Jika kamu bekerja pada sebuah instansi pemerintah maupun perusahaan, pastinya kamu sudah tidak asing lagi dengan surat dinas, bukan? Surat dinas merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah maupun perusahaan.

Biasanya, surat dinas dibuat dengan tujuan untuk memberitahukan pengumuman, izin, pemberian kuasa, hingga perintah penugasan. Surat dinas ini akan dianggap sah jika memuat tanda tangan dari pejabat yang berwenang disertai dengan stempel resmi.

Lalu, bagaimana struktur penulisan surat dinas dan apa saja contohnya? Simak artikel berikut ini.

Struktur Penulisan Surat Dinas

Dilansir dari buku Ejaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas (2021), berikut adalah struktur penulisan yang digunakan dalam surat dinas.

1. Kop Surat atau Kepala Surat

Kepala surat merupakan informasi resmi mengenai instansi, yang berisi nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, dan logo identitas lembaga.

2. Tanggal Surat Dibuat

Tanggal surat dibuat biasanya ditulis pada kanan atas, kiri atas, maupun kanan bawah surat.

3. Hal atau Perihal Surat

Perihal surat biasanya memuat mengenai isi surat secara ringkas.

4. Nomor Surat

Surat dinas biasanya ditandai dengan adanya nomor surat, kode, dan tahun. Biasanya, setiap instansi memiliki kode atau urutan penulisan nomor surat yang berbeda-beda.

5. Lampiran

Lampiran bisa ditulis secara singkat maupun lengkap. Lampiran juga tidak disebutkan dengan angka, melainkan huruf.

6. Alamat Surat Ditujukan

Penulisan alamat biasanya diawali dengan frasa yang terhormat, atau disingkat menjadi Yth. kemudian disusul nama jabatan atau nama orang yang dituju.

7. Isi Surat

Dalam isi surat biasanya terbagi lagi menjadi 3 bagian, yakni pendahuluan, isi, dan kalimat penutup.

8. Penutup Surat

Penutup surat biasanya terdiri atas tanggal dan tempat surat dibuat, tanda tangan, nama pejabat dan jabatannya, serta cap resmi.

9. Tembusan

Terkhir, tembusan biasanya berisi informasi kepada siapa saja surat tersebut dikirimkan. Tembusan ditulis urut berdasarkan pemegang jabatan paling tinggi terlebih dahulu.

Contoh Surat Dinas

1. Contoh Surat Dinas Pengumuman

Surat dinas pengumuman memiliki struktur yang sama dengan surat dinas lainnya. Bedanya, pada bagian isi bertujuan untuk mengumumkan suatu hal.

2. Contoh Surat Dinas Perizinan

Umumnya, surat dinas perizinan berisi mengenai pemberian legalitas kepada seseorang atau pelaku usaha/kegiatan tertentu, baik dalam bentuk izin maupun tanda daftar usaha dari instansi terkait.

3. Contoh Surat Dinas Pemberian Kuasa

Surat dinas pemberian kuasa berisi pelimpahan wewenang dari seseorang atau pejabat tertentu kepada seseorang atau pejabat lain.

4. Contoh Surat Dinas Penugasan

Surat tugas adalah surat resmi yang dibuat yang dikeluarkan oleh seorang pejabat yang berkuasa di instansi atau lembaga tertentu yang mana isinya menugaskan seorang pegawai atau staf guna melakukan suatu pekerjaan.

Itulah karakteristik dalam membuat surat dinas beserta beberapa contohnya. Semoga artikel ini dapat membantu kamu memahami hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat dinas.