Istilah briefing mungkin sering digunakan di tempat kerja. Secara umum, briefing adalah pengarahan. Namun, briefing agak berbeda dari pertemuan atau rapat. Lihat ulasan di bawah ini untuk pengertian briefing, serta manfaat dan tujuannya. Kita juga akan membahas metode dan contohnya.
Pengertian Briefing
Briefing adalah proses komunikasi di mana informasi, instruksi, atau panduan diberikan kepada individu atau tim yang akan melaksanakan suatu tugas atau proyek. Biasanya briefing dilakukan sebelum dimulainya suatu kegiatan untuk memastikan semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan, konteks, dan harapan dari kegiatan tersebut.
Dalam sebuah briefing, biasanya akan disampaikan informasi penting seperti latar belakang proyek, tujuan yang ingin dicapai, batasan waktu dan sumber daya yang tersedia, target audiens atau pengguna akhir yang dituju, serta peran dan tanggung jawab masing-masing anggota tim. Briefing dapat dilakukan secara langsung melalui pertemuan tatap muka maupun melalui media komunikasi seperti email atau presentasi.
Tujuan utama dari briefing adalah untuk memberikan orientasi kepada individu atau tim agar mereka memiliki pemahaman yang sama mengenai apa yang harus dilakukan dan bagaimana melakukannya. Hal ini membantu dalam mencapai hasil kerja yang lebih efektif dan efisien karena setiap orang telah mendapatkan arahan dengan jelas sehingga dapat bekerja sesuai dengan harapan.
Dalam konteks bisnis atau industri kreatif seperti desain grafis atau advertising, briefing sering digunakan sebagai langkah awal dalam merancang produk orisinil berdasarkan permintaan klien. Dalam hal ini, briefing menjadi alat penting bagi klien untuk menyampaikan visi mereka kepada para profesional kreatif agar konsep-konsep ide dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan preferensi mereka.
Secara keseluruhan, briefing adalah proses komunikasi yang penting dalam memastikan semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan dan harapan dari suatu kegiatan atau proyek.
Manfaat dan Tujuan Briefing
Briefing memiliki manfaat dan tujuan yang penting. Berikut adalah beberapa manfaat dan tujuan briefing yang dirangkum dari berbagai sumber:
- Menyatukan visi dan persepsi tim: Briefing membantu memastikan bahwa setiap anggota tim memiliki pemahaman yang sama tentang tujuan kerja bersama.
- Membangun semangat kerja: Melalui briefing, dapat dibangun semangat kerja dan motivasi dalam tim sebelum memulai kegiatan.
- Menyampaikan informasi penting: Briefing menjadi wadah untuk menyampaikan informasi terbaru atau penting kepada anggota tim.
- Mengingatkan prosedur bekerja: Dalam briefing, prosedur-prosedur bekerja yang harus ditaati dapat dijelaskan kembali sebagai pengingat bagi seluruh anggota tim.
- Mengklarifikasi komitmen kerja: Briefing memberikan kesempatan bagi anggota tim untuk saling mengklarifikasi dan menegaskan komitmen mereka terhadap pekerjaan yang akan dilakukan.
- Meningkatkan produktivitas dan kinerja: Melalui briefing, anggota tim didorong untuk meningkatkan produktivitas serta mencapai hasil kerja yang lebih baik.
- Meningkatkan komunikasi dalam tim: Briefing membantu dalam memperbaiki hubungan antara anggota tim dengan menjalin komunikasi yang lebih baik satu sama lain.
- Mempererat hubungan antar anggota tim: Lewat briefing, hubungan antara anggota-anggotanya bisa menjadi lebih akrab dan kompak karena adanya interaksi secara rutin di dalamnya.
- Evaluasi singkat dan solusi perbaikan: Briefing juga dapat menjadi momen untuk memberikan evaluasi singkat dan membahas solusi perbaikan yang diperlukan dalam pekerjaan tim.
Langkah Membuat Briefing
Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat briefing yang baik, berdasarkan informasi dari Indeed dan laman Chron:
- Jelaskan tujuan dan motivasi: Mulailah dengan memberikan gambaran umum tentang kegiatan atau proyek yang akan dilakukan, termasuk visi dan misi perusahaan. Kemudian jelaskan secara jelas tujuan utama dari proyek tersebut.
- Soroti tujuan dan tantangan khusus: Sampaikan target yang ingin dicapai serta tantangan khusus yang mungkin dihadapi dalam pelaksanaan proyek tersebut. Berikan juga solusi atau strategi yang dapat digunakan untuk mengatasi tantangan tersebut.
- Identifikasi sasaran: Tentukan siapa kelompok sasaran dari proyek ini. Berikan informasi singkat tentang demografi mereka, seperti usia, jenis kelamin, lokasi geografis, dan alasan mengapa mereka menjadi target penting bagi proyek ini.
- Analisis pesaing: Sampaikan informasi tentang pesaing-pesaing yang telah melakukan proyek serupa sebelumnya. Teliti apa yang sudah mereka lakukan dan carilah cara untuk menciptakan sesuatu yang lebih menarik atau baru dibandingkan dengan pesaing tersebut.
- Mintalah umpan balik: Setelah menjelaskan rencana kerja, mintalah pendapat atau umpan balik dari para peserta briefing agar tercipta pemahaman bersama serta kesepakatan mengenai arah kerja selanjutnya.
Selain itu, ada beberapa hal penting lainnya dalam menjalankan sebuah briefing:
– Pastikan pengarahan disampaikan secara terstruktur seperti langkah-langkah di atas.
– Pertahankan kontak mata dan lakukan komunikasi dua arah dengan peserta briefing.
– Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan yang mungkin muncul selama briefing, usahakan memiliki pengetahuan yang cukup tentang proyek tersebut.
Contoh Kalimat Briefing
Berikut contoh kalimat briefing yang dapat kamu jadikan referensi kamu.
“Saya membutuhkan gambar cerita yang dapat memudahkan pembaca, terutama anak-anak, dalam memahami cerita. Gambar-gambar tersebut harus mampu memberikan kesan berbeda dan menarik perhatian dengan seni visual yang menarik. Selain itu, penting juga bahwa gambar cerita ini dapat membangkitkan emosi pada pembacanya. Silahkan menggunakan teknik menggambar yang sesuai dan menentukan tema yang relevan dengan objek gambar. Sketsa awal sangat diharapkan sebelum penyelesaian akhir dengan pewarnaan baik secara basah maupun kering.”
Itulah rangkuman tentang briefing dari pengertiannya hingga contoh kalimatnya. Semoga bermanfaat!
