Tag Archives: mail merge

Menerapkan Efisiensi dengan Mail Merge di Microsoft Excel dan Word untuk Pembuatan Faktur Massal

MSME Tutorial, , ,

Pada dunia bisnis modern, efisiensi adalah kunci untuk meningkatkan produktivitas dan mengelola tugas-tugas rutin dengan cepat. Microsoft Excel dan Word dapat digunakan secara bersamaan untuk meningkatkan efisiensi pekerjaan.

Salah satu fitur yang dapat membantu dalam bisnis Anda yaitu Mail Merge. Fitur tersebut tersedia di Microsoft Word. Namun, dapat terkoneksi dengan data di Microsoft Excel yang akan memudahkan Anda dalam membuat surat atau faktur secara massal.

Dalam artikel ini, kita akan menjelaskan bagaimana Anda dapat memanfaatkan fitur Mail Merge di kedua aplikasi ini untuk membuat faktur dengan mudah dan efisien.

Apa Itu Mail Merge?

Mail Merge adalah fitur yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan dokumen utama dengan daftar informasi, seperti nama, alamat, pembayaran, atau item pembelian, untuk membuat salinan individual yang disesuaikan.

Meskipun seringkali diidentikkan dengan penggunaan untuk mengirim surat atau email massal, Mail Merge juga dapat digunakan untuk membuat faktur dalam jumlah besar.

Keuntungan Menggunakan Mail Merge

  • Efisiensi waktu. Proses Mail Merge memungkinkan Anda membuat ratusan atau bahkan ribuan surat dan faktur dalam hitungan menit, sehingga dapat menghemat waktu.
  • Menggunakan Mail Merge meminimalkan risiko kesalahan manusia dan memastikan bahwa setiap faktur atau surat memiliki format yang seragam.
  • Anda dapat dengan mudah menyesuaikan setiap faktur dan surat sesuai dengan data pelanggan, sehingga memberikan sentuhan personal yang lebih baik.
  • Pemeliharaan data yang mudah. Dengan data disimpan di lembar kerja Excel terpisah, pembaruan atau perubahan data dapat dilakukan dengan mudah tanpa mempengaruhi dokumen utama.

Cara Membuat Faktur Massal dengan Fitur Mail Merge

  • Pertama, Anda perlu menyiapkan data faktur Anda dalam lembar kerja Excel. Pastikan data termasuk informasi seperti nama pelanggan, alamat, item yang dibeli, jumlah, total pembayaran, dan informasi lainnya yang Anda rasa perlu.
  • Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru. Pilih tab Mailings dan pilih Start Mail Merge. Kemudian, pilih Letters untuk memulai proses Mail Merge.
  • Pilih Use an Existing List dan impor lembar kerja Excel yang berisi data faktur Anda. Pastikan untuk memilih tabel atau rentang data yang sesuai.
  • Selanjutnya, Anda dapat memasukkan bidang-bidang dari data Excel ke dalam dokumen Word Anda. Gunakan opsi Insert Merge Field untuk menambahkan elemen-elemen seperti nama pelanggan, nomor faktur, alamat, item pembelian, dan lainnya ke dalam faktur.
  • Setelah menyusun dokumen, Anda dapat melihat pratinjau hasil Mail Merge untuk memastikan semua informasi disematkan dengan benar dengan klik Preview Results.
  • Jika sudah, klik Finish & Merge dan pilih Print Documents, Edit Individual Documents, atau Send Email Messages tergantung pada kebutuhan Anda.

Dengan memanfaatkan fitur Mail Merge, Anda dapat meningkatkan efisiensi dan keseragaman dalam pembuatan faktur massal. Sehingga, Anda dapat fokus pada aspek-aspek lain dari bisnis Anda tanpa khawatir tentang tugas administratif yang memakan waktu.

mail merge, fitur baru microsoft word, , Microsoft Excel,

Cara Membuat Mail Merge di Ms Word Mudah dan Praktis

Listicles, , ,

Microsoft word menghadirkan fitur mail merge yang digunakan untuk mendukung pembuatan surat dengan aplikasi word. Mail merge biasanya digunakan agar penulisan sebuah tulisan dengan format yang sama akan lebih cepat terselesaikan.

Meskipun demikian, proses penggunaan mail merge untuk sebagian orang terbilang rumit karena banyaknya langkah-langkah yang perlu dilakukan. Oleh karena itu, melalui artikel ini akan dijelaskan cara membuat mail merge di microsoft word dengan mudah dan praktis.

Simak langkah-langkahnya di bawah ini:

Membuat sumber file

Pada tahapan pertama yang harus dilakukan adalah membuat sumber file. Pada tab microsoft, pilih ikon “mailing” kemudian pilih “start mail merge”.  Setelah itu akan muncul pilihan jenis format yang dibutuhkan, apakah akan membuat sebuah surat, label, pesan email dan lain sebagainya.

Membuat naskah

Buat naskah utama yang akan digunakan pada microsoft word, maksud naskah utama ini juga menyesuaikan kebutuhan. Naskah utama berisi konten sesuai dengan jenis format yang telah dipilih, misalnya jika format yang ingin dibuat adalah surat maka tulis mengenai badan surat tersebut.

Penggunaan mail merge bisa digunakan dalam banyak hal dan tidak hanya surat, mail merge bisa untuk membantu seseorang menyusun biodata dirinya. Jika seseorang akan membuat biodata dirinya, tentu isi naskah akan berisi seputar data diri, seperti nama, alamat, pendidikan dan sebagainya.

Menghubungkan sumber file dan naskah

Tahapan berikutnya adalah menggabungkan naskah utama dengan sumber file yang telah ditentukan sebelumnya. Blok seluruh isi naskah utama yang telah dibuat, kemudian pilih “Mailings”, pilih ikon “Start Mail Merge”  setelah memilih jenis format yang diinginkan maka kita akan diarahkan pada bagian sub menu, yaitu select recipient.

Pilih fitur use existing list

Pilih fitur “Use an Existing List” pada microsoft word dan cari sumber data yang telah dibuat sebelumnya. Sumber data ini dapat ditemukan melalui file excel yang telah dibuat dan akan terhubung dengan microsoft word.

Pilih jenis sheet 

Pilih jenis sheet yang sesuai dengan sumber data dan akan muncul pilihan “Select Table”, disini kamu bisa menyesuaikan sheet yang dipilih dengan data yang sudah ada dan klik OK.

Merapikan tata letak

Langkah berikutnya adalah merapikan tata letak antara sumber data dan naskah utama, penyusunan antara keduanya dilakukan agar tata letak keduanya sesuai. Maksudnya adalah jika seseorang membuat naskah utama mengenai biodata, maka isi data dirinya akan dihubungkan pada data yang telah dituliskan pada sumber data. Cara melakukannya adalah  dengan meletakkan kursor pada isi naskah utama.

Insert merge field

Setelah kursor berhasil diarahkan pada isi naskah utama yang dibutuhkan, klik “Insert” dan pilih “Merge field” dan pilih opsi yang dibutuhkan untuk menyesuaikan antara sumber data dengan naskah utama.Jika berhasil dilakukan maka lakukan hal serupa pada keseluruhan isi naskah utama, sehingga setiap bagian akan sama juga.

 Preview result 

Setelah selesai melakukan merge field, langkah berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengecek kembali hasil kerja yang telah dibuat dengan menggunakan preview result,  Hal yang perlu dilakukan adalah klik ikon “preview result” pada sub menu yang ada pada menu microsoft word “mailing”.

Demikian beberapa langkah yang dapat dilakukan dalam membuat mail merge dengan menggunakan microsoft word dengan mudah dan praktis. Pada dasarnya kebutuhan dokumen yang akan dibuat mungkin memiliki beberapa perbedaan, untuk itulah pemilihan jenis format akan mempengaruhi isi dari pembuatan naskah utama.

Penggunaan microsoft word akan lebih memudahkan seseorang dalam menyusun dokumen dengan jenis yang sama, sebagaimana misalnya jika seseorang akan membuat surat maka segala bentuk seperti KOP surat, format surat tidak akan jauh berbeda hanya perlu disesuaikan saja isinya.

Sehingga akan lebih menghemat waktu pengerjaan karena tidak perlu dilakukan secara manual membuat sebuah surat, seperti garis pinggirnya, logo, nama dan lain sebagainya. Semoga informasi yang telah disampaikan dapat membantu.