Salah satu budaya perusahaan yang harus dipertahankan adalah briefing. Budaya perusahaan yang baik akan mempengaruhi kebiasaan seluruh karyawan.
Briefing tidak hanya digunakan untuk berkomunikasi, tetapi juga memiliki tujuan untuk mengarahkan karyawan untuk menyelesaikan tugas mereka dengan baik. Selain itu, melakukan briefing menghasilkan peningkatan produktivitas kerja.
Lihat bahasan di bawah ini untuk mengetahui apa itu briefing, dan bagaimana melakukannya.
Apa Itu Briefing?
Briefing adalah suatu kegiatan pengarahan yang diberikan kepada karyawan atau anggota kelompok sebelum memulai kegiatan tertentu. Tujuan dari briefing ini adalah memberikan penjelasan singkat tentang tugas dan rencana kerja yang harus dilakukan.
Selain itu, briefing juga digunakan untuk mensosialisasikan informasi terkait dengan aturan, kebijakan baru, atau perubahan penting lainnya yang belum diketahui oleh anggota kelompok. Dengan mengikuti briefing dengan baik, para anggota dapat memperoleh pemahaman yang lebih baik sehingga dapat menjalankan tugas mereka secara efektif.
Meskipun sering dianggap remeh, namun pentingnya briefing tidak boleh diremehkan karena dapat mencegah kesalahan dan meningkatkan koordinasi tim. Jadi, briefing merupakan bentuk komunikasi yang penting dalam organisasi agar semua anggota memiliki pemahaman yang sama mengenai tugas dan rencana kerja.
Perbedaan Antara Rapat dan Briefing
Rapat dan briefing memang memiliki tujuan yang sama, yaitu mengumpulkan anggota tim untuk membahas sesuatu. Namun, ada perbedaan mendasar antara rapat dan briefing.
Rapat adalah pertemuan di mana semua divisi atau departemen terlibat dalam diskusi. Biasanya melibatkan banyak peserta dan memiliki agenda yang lebih luas. Rapat dapat berlangsung dalam waktu yang lebih lama, seringkali melebihi 10 menit, karena melibatkan pembahasan mendalam mengenai topik tertentu. Rapat juga dapat mencakup pengambilan keputusan kolektif atau pemecahan masalah bersama.
Sementara itu, briefing adalah pertemuan yang dilakukan oleh satu divisi atau departemen dengan tujuan memberikan informasi singkat kepada anggota tim tentang tugas-tugas spesifik atau rencana kerja mereka. Briefing biasanya berlangsung dalam waktu yang relatif singkat karena fokus pada penjelasan ringkas agar para peserta memahami apa yang harus dilakukan secara jelas.
Jadi, perbedaan utamanya terletak pada jumlah peserta (rapat melibatkan seluruh divisi sedangkan briefing hanya satu divisi) serta durasi (rapat cenderung lebih lama daripada briefing).
Manfaat dan Tujuan Briefing
Briefing seringkali disepelekan oleh sebagian orang, padahal memiliki manfaat dan tujuan yang penting. Berikut adalah beberapa manfaat dan tujuan briefing:
- Menyatukan Tujuan Bersama
Briefing membantu menyamakan persepsi antara anggota tim agar dapat mencapai tujuan bersama. Dalam briefing, dialog terbuka dapat dilakukan untuk memastikan setiap anggota memiliki visi dan misi yang sama.
- Meningkatkan Komunikasi
Melalui briefing, komunikasi antar anggota tim dapat ditingkatkan. Mereka memiliki kesempatan untuk bertemu, berdiskusi, bertanya, memberikan pendapat, serta saling memberikan saran terkait pekerjaan atau kegiatan yang akan dilakukan.
- Membangun Pikiran Positif
Briefing membantu menjaga pikiran positif dalam kelompok dengan meluruskan kesalahpahaman dan menjelaskan aturan atau hal-hal yang telah ditetapkan secara gamblang.
- Menggali Ide Kreatif
Briefing menjadi wadah bagi para anggota untuk mengemukakan ide kreatif mereka. Ide-ide tersebut kemudian bisa didiskusikan bersama untuk dipertimbangkan lebih lanjut.
- Mendeteksi Masalah
Melalui proses audiensi dalam briefing, masalah-masalah yang muncul dapat diidentifikasi dan dicari solusinya bersama-sama.
Selain itu, briefing juga menjadi momen untuk mempererat hubungan antar anggota tim karena mereka dapat saling mendengarkan keluhan serta berbagi pengalaman atau informasi lainnya dengan cara yang santai namun tetap efektif.
Cara Briefing yang Efektif
Berikut adalah beberapa langkah untuk melakukan briefing secara efektif:
- Persiapkan dengan Matang
Siapkan materi briefing dengan baik dan tentukan siapa yang akan memimpinnya. Dengan persiapan yang matang, briefing akan memberikan wawasan dan informasi yang lebih maksimal kepada peserta.
- Tepat Waktu
Penting untuk datang tepat waktu dalam briefing, baik sebagai karyawan maupun pemimpin pertemuan. Ini menunjukkan sikap profesionalisme dan menghargai waktu orang lain.
- Terima Masukan
Selalu terbuka menerima masukan dari anggota tim. Hal ini penting untuk meningkatkan efektivitas briefing dan menciptakan rasa kepemilikan serta kekompakan dalam tim.
- Ajak Semuanya Berpartisipasi
Libatkan semua anggota tim agar aktif berpartisipasi dalam briefing. Memberikan kesempatan bagi mereka untuk menyampaikan pendapat atau gagasan akan membuat mereka merasa dihargai dan dapat membuka peluang ide-ide baru yang bermanfaat.
- Tunjuk Notulen
Jangan lupa menunjuk salah satu anggota sebagai notulen untuk mencatat poin-poin penting selama briefing berlangsung, karena kadang kita bisa terpecah fokus atau melewatkan sesuatu saat sedang mendengarkan. Poin-poin tersebut dapat digunakan sebagai follow-up setelah selesai briefing,
Pastikan bahwa apa yang disampaikan dalam briefing singkat, jelas, dan mudah dipahami oleh semua peserta tim.. Lakukan sesuai durasi yang diperlukan tanpa perlu terlalu lama agar tidak membuat bosan para pesertanya.
Demikianlah pengetahuan mengenai briefing yang dapat kami rangkum. Semoga ilmu ini bermanfaat untuk kamu praktekkan nanti.