuk mengganti buku agenda dengan iPad, sudah wajib hukumnya untuk mengunduh aplikasi ini. Perlu dicatat, aplikasi ini tak hanya mendukung layanan Google Calendar saja, tapi juga Exchange dan iCloud.
Sumber: Google.
Kabar gembira bagi pengguna Gmail dan Google Calendar di perangkat iOS. Google baru-baru ini meluncurkan update untuk kedua aplikasi tersebut yang membawa pembaruan cukup signifikan.
Untuk Gmail, update ini sebenarnya sudah ditunggu-tunggu sejak lama. Bagaimana tidak, Google seakan lupa bahwa tampilan Gmail di iOS masih terlihat sangat kuno. Sampai akhirnya mereka merombaknya habis-habisan, mengadopsi konsep Material Design seperti pada versi Android-nya, dan memolesnya supaya performanya juga ikut meningkat.
Tampilan tidak penting buat Anda? Oke, Gmail untuk iOS kini juga dibekali fitur Undo Send seperti di desktop, memungkinkan Anda untuk membatalkan email sesaat setelah terkirim. Dengan demikian, setidaknya alasan “maaf lampirannya tadi kelupaan” bisa diminimalkan.
Fitur-fitur pendukung lain mencakup fitur pencarian yang kini bisa menampilkan hasilnya secara instan. Kemudian ada juga gesture swipe untuk mengarsip atau menghapus email dengan cepat.
Beralih ke Google Calendar, pembaruannya memang tidak sesignifikan Gmail, tapi setidaknya sekarang ada dua opsi tampilan baru: Month view dan Week view dalam orientasi landscape. Harapannya, tidak ada agenda yang terlewatkan ketika Anda sekadar membuka aplikasi sepintas.
Tidak kalah penting adalah dukungan Spotlight Search bawaan iOS, sehingga pengguna bisa menemukan reminder maupun goal langsung dari homescreen tanpa perlu membuka aplikasi Calendar terlebih dulu. Terakhir, pengguna sekarang juga bisa menambahkan kalender khusus seperti kalender Hijriyah, Hindu dan Tiongkok.
Sumber: Google Blog.
Mengatur jadwal pribadi saja terkadang bisa terasa sulit, apalagi kalau kita harus mencocokkan dengan jadwal orang lain. Kendati demikian, skenario ini memang sulit terhindari, apalagi jika kita bekerja di suatu divisi perusahaan yang agenda rapatnya cukup rutin.
Namun kalau tim Anda memakai Google Apps for Work atau Education, aplikasi Google Calendar di Android kini telah mengemas sebuah fitur baru yang akan sangat membantu. Namanya “Find a time”, dan tugasnya adalah mencarikan waktu rapat yang paling ideal untuk beberapa orang sekaligus.
Fitur ini akan membantu pengguna mencari waktu rapat berdasarkan lowong atau tidaknya semua anggota yang tergabung. Agenda tiap-tiap rekan yang hendak diundang akan dianalisa secara lengkap, sebelum akhirnya ditemukan waktu yang tepat agar semuanya bisa ikut hadir.
Seandainya tidak ada waktu yang benar-benar pas, aplikasi akan menampilkan jadwal bertabrakan mana saja yang sekiranya paling mungkin untuk diganti, lengkap beserta alasannya. Pun begitu, keputusan akhir tetap berada di tangan pengguna, “Find a time” hanya berusaha membantu.
Fitur ini secara spesifik dirancang dan ditujukan untuk tim atau organisasi, dimana shared calendar sudah menjadi bagian penting dalam rutinitas harian. Sejauh ini “Find a time” baru tersedia di Google Calendar versi Android, namun Google telah berjanji untuk meluncurkannya pula untuk versi iOS dan web.
Sumber: Gmail Blog.
Entah Anda orangnya berambisi atau tidak, semua orang bisa dipastikan punya target pribadi. Buat saya, target yang sejauh ini masih belum ada progress-nya adalah belajar bahasa Mandarin. Ada saja alasan mengapa saya belum sempat menjalankannya, bisa karena keterbatasan waktu di hari-hari kerja, atau ada acara keluarga di akhir pekan.
Kalau Anda seperti saya, Google rupanya sudah menyiapkan solusi yang cukup menarik dalam wujud Goals, sebuah fitur anyar untuk aplikasi Google Calendar.
Dengan Goals, kita bisa menetapkan target apa yang ingin dikejar setiap minggunya. Misalnya belajar bahasa Mandarin tadi, kita tinggal menentukan seberapa sering dan enaknya di siang atau malam hari, lalu Google Calendar akan membuatkan jadwalnya secara otomatis, menyesuaikan dengan agenda Anda setiap harinya.
Selagi menjalani hari-hari kerja, ternyata ada rapat dadakan bersama bos yang jadwalnya bentrok dengan jadwal belajar bahasa Mandarin tadi. Tak perlu bingung, tambahkan saja jadwal rapat itu di Calendar seperti biasa, maka jadwal belajarnya akan otomatis dipindahkan ke lain waktu.
Seandainya ada alasan lain yang muncul ketika jadwal belajar tiba – harus menjenguk keluarga yang sedang sakit misalnya – Anda tinggal memilih opsi “Defer” untuk menundanya, dan lagi-lagi Calendar akan menjadwalkannya ulang di lain waktu.
Lewat fitur ini, Google Calendar yang baru saja berulang tahun ke–10 pada dasarnya tak ingin hanya menjadi pengatur jadwal rutinitas Anda saja, tetapi juga untuk membantu Anda memaksimalkan waktu sehari-harinya.
Untuk bisa menikmati fitur Goals, silakan update aplikasi Google Calendar di Android maupun iOS ke versi yang paling baru.
Sumber: Google Blog.
Bulan Desember kemarin, Google meluncurkan fitur Reminder yang sudah dinanti-nanti oleh banyak pengguna layanan Google Calendar. Dan mulai minggu ini, fitur yang sama akhirnya telah tersedia di Google Calendar versi web.
Hal ini berarti sekarang setiap kali Anda membuat reminder di aplikasi seperti Inbox by Gmail, Google Keep, Google Now atau Google Calendar sendiri, entry tersebut akan otomatis muncul di versi web-nya. Sebaliknya, reminder yang Anda buat di web pun juga akan muncul dengan sendirinya pada versi mobile.
Cara kerja reminder sendiri agak berbeda dari event, dimana ia akan terus ditampilkan di bagian paling atas setiap harinya hingga akhirnya Anda menyelesaikannya. Anda bisa saja memindahnya ke tanggal lain, namun semisal Anda masih belum menyelesaikannya saat hari tersebut tiba, reminder masih akan muncul di keesokan harinya dan seterusnya.
Cara membuat reminder di web sama persis seperti cara membuat event. Klik tanggal dan waktu yang diinginkan pada tabel, lalu pilih opsi “Reminder” di bagian atas jendela baru yang muncul.
Kehadiran fitur Reminder pada Google Calendar versi web ini semakin menjadikan layanan tersebut sebagai penunjang produktivitas yang efektif meski gratis. Sinkronisasi antara versi mobile dan web juga berarti Anda bisa mengakses reminder dari perangkat apa saja dan di mana saja selama ada koneksi internet.
Sumber: Gmail Blog.
Google Calendar sudah lama menjadi andalan pengguna Android dalam mengatur agenda dan jadwal kegiatan harian. Akan tetapi soal reminder dan to-do-list, mayoritas pengguna biasanya memilih menggunakan aplikasi lain. Mengapa? Sederhana, karena Google Calendar memang tidak mendukungnya.
Well, semuanya berubah sekarang. Pasalnya Google telah menjejalkan fitur Reminder ke dalam aplikasi Google Calendar. Dengan demikian, baik agenda harian maupun tugas-tugas yang perlu diselesaikan sekarang bisa diatur dalam satu aplikasi yang sama.
Fitur Reminder ini sangat berguna ketika Anda hanya sekedar ingin diingatkan untuk menelepon seseorang atau mengumpulkan laporan bulanan. Setiap entry akan ditampilkan di bagian paling atas pada hari yang telah ditetapkan. Semisal Anda belum sempat menyelesaikannya, entry tersebut akan kembali ditampilkan di paling atas pada keesokan harinya, dan seterusnya sampai akhirnya Anda rampungkan.
Reminder dalam Google Calendar juga telah mendukung fitur otomatisasi. Sama seperti aplikasi Inbox by Gmail, Calendar akan mengambil informasi dari daftar kontak Anda maupun database yang dimiliki Google. Alhasil, detail-detail seperti nomor telepon atau alamat bisa ditambahkan secara otomatis.
Membuat entry Reminder ternyata juga bisa dilakukan dari aplikasi lain seperti Inbox, Keep atau Google Now. Jadi semisal Anda tengah mengecek email dan ingin diingatkan tentang sesuatu, Anda bisa membuat entry Reminder tanpa harus berpindah aplikasi. Anda pun juga bisa memanfaatkan input suara dengan kode “Ok Google, ingatkan saya untuk …”
Fitur Reminder ini sudah bisa dinikmati dengan mengunduh versi terbaru aplikasi Google Calendar di Google Play dan App Store. Google juga telah berjanji untuk menghadirkannya ke versi web ke depannya.
Sumber: Gmail Blog.