Di tengah kesibukan dan pekerjaan yang menggunung, terkadang kami merasa kewalahan, terutama pembaca yang terbiasa bekerja sama. Oleh karena itu, untuk menyelesaikan dan menyelesaikan semua tugas dan agenda dengan baik, tentunya diperlukan pula kemampuan koordinasi yang baik antar anggota.
Saling mengirim informasi yang diperlukan untuk komunikasi dan akses mudah. Untungnya, teknologinya jauh lebih maju dan sangat efektif untuk semua orang. Kami dapat dengan mudah mengelola dan bahkan melacak kemajuan proyek dengan tim kami hanya dengan satu layar di layar perangkat kami.
Slack
Slack adalah salah satu alat manajemen proyek yang paling banyak digunakan yang mendukung komunikasi dalam perusahaan atau dalam tim. Selain fungsi perpesanan instan, aplikasi ini juga memungkinkan kamu untuk mengatur saluran tim atau proyek yang sedang kamu kerjakan sebagai publik (akses untuk semua anggota) atau pribadi (hanya anggota tertentu).
Kamu juga dapat membuat pin pesan atau obrolan untuk saluran untuk menyimpan informasi penting di satu tempat yang mudah diakses.
Dengan Slack, kamu dapat berbagi file gambar, dokumen, dan video dari komputer atau Google Drive kamu. Kamu juga dapat terhubung dengan kolega melalui panggilan suara dan video serta melakukan presentasi menggunakan fitur berbagi layar.
Aplikasi ini terintegrasi dengan lebih dari 2.200 aplikasi termasuk Zapier, Dropbox, dan Google Kalender, menyederhanakan alur kerja kamu. Slack menawarkan paket gratis dengan fitur terbatas untuk bisnis kecil. Untuk grup yang lebih besar, paket premium mulai dari $6,67 per bulan per pengguna aktif.
TypeTalk
TypeTalk adalah aplikasi obrolan grup yang menawarkan integrasi dengan aplikasi produktivitas web Nulab lainnya. Aplikasi ini dapat digunakan bersama Caco, aplikasi pemetaan berbasis cloud, dan Backlog, aplikasi manajemen proyek. Inilah cara kamu mendapatkan pemberitahuan Cacoo dan tunda, diskusikan bagan Kacoo, dan buat masalah penundaan di TypeTalk.
Selain itu, TypeTalk menawarkan API terbuka dan pengait web untuk otomatisasi dan integrasi dengan perangkat lunak lain. Namun, kamu perlu melakukan penyesuaian tambahan agar fitur tersebut berfungsi.
Versi gratis dari proyek manajemen ini membatasi pengguna hingga 10 pengguna dengan penyimpanan 1GB. Versi premium mulai dari $10 per bulan untuk lima pengguna dan dilengkapi dengan penyimpanan 50GB.
Aplikasi ini tersedia untuk perangkat seluler Android dan iOS, serta komputer Windows dan Mac.
Trello
Sebagai aplikasi manajemen proyek dan alat kolaborasi, Trello adalah salah satu solusi terbaik di luar sana. Sistem itu sendiri didasarkan pada daftar kartu tugas yang ditempatkan di papan tulis. Fitur drag-and-drop memudahkan pengelolaan tugas.
Kamu dapat mengundang kolegamu ke wawancara dengan nama pengguna, email, atau tautan undangan. Ada beberapa opsi untuk mengatur hak akses ke dewan – pribadi, grup, organisasi, dan publik. Kamu juga dapat mengubah latar belakang dan warna papan Trello.
Kartu Trello dapat diberikan kepada anggota tim, diberi label dan ditandai dengan daftar periksa, tenggat waktu, dan lampiran. Lebih kerennya lagi, kamu juga bisa menambahkan efek atau plugin seperti Dropbox, Google Drive, Slack dan lainnya.
Dengan versi gratis Trello, manajer proyek dapat membuat hingga 10 papan dan 50 proses otomasi per bulan.
Jika kamu ingin menggunakan lebih banyak alat, Kamu dapat membeli paket premium seharga $10/bulan per pengguna. Trello juga menawarkan aplikasi seluler untuk iOS dan Android.
Asana
Asana adalah salah satu aplikasi kolaborasi dan manajemen proyek yang paling banyak digunakan. Alat ini hadir dalam antarmuka yang menarik secara visual dan tersedia sebagai versi lanjutan tetapi gratis. Ada juga fitur drag and drop untuk mempermudah penggunaan.
Kamu dapat melihat kemajuan proyek dan tim dengan memilih dari enam opsi: Tabel, daftar, garis waktu, progres, formulir, dan kalender untuk menyortir data dengan cepat dan mengidentifikasi potensi masalah.
Dengan Asana, kamu dapat membuat aturan otomatis untuk merampingkan proses manajemen tugas organisasi. Kamu juga dapat membuat daftar periksa standar untuk mis. pelatihan karyawan dan perencanaan acara.
Paket gratis tidak membatasi jumlah proyek, tetapi jumlah anggota dibatasi hingga 15 orang. Jika kamu memiliki lebih banyak karyawan, pertimbangkan untuk membeli paket premium mulai dari $10,99/bulan per pengguna.
Wrike
Wrike adalah aplikasi manajemen proyek yang menawarkan tampilan papan Kanban dan pembaruan aktivitas secara real-time.
Papan tulis yang disediakan oleh program ini memungkinkan kamu menggunakan proses manajemen tugas seret dan lepas. Wrike juga menggunakan layanan penyimpanan cloud seperti Google Drive, Dropbox, dan OneDrive untuk memastikan data kamu selalu aman.
Versi gratis memungkinkan hingga 5 pengguna dan memiliki penyimpanan 2 GB. Untuk berkolaborasi dengan banyak kolaborator dan menggunakan alat lain, kamu harus meningkatkan ke paket premium seharga $9,80/bulan per pengguna.
Zapier
Dengan Zapier, kamu dapat mengotomatiskan tugas berulang antara dua aplikasi atau lebih tanpa menggunakan pengodean atau mempekerjakan pengembang. Membuat proses otomatis atau biasa disebut zap itu mudah. Cukup tunjukkan peristiwa mana yang memicu proses dan tugas mana yang perlu diselesaikan selanjutnya.
Misalnya, jika kamu menerima email dengan lampiran tambahan, Zapier akan secara otomatis mengunggah file tersebut ke akun Dropboxmu. Kamu juga dapat mengintegrasikannya dengan Trello atau Slack.
Paket gratis dari aplikasi produktivitas ini memungkinkan kamu membuat 5 lompatan satu langkah dengan maksimal 100 tugas per bulan. Jadi fase tunggal berarti alur kerja berinteraksi dengan tidak lebih dari dua aplikasi.
Jika kamu memerlukan integrasi multi-level dan membutuhkan lebih banyak Zaps atau lebih banyak tugas per bulan, coba paket premium mulai dari $19,99 per bulan.
ClickUp
ClickUp adalah aplikasi manajemen proyek yang lengkap. Perangkat lunak ini menawarkan lebih dari 100+ fitur manajemen proyek seperti manajemen tugas dan waktu, kolaborasi tim, dan pelaporan.
Antarmukanya sangat intuitif dan kamu dapat mengatur ulang tugas dengan menyeret dan menjatuhkan item sesuai dengan prioritasnya. Jika kamu sudah menggunakan perangkat lunak produktivitas lain seperti Wrike, Trello, Asana atau bahkan Microsoft Excel, kamu dapat dengan mudah mengimpor pekerjaan kamu ke ClickUp.
Paket gratis ClickUp membatasi banyak alat bawaannya hingga 100 penggunaan. Untuk menikmati semua fitur manajemen proyek dan meningkatkan batas penggunaan, kamu harus menggunakan versi berbayar, yang dimulai dari $5 per bulan per pengguna.
Redbooth
Redbooth adalah program kolaborasi untuk berkomunikasi dengan anggota tim dan mengatur serta memvisualisasikan tugas di satu tempat. Fitur papan Kanban menyediakan antarmuka intuitif yang memungkinkan kamu mengatur, menandai, dan menetapkan tugas kepada karyawan dengan mudah.
Selain itu, kamu dapat mengatur tugas dengan cepat, menghemat waktu, dan berkomunikasi lebih baik dengan rekan kerja. Fitur Gantt Chart yang disediakan oleh Redbooth membantu kamu membuat dan memvisualisasikan garis waktu.
Kamu juga dapat membuat dependensi tugas di versi lanjutan Redbooth untuk mengetahui tugas mana yang harus diprioritaskan untuk menghindari kemacetan.
Versi gratis menawarkan penyimpanan 2GB dan dua pengguna. Namun, fungsi lainnya juga cukup terbatas. Untuk mengakses fitur tambahan dan menggunakan Redbooth untuk proyek yang lebih besar, kamu harus membeli versi premium, dengan biaya $9 per bulan per pengguna.
Miro
Miro adalah board untuk mengembangkan ide dan membuat strategi bisnis dengan tim kamu.
Semua anggota tim dapat menulis, menggambar, dan mengedit di papan tulis online secara bersamaan. Dengan aplikasi ini kamu dapat melihat apa yang sedang dikerjakan rekanmu dan berkomunikasi dengan mereka melalui obrolan dan komentar.
Versi gratis Miro menawarkan tiga papan yang dapat disesuaikan, pengguna tak terbatas, dan integrasi inti dengan aplikasi seperti Slack, Microsoft Teams, dan Dropbox.
Jika kamu ingin menggunakan lebih banyak fitur, kamu dapat mencoba paket premium, yang dimulai dari $8 per bulan per pengguna.
Setiap bisnis harus memiliki strategi yang terencana untuk meningkatkan pertumbuhan bisnisnya. Hal ini berlaku untuk skala bisnis apapun, mulai dari koroporasi hingga usaha kecil dan menengah (UKM). Pertumbuhan bisnis dapat ditingkatkan melalui berbagai indikator seperti pemasukan, jumlah pengguna, barang terjual, hingga total pengunjung, tergantung bisnis yang Anda jalankan. Melalui perencanaan yang baik dan terukur, Anda dapat meningkatkan pertumbuhan bisnis tersebut dengan tahapan yang tepat.
Salah satu hal penting yang dapat membantu mewujudkan pertumbuhan bisnis tersebut adalah dengan menerapkan project management pada bisnis Anda. Project management tidak hanya membantu perusahaan dalam urusan operasional, tetapi juga menjaga serta meningkatkan produktivitas yang dapat membantu pertumbuhan bisnis Anda.
Membantu Perencanaan Proyek yang Lebih Efektif
Dengan menggunakan project management, para Anda dapat membuat perencanaan proyek yang lebih detail. Hal ini juga membantu seorang pemimpin proyek untuk menyusun perencanaan dan eksekusi proyek dengan lebih efektif. Melalui perencanaan yang terperinci tersebut, proyek dapat dijalankan dengan lebih efektif dan diukur kemajuannya.
Selain itu, kesulitan yang ditemukan di tengah berjalannya proyek juga dapat segera diatasi oleh penanggung jawab terkait, karena sebelumnya sudah ada pembagian tugas yang dibuat secara detail. Pengawasan proyek juga menjadi lebih mudah, sehingga pemimpin tim bisa memastikan apakah kemajuan proyek sesuai dengan target dan linimasa yang telah ditetapkan.
Project management juga tidak hanya dapat membantu perusahaan pada tahap perencanaan, tetapi juga memantau tahap produksi hingga delivery sehingga tetap berjalan dengan baik. Anda juga bisa langsung mengukur sekaligus menjaga produktivitas bisnis, sehingga pertumbuhan bisnis dapat terus ditingkatkan. Hal ini sangat membantu tim untuk lebih fokus mengerjakan proyek dengan lebih maksimal, sehingga bisa memberikan hasil yang lebih optimal.
Memaksimalkan Sumber Daya Manusia Perusahaan
Keunggulan lainnya dari menerapkan project management dalam operasional bisnis adalah Anda dapat terbantu dalam mengeluarkan potensi terbaik dari para karyawan, baik secara individu maupun secara tim. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan project management tools. Salah satu aplikasi yang dapat membantu Anda melakukan kegiatan project management tersebut adalah Lark. Lark adalah platform kolaborasi generasi terkini yang menyediakan pengguna untuk bekerja bersama. Melalui penggunaan aplikasi tersebut, tim bisa saling berkolaborasi dan berkoordinasi dengan lebih mudah dalam pengerjaan proyek. Sehingga, detail pekerjaan yang telah dibuat saat tahapan perencanaan sebelumnya, dapat dikerjakan secara tim dengan lebih efektif.
Lark memiliki beberapa fitur yang dapat membantu supervisor maupun project manager mengatur alur koordinasi tim dan mempermudah kolaborasi antar anggotanya. Contohnya fitur messenger yang dapat diintegrasikan dengan fitur lainnya serta dapat membuat grup yang bisa diisi hingga 5.000 orang. Selain itu, Lark juga memiliki fitur document sharing yang mempermudah masing-masing anggota tim untuk berkolaborasi dalam mengerjakan proyek yang sedang berjalan.
Setelah melewati beberapa rangkaian proyek yang menggunakan project management, Anda juga dapat mulai mengukur dan memiliki pemahaman lebih lanjut terkait kapabilitas anggota tim dalam mengerjakan berbagai jenis proyek, serta mengevaluasi hal-hal yang bisa ditingkatkan kembali di proyek selanjutnya. Hal-hal seperti ini bisa terlihat dengan jelas dan diukur dengan baik bila memiliki rincian yang detail pada project management. Dengan memahami hal tersebut, Anda dapat mengetahui bagaimana memaksimalkan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan untuk mencapai target sesuai linimasa yang ditetapkan. Sehingga produktivitas tim dapat terus meningkat dan membantu pertumbuhan bisnis.
Perencanaan yang matang tidak hanya membantu perusahaan dari segi produktivitas tetapi juga membantu mengatur anggaran sebaik mungkin. Dengan project management yang detail, Anda dapat mengatur alokasi anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan. Anda juga bisa memperkirakan kemungkinan anggaran tambahan dengan mengetahui rencana-rencana tambahan yang telah disiapkan sebelumnya.
Menurut laporan Project Management Institute (PMI) di tahun 2018, strategi bisnis yang tidak efektif karena project management yang buruk dapat membuat sekitar $1 juta terbuang percuma setiap 20 detiknya di seluruh dunia. Bila ingin terus bertumbuh, kerugian seperti ini tentunya harus dihindari oleh setiap perusahaan. Untuk itu, setiap pelaku bisnis harus mulai mempertimbangkan untuk menaruh perhatian terhadap perencanaan dan implementasi project management pada perusahaannya, agar dapat meningkatkan efisiensi penggunaan anggaran dalam setiap proyek yang dimiliki. Hal ini bisa membantu Anda untuk memfokuskan anggaran untuk proyek dan pengembangan produk atau layanan lainnya yang juga berperan penting dalam mengembangkan bisnisnya.
Melalui penerapan project management yang tepat, Anda bisa menjalankan operasional bisnis dengan lebih efektif sekaligus meningkatkan produktivitas bisnis di saat yang bersamaan. Anda dapat memaksimalkan penerapan tersebut dengan menggunakan project managamenet tools seperti Lark.
Lark memiliki berbagai fitur yang dapat membantu kolaborasi dan meningkatkan produktivitas seperti Lark Messenger, Lark Docs, Lark Calendar, Lark Video Conferencing, Lark Mail, dan Lark Workplace yang terintegrasi dengan sejumlah aplikasi lain. Semua fungsi tersebut terintegrasi dalam sebuah aplikasi tunggal yang tersedia di Mac, PC, iOS, dan Android. Melalui kelengkapan fitur dan kemudahan kolaborasinya tersebut Anda dapat merencanakan, mengeksekusi, serta memonitor seluruh proyek dengan lebih baik.
Disclosure: Artikel ini adalah konten bersponsor yang didukung oleh Lark
Tantangan utama perusahaan yang mengadopsi sistem kerja remote working adalah menciptakan koordinasi kerja yang efektif dan efisien. Hal ini dikarenakan masing-masing anggota tim berada di tempat yang berbeda-beda, sehingga interaksi langsung untuk melakukan pekerjaan menjadi lebih terbatas. Bila koordinasi tersebut tidak diperhatikan dengan baik, karyawan akan kesulitan untuk berkolaborasi dalam menuntaskan pekerjaan, sehingga akan berdampak buruk bagi kinerja perusahaan. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk dapat mengelola kinerja karyawannya agar tetap dapat produktif meski bekerja secara remote.
Salah satu cara untuk menciptakan alur koordinasi yang efektif dan efisien bagi karyawan adalah dengan memanfaatkan project management tools. Melalui project management tools, para karyawan akan mudah untuk saling berkolaborasi dan berkoordinasi dalam mengerjakan proyek yang sedang berlangsung. Dengan begitu, produktivitas dan kualitas kerja tim akan tetap terjaga tanpa harus mengkhawatirkan keterbatasan lain yang hadir karena bekerja secara remote. Namun, perusahaan juga harus memastikan bahwa project management tools yang digunakan memiliki fitur-fitur penting yang dapat mendukung efektivitas dan efisiensi kerja karyawannya. Berikut kami hadirkan fitur-fitur penting yang harus ada di dalam project management tools.
Layanan Messenger yang Terintegrasi
Fitur untuk berkirim pesan ini sangat penting dalam menghubungkan masing-masing anggota tim. Akan ada banyak waktu yang terbuang hanya untuk bolak-balik antar aplikasi bila fitur ini terpisah dari project management tools yang digunakan. Waktu yang terbuang tersebut dapat menghambat serta memperlambat kinerja yang harusnya dapat lebih efisien bila langsung berkirim pesan melalui aplikasi. Salah satu aplikasi project management yang memiliki fitur ini di dalam platformnya adalah Lark.
Melalui fitur integrated messenger di dalam platform Lark, pengguna dapat membuat grup yang dapat diisi hingga 5.000 orang. Pengguna juga dapat melakukan pencarian chat history yang tak terbatas, sehingga pesan atau informasi penting tetap dapat dengan mudah diakses meskipun sudah tertumpuk pesan-pesan baru lainnya tanpa khawatir pesan tersebut hilang. Fitur ini juga dapat diintegrasikan dengan fitur lainnya, sehingga pengguna dapat langsung melakukan panggilan suara dan video, mengecek kalender rekan tim lainnya, serta mengirimkan dokumen kerja secara langsung. Selain itu, fitur ini juga memungkinkan pengguna untuk melakukan penerjemahan pesan ke lebih dari 100 bahasa seperti English, Chinese, Japanese, hingga Thai.
Kolaborasi Pengerjaan Dokumen dalam Aplikasi
Selain berkoordinasi melalui fitur berkirim pesan, karyawan dapat lebih dimudahkan bila aplikasi project management yang digunakan juga dapat mendukung kolaborasi dalam pengerjaan dokumen. Fitur ini mempermudah karyawan untuk mengedit dokumen secara real-time dan langsung dapat diperbarui kemajuannya dalam fitur project management yang disediakan aplikasi tersebut. Kolaborasi yang tercipta juga membantu para anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efektif.
Pada aplikasi Lark, fitur ini memiliki banyak keunggulan yang dapat menambah pengalaman penggunanya untuk berkolaborasi dalam pengerjaan proyek kerja. Selain tentunya dapat membuat dan mengedit dokumen secara bersama-sama, fitur ini juga mendukung penggunanya untuk memasukan berbagai tipe file seperti gambar, video, chart, atau bahkan chat dan polling yang dilakukan di grup ke dalam dokumen dengan mudah. Fitur ini juga dilengkapi fitur comment yang mempermudah para anggota tim untuk saling berkomunikasi saat melakukan pengerjaan dokumen bersama. Tidak hanya itu, Lark juga menyediakan layanan penyimpanan cloud secara gratis sebesar 200 GB untuk mendukung penyimpanan dan pengerjaan dokumen tersebut.
Kalender yang Saling Terkoneksi antar Anggota Tim
Salah satu kendala yang sering ditemukan dalam menyusun jadwal tim yang bekerja secara remote adalah menyamakan waktu untuk melakukan meeting. Untuk itu, bila aplikasi project management yang digunakan dapat mempermudah antar anggota untuk mengecek kesibukan masing-masing, maka koordinasi untuk melakukan meeting tidak akan menjadi masalah. Hal tersebut dapat diatasi dengan menggunakan fitur kalender yang saling terkoneksi. Penggunaan aplikasi kalender yang terpisah membuat tiap anggota tim harus mengecek satu-satu terkait ketersediaan masing-masing sehingga dapat memperlambat pekerjaan.
Fitur kalender yang dapat saling terkoneksi ini juga dimiliki oleh Lark. Melalui fitur ini, masing-masing anggota tim dapat dengan mudah mengatur meeting karena kalender tiap anggota sudah saling terkoneksi dan terintegrasi secara seamless. Hal tersebut juga dapat semakin dipermudah karena pengguna dapat membuka banyak kalender dalam satu waktu, sehingga dapat dengan mudah mengecek ketersediaan anggota lainnya dan langsung mengundang mereka dengan mudah.
Video Conference yang Mendukung Kolaborasi
Terakhir, fitur yang cukup penting untuk dimiliki selama remote working ini tentunya adalah video conference. Penggunaan fitur ini juga semakin populer karena dianggap efektif untuk menggantikan peran meeting secara langsung disaat perusahaan mengadopsi remote working. Namun, penggunaan aplikasi yang berbeda membuat pengerjaan tugas tidak bisa dikerjakan secara bersamaan dengan mudah karena harus membuka beberapa aplikasi secara bergantian. Untuk itu, bila fitur video conference juga terdapat di aplikasi project management yang digunakan, tentu kolaborasi yang dibutuhkan dapat terpenuhi dengan lebih baik.
Kebutuhan kolaborasi saat menggunakan fitur video conference ini juga dapat dimanfaatkan pengguna pada aplikasi Lark. Fitur ini tidak hanya dapat digunakan untuk meeting, tetapi juga dapat digunakan untuk mengadakan webinar atau keperluan lainnya. Fitur yang bernama Lark Video Calls ini memungkinkan pengguna menggunakan layanan video conference-nya secara gratis tanpa batasan waktu dan dapat menampung hingga 100 partisipan. Selain itu, untuk mempermudah kolaborasi, fitur ini juga dilengkapi dengan fitur magic share yang membuat pengguna dapat melakukan share dokumen sekaligus mengeditnya secara bersamaan disaat melakukan video call.
Dengan memiliki fitur-fitur tersebut, project management tools yang digunakan akan mempermudah kolaborasi tim. Selain itu, fitur-fitur tersebut juga dapat memberikan pengalaman yang seamless dan terintegrasi, sehingga karyawan tidak lagi kesulitan untuk menjaga produktivitas tim. Bagi perusahaan, penggunaan project management tools yang tepat dapat membantu mereka tetap memaksimalkan business revenue karena tiap karyawan dapat bekerja dengan efektif dan efisien meski bekerja secara remote working.
Bila Anda ingin mengetahui dan mencoba menggunakan Lark sebagai aplikasi project management tools, silakan kunjungi link berikut ini.
Disclosure: Artikel ini adalah konten bersponsor yang didukung oleh Lark
Sistem kerja jarak jauh atau yang juga akrab disebut sebagai remote working kini menjadi tren terbaru di kalangan pelaku bisnis dalam menjalankan operasional perusahaannya. Meski begitu, sistem kerja ini terkadang masih menjadi momok yang menakutkan, terutama bagi perusahaan yang masih terbiasa dengan sistem bekerja dari kantor (work from office). Mulai dari koordinasi yang kurang berjalan lancar, hingga pendapatan bisnis yang menurun menjadi hal yang harus diatasi perusahaan-perusahaan tersebut. Untuk itu, para pelaku bisnis harus dapat menemukan formula yang tepat untuk dapat mempertahankan efektivitas kerja para karyawannya, sehingga operasional perusahaan dapat tetap berjalan seperti biasanya.
Hal tersebut juga menjadi pembahasan dalam acara webinar #DSTalk yang diadakan pada Rabu (19/8) lalu. Dengan mengusung topik “Optimizing Business Revenue Through Work Efficiency”, webinar ini membahas bagaimana penggunaan project management tools yang tepat dapat mendukung terciptanya kerja yang efektif dan efisien, sehingga dapat mengoptimalkan pendapatan suatu bisnis. Webinar ini juga turut mengundang Vina Fitria (Head of Project Management DANA) dan Suryanto Lee (Senior Professional Service Consultant Lark) sebagai pembicara.
Adaptasi Terhadap Perubahan Pola Kerja
Perubahan pola kerja menjadi remote working ini sebenarnya bukanlah suatu hal yang benar-benar baru. Banyak perusahaan yang telah menerapkan sistem ini sebelumnya, namun pandemi COVID-19 ini mempercepat proses perubahannya. Menurut Suryanto Lee, sistem kerja ini sendiri juga akan menjadi cara kerja yang tetap digunakan dalam waktu yang lama.
“Kami di LARK percaya bahwa kerja jarak jauh ini bukanlah hal yang sementara karena pandemi covid-19, tapi adalah sesuatu yang akan tetap bersama dengan kita untuk waktu yang lebih lama.” ujar Suryanto.
Suryanto juga turut memaparkan tiga alasannya menanggap remote working menjadi suatu perubahan yang tak terelakkan. Pertama, tenaga kerja kini semakin banyak datang dari generasi milenial. Generasi yang percaya bahwa jam kerja yang lebih fleksibel (salah satunya akibat remote working) dapat meningkatkan produktivitas mereka. “Millennials ini buat perusahaan akan melakukan adjustment, yang tadinya nggak mendukung kerja jarak jauh, sekarang mungkin melakukan perubahan untuk mendukung hal itu.” tambahnya.
Selanjutnya, Ia juga memaparkan alasan yang kedua adalah adanya kemajuan teknologi yang membuat pengalaman kerja remote menjadi semakin mudah. Teknologi video conference contohnya, mungkin dulu teknologi ini hanya dimiliki oleh perusahaan-perusahaan besar, tetapi sekarang sudah dapat dimiliki oleh siapa saja. Terakhir, Ia juga menyoroti bahwa banyak perusahaan Indonesia yang kini mulai melakukan ekspansi internasional. Hal ini membuat perusahaan-perusahaan tersebut akan membutuhkan koordinasi dengan kantor luar negeri dan tenaga kerja internasional yang dimiliki secara jarak jauh.
Meski begitu, Suryanto juga menjelaskan bahwa adaptasi terhadap perubahan baru ini memang tidaklah mudah. “Banyak sekali yang perlu kita adaptasi, baik dari segi alat komunikasi, maupun alur komunikasi yang baru.” tambahnya.
Pentingnya Peran Aplikasi Project Management
Salah satu adaptasi yang harus dilakukan saat mulai bekerja secara remote adalah menggunakan aplikasi yang dapat membantu tim melakukan project management secara jarak jauh. Dengan menggunakan aplikasi project management yang tepat, tim tetap dapat tetap on-track untuk memenuhi berbagai objektifnya.
Hal ini juga senada dengan pendapat Vina Fitria yang mengatakan bahwa pemilihan project management tools yang tepat dapat membawa impact yang besar dalam cara bekerja saat remote working. Namun, Ia juga menambahkan pentingnya bagi seorang project manager untuk mengetahui platform apa yang harus digunakan, karena terlalu banyak pilihan akan membuat anggota tim bingung. Ada beberapa fitur penting yang harus diperhatikan dalam pemilihan platform tersebut, yaitu collaboration, flexibility, real-time reporting, simple to use, document management tools, mobile connectivity, serta clear and transparent.
Dalam presentasinya, Vina menjelaskan tools tersebut harus dapat memudahkan para anggota tim untuk dapat saling berkolaborasi dalam mengerjakan tugas serta memiliki fleksibilitas platform yang memudahkan penggunanya. Fitur real-time reporting juga perlu diutamakan, karena fitur ini dapat mempermudah seorang project manager untuk dapat mengetahui progres pengerjaan proyeknya secara terintegrasi. Selain itu, fitur kolaborasi yang dimiliki juga harus mendukung pengerjaan tugas atau dokumen bersamaan secara real-time.
“Make sure tools tersebut bisa sync across all team members and devices whenever we need.” tambah Vina.
Berbagai macam fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam melakukan project management juga diakui Suryanto menjadi hal yang diutamakan oleh Lark. Untuk itu, mereka juga memberikan fitur-fitur tersebut dalam satu aplikasi, sehingga pengguna tidak perlu bergonta-ganti aplikasi untuk memanfaatkan fitur-fitur tersebut. Hal ini dilakukan untuk memberikan para pengguna pengalaman yang seamless hanya dalam satu aplikasi.
“Bukan hanya aplikasi yang berbeda ada di satu ranjang, tapi all-in-one integrated experience” ujar Suryanto.
Dapat Menjaga Produktivitas dan Dorong Revenue Bisnis
Salah satu efek positif yang diharapkan setelah perusahaan dapat beradaptasi dengan pola kerja remote working dengan baik adalah terjaganya produktivitas. Dengan begitu, para karyawan tetap akan memberikan kinerja terbaiknya meski dihadapkan dengan akses interaksi yang terbatas. Produktivitas tersebut diharapkan dapat mendorong adanya peningkatan pendapatan perusahaan walau harus tetap harus menjalankan bisnisnya di masa sulit seperti ini.
“Being productive can help any company improve its performance and better utilise its human resources.” terang Vina.
Selain itu, Vina juga menuturkan bahwa hal tersebut juga akan membantu perusahaan untuk menghemat waktu, tenaga, dan biaya yang harus dikeluarkan. Sehingga lewat kemajuan teknologi tersebut, operasional perusahaan dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
“Tools itu sebenarnya seharusnya membuat kita bekerja lebih efektif dan efisien, bukan justru membebani kita.” tambahnya.
Proses adaptasi bagi tiap perusahaan mungkin berbeda-beda, tetapi dengan menggunakan project management tools yang dapat mendukung seluruh kebutuhan remote working, dianggap dapat membantu perusahaan-perusahaan tersebut tetap memiliki pemasukan yang optimal. Dengan begitu, proses adaptasi dapat berjalan dengan lebih baik baik, tanpa perlu khawatir adanya pengurangan produktivitas saat harus bekerja secara remote.
Taskeo merupakan SaaS manajemen proyek dan automasi yang membantu bisnis untuk mengelola pekerjaan dan timnya. Tahun ini mereka mulai mencoba menjamah pangsa pasar di Indonesia. Kepada DailySocial, CMO Taskeo Agnieszka Kasperek mengungkapkan, Taskeo telah berevolusi sejak pertama kali didirikan oleh Founder & CEO Kamil Kwiecień di Estonia tahun 2017 lalu.
Ia pun menuturkan, pada awalnya layanan tersebut ditujukan untuk manajemen proyek khusus tim yang bekerja secara remote. Namun seiring berjalannya waktu, fitur terus ditambah dan sekarang turut menyasar bisnis kantoran.
“Faktanya, sebagian besar dari tim Taskeo adalah orang Indonesia. Ini memberikan kami wawasan unik tentang masalah yang dihadapi pemilik bisnis lokal dan memungkinkan kami untuk membuat alat yang akan memenuhi kebutuhan spesifik untuk pasar Indonesia,” kata Agnieszka.
Taskeo juga mencoba mendesain layanannya untuk bisa mengakomodasi kebutuhan manajemen proyek secara menyeluruh. Hal ini diklaim menjadi nilai lebih yang ditawarkan, pasalnya biasanya dengan aplikasi SaaS tertentu pengguna tetap harus mengintegrasikan dengan layanan lain agar mendapatkan fasilitas yang komplit.
“Taskeo adalah platform online berbasis langganan yang bertujuan untuk memberikan fleksibilitas paket maksimum. Kami yakin bahwa pengguna kami tidak harus membayar untuk fitur yang tidak mereka gunakan. Itulah sebabnya kami memperkenalkan kemampuan untuk menggabungkan dan mencocokkan modul dan rencana untuk memberikan paket yang tepat yang dibutuhkan pelanggan kami,” kata Agnieszka.
Di Indonesia, Taskeo memiliki target untuk menjangkau bisnis seperti firma hukum, agensi, perusahaan konsultan, dan startup teknologi yang belum menemukan manfaat dari manajemen komputasi awan dan transformasi digital. Perusahaan juga siap memberikan bantuan kepada mereka yang tertarik untuk beralih ke manajemen bisnis tanpa kertas (paperless) sesuai dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Saat ini Taskeo mengklaim telah memiliki 10 klien di Indonesia dan telah menempatkan tim lokal untuk beroperasi.
Selain di Indonesia, Taskeo juga telah beroperasi di negara seperti Jepang, Malaysia, United Kingdom (UK), Polandia, Estonia, Singapura dan Kanada.
Sebenarnya layanan manajemen proyek seperti ini sudah ditawarkan oleh banyak sekali perusahaan. Di kancah global, ada produk-produk yang lebih populer digunakan seperti Asana, Trello, Monday, dan sebagainya. Sementara untuk pemain lokal, salah satunya Synergo, SaaS HR-tech yang telah dilengkapi dengan sistem manajemen proyek.
Synergo, startup SaaS penyedia solusi SDM, membuat rangkaian sistem teranyar yang dapat memfasilitasi kerja remote semakin meningkat di tengah kebijakan kerja dari rumah diberlakukan. Selama ini penerapan sistem yang terpisah-pisah, alih-alih memaksimalkan pekerjaan justru bisa menurunkan kinerja karyawan.
Sistem tersebut dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang tak lain adalah target pengguna dari Synergo. Dalam perjalanannya, sejak didirikan pada awal 2017, perusahaan fokus pada pengembangan fitur Performance dan Appraisal. Lalu perlahan masuk ke E-Learning, KPI Tracking, Project Management, dan Chat for Work.
Kini Synergo memperkenalkan diri dengan produk terbarunya sebagai Integrated Business Software dengan membuat sistem yang diberi nama Workflow Management System. Fungsinya untuk mengubah berbagai aplikasi penunjang kerja yang biasa dipakai perusahaan seperti Trello, Slack, Salesforce, Asana, dan Dropbox.
“Sehingga perusahaan tetap bisa menjalankan bisnisnya dengan baik dan normal meski seluruh karyawan bekerja dari rumah,” ucap Co-Founder & CEO Synergo Domenico Tukiman kepada DailySocial.
Di dalam Workflow tersebut, Synergo mengakomodir kebutuhan perusahaan untuk memantau jam kerja karyawan secara real time melalui fitur clock-in/clock-out. Karyawan cukup melakukan selfie melalui smartphone dan Background Tracking berbasis GPS dari Synergo akan otomatis mencatat absensi dan di-approve oleh atasannya secara online.
Fitur lainnya adalah SygoChat untuk permudah komunikasi antar tim. Berikutnya, manajemen proyek dengan memanfaatkan kanban board yang dapat digunakan tim untuk mengakses semua data yang ada, serta memonitor tugas karyawan secara lebih efektif melalui SygoChat.
“Dalam waktu dekat kami akan meluncurkan fitur tambahan yakni video dan voice call. Sekarang tengah memasuki tahap beta testing dan akan segera bisa digunakan dalam waktu dekat. Kami harapkan tambahan fitur ini, Synergo semakin dapat melengkapi kebutuhan para pelaku bisnis untuk menjaga produktivitas karyawan.”
Rencana berikutnya
Domenico melanjutkan, solusi SaaS yang ditawarkan Synergo di tengah pandemi memberi dampak terhadap bisnis perusahaan. Tanpa merinci lebih detail, dia mengaku sejak tiga minggu terakhir, jumlah pengguna Synergo yang melakukan self sign up naik 10 kali lipat.
Untuk mengakomodasi lonjakan, perusahaan akan permudah alur self sign up yang lebih mudah agar lebih banyak yang bergabung. Pengguna Synergo datang dari perusahaan skala kecil hingga besar. Beberapa namanya adalah Astra, Ciputra, Bina Nusantara, Elnusa, AEON Credit, Lion Wings, dan Vivere.
Di samping itu, dia mengungkapkan perusahaan sedang mencari putaran pendanaan baru untuk terus mengembangkan produk dan fitur agar semakin seamless. Sebagai catatan, Synergo mengantongi pendanaan pada tahun yang sama di saat mereka berdiri dari East Ventures dengan nominal dirahasiakan.
Selain fitur video dan voice call, perusahaan akan mengembangkan aplikasi yang akan mengintegrasikan layanan e-commerce, POS, accounting, dan lainnya. “Synergo menjadi Communication Hub utama dalam melakukan kontrol bisnis secara menyeluruh,” tutupnya.
Era digital yang dinamis, menuntut perusahaan untuk cepat berinovasi membuat produk yang dapat menjawab kebutuhan konsumen dan dirilis dalam waktu singkat. Cara ini untuk menjawab bupaya perusahaan agar tetap terdepan dibandingkan kompetitor.
Ada banyak metodologi yang dapat dipakai untuk mengakomodasi proses pembuatan produk tersebut hingga sampai ke tangan konsumen. Ini disebut fase delivery, setelah proses design thinking selesai.
Dalam fase ini, Anda akan menghadapi tantangan bagaimana mengimplementasikan produk dengan cepat, efisien, atau dikenal dengan teknik agile. Teknik ini sekarang kian tenar karena dipakai untuk proyek kompleks, disebut dengan istilah scrum.
Scrum dibuat oleh Jeff Sutherland dan Ken Schwaber yang merupakan seorang pengembang pada medio tahun 1990-an di Amerika. Berkat temuannya ini, bisa menggiring perusahaan teknologi seperti Amazon, Google, dan Facebook menjadi raksasa sampai sekarang.
Kepada DailySocial, Head of Department Digital Growth Asset Telkomsel Wisnu Ario Supadmono memaparkan, scrum adalah tahap lanjutan dari design sprint. Bedanya, design sprint adalah fase penemuan (discovery) dari ide yang cepat hingga menjadi prototipe.
Sementara, scrum adalah fase delivery dari prototipe hingga menjadi produk yang bisa digunakan konsumen. Ia dikenal sebagai kerangka kerja yang memungkinkan perusahaan mengawal pembuatan produk yang kompleks, tapi adaptif dengan perubahan pasar sehingga punya nilai tinggi bagi konsumen.
“Scrum ini adaptif terhadap perubahan, tapi dengan kualitas yang bagus, developer pun happy karena enggak akan bingung. Teknik ini mengakomodir success fast fail fast,” terang dia.
Dalam era yang dinamis, sambungnya, tidak ada produk yang langsung sempurna. Maka yang bisa dilakukan adalah meluncurkan minimum viable product (MVP), tetapi yang sudah bisa memecahkan masalah terbesar dari konsumen. Proses iterasi secara bertahap dari waktu ke waktu agar dapat selalu mengikuti kemauan pasar yang bergerak cepat.
Dia mencontohkan, implementasi scrum yang dapat dilihat jelas adalah revolusi Gojek. Dari awalnya hanya menyediakan layanan ojek online, kini sudah menyentuh vertikal bisnis lintas industri.
Pemahaman awal tentang scrum
Mengapa harus scrum? Apakah ada metode lain yang bisa digunakan. Tentu saja ada, contohnya adalah kanban dan waterfall. Keduanya masih dapat dipakai tergantung kompleksitas proyeknya.
Kerangka kerja scrum lebih banyak digunakan untuk proyek kompleks dengan dinamika perubahan yang dinamis. Sebab ia adaptif dengan perubahan, sehingga bisa menyesuaikan apabila ada syarat (requirement) yang perlu ditambahkan. Scrum membutuhkan waktu paling lama sebulan hingga MVP siap dipakai konsumen.
Sedangkan waterfall, misalnya, seluruh syarat sudah dikunci sejak awal perancangan tidak boleh berubah sampai ia jadi. Apabila inovasi di ubah di tengah jalan, ia tidak seadaptif scrum, malah membuat pengembang jadi kelimpungan sebab harus mengubah dari awal.
Tapi kondisi ini tidak serta merta membuat scrum lebih unggul daripada waterfall. Ada kondisi tertentu, kalau memakai scrum justru jadi lebih makan waktu. Waterfall cenderung lebih cocok untuk proyek simpel dengan syarat yang fixed.
“Di tempat kami, waterfall masih dipakai, kita kombinasikan karena metode ini enggak salah juga buat project-project yang requirement-nya fixed. Memang bagusnya pakai waterfall, contohnya seperti sesuatu yang sudah menjadi rutinitas.”
Dari revolusi layanan Gojek, menjadi gambaran jelas. Apabila suatu perusahaan membuat aplikasi yang kompleks seperti super apps, maka akan sulit mendapatkan syarat yang pasti. Ini bukan karena kesalahan pengembang atau pemilik produk (product owner) karena tidak bisa membuatnya, melainkan mengikuti kebutuhan pasar yang dinamis.
“Biasanya developer kalau di tengah jalan tiba-tiba berubah, mereka akan pusing. Tapi scrum menganulir itu, mau berubah kapanpun tidak masalah, meski banyak yang diubah, kualitas akan tetap baik.”
Mengambil dari ilustrasi di atas, membuktikan ada perbedaan kerangka kerja antara scrum dan waterfall. Ada solusi yang ingin diberikan moda transportasi yang cepat buat konsumen.
Perjalanan untuk menjawab solusi di atas ada perbedaan cara. Untuk waterfall, syarat yang diminta pemilik produk sudah jelas, ialah membuat mobil. Tahapan awalnya adalah dengan menyusun posisi ban mobil, kerangka mobil, hingga jadi mobil yang bisa dipakai.
Tapi, di dalam scrum justru tidak langsung membuat mobil, melainkan membuat skateboard sebagai MVP dengan maksud mempermudah konsumen sampai ke tempat yang dituju. Pengembangan berikutnya adalah membuat setang, perlahan berkembang jadi sepeda, motor, hingga akhirnya mobil setelah berkali-kali meminta masukan dari konsumen.
“Kita enggak tahu di tengah jalan ternyata maunya konsumen bukan mobil tapi cukup sepeda. Kita bisa berhenti di situ, bila konsumen kasih masukan, bisa belok buat sepeda listrik.”
“Kalau waterfall, setelah mobil jadi baru bisa terima masukan, padahal prosesnya sudah lama. Tapi di scrum, dari MVP bisa langsung dicoba konsumen, kalau gagal bisa berhenti,” sambungnya.
Proses kerja dalam scrum
1. Nilai penting scrum
Dalam kerangka kerja scrum, ada lima nilai penting yang harus dijunjung tinggi oleh tim. Kelima itu adalah komitmen, keberanian, fokus, keterbukaan, dan menghormati. Ketika ini dijunjung, maka tiga pilar penting dalam scrum, yakni transparansi, inspeksi, dan adaptasi bisa lebih hidup dan rasa percaya antar anggota tim lebih terjaga.
2. Susunan tim
Tim scrum biasanya terdiri dari pemilik produk (product owner), tim pengembang, dan scrum master. Sama seperti design sprint yang memerlukan sprint master sebagai fasilitator, memastikan supaya proses scrum terjadi. Minimal satu tim terdiri dari enam sampai sembilan orang.
Disarankan juga, sebaiknya scrum master harus memiliki sertifikat yang dikeluarkan lembaga resmi, seperti Scrum Alliance. Apabila tidak ada, agak disangsikan karena kemungkinan memberikan hasil yang berbeda. Semangat scrum itu sendiri adalah memastikan bahwa maksimal dalam waktu satu bulan produk MVP bisa dirilis ke pasar.
Sertifikat ini bersifat terpisah dari sprint master. Artinya, tidak perlu mengambil sertifikat jadi sprint master sebelum mengajukan scrum master, sebab keduanya ini adalah dua hal yang berbeda.
“Bisa dipilih, kalau sekop pekerjaannya end to end dari fase discovery sampai delivery, sebaiknya iya. Tapi kalau hanya salah satunya scoop-nya, cukup ambil salah satu tergantung kebutuhan dari pekerjaannya.”
Orang yang menjadi scrum master setidaknya disarankan punya pengalaman sebagai pengembang agar dia paham bagaimana cara tim pengembang bisa bekerja secara optimal.
Kembali soal tim, mereka bekerja secara mandiri dan lintas fungsi (cross function). Bebas untuk memilih cara terbaik dalam menyelesaikan pekerjaannya tanpa diperintah orang lain di luar tim. Lintas fungsi ini maksudnya semua anggota tim punya semua keahlian yang dibutuhkan tanpa bergantung pada orang lain di luar tim.
Pemilik produk
Sumber : Romanpichler
Ia adalah orang yang bertanggung jawab untuk memaksimalkan nilai bisnis dari produk yang dihasilkan tim pengembang. Ia juga adalah satu-satunya orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan product backlog. Tanggung jawab tersebut meliputi, menyampaikan isi product backlog item secara jelas, memilih prioritasnya untuk mencapai misi dengan cara terbaik.
Berikutnya, mengoptimalkan nilai bisnis dari pekerjaan yang dilakukan tim pengembang, memastikan agar product backlog dapat dilihat, transparan, dan jelas untuk semua pihak, dan memastikan tim pengembang memahami product backlog item hingga batas tertentu.
Wisnu juga menyarankan sebaiknya pemilik produk punya kemampuan discovery selayaknya dalam design sprint. Ini berguna untuk membantunya dalam mengambil keputusan yang lebih mantap atas produk apa yang ingin dibuat.
Tim pengembang
Di dalam tim ini berisi front end engineer, back end engineer, UI/UX engineer, quality assurance, system analyst, dan software tester. Mereka bekerja secara mandiri, diberi wewenang oleh tim untuk menyusun dan mengelola pekerjaan mereka sendiri. Hasil sinergi dari tim ini akan mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas secara keseluruhan.
Meski produk yang akan dirilis adalah punya pemilik produk, tapi tim pengembang bisa mempertanyakan apakah prioritas yang ia ingin penting atau tidak. Diskusi ini diharapkan membuat kedua belah pihak saling transparan satu sama lain.
Karakteristik yang diberikan scrum untuk tim pengembang adalah mereka kerja mandiri, tidak ada satu orang pun, termasuk scrum master, yang mengarahkan bagaimana memanifestasikan product backlog menjadi gabungan fungsionalitas yang berpotensi untuk dirilis.
Mereka juga bersifat lintas fungsi, punya semua keahlian yang diperlukan untuk membuat increment; tidak ada jabatan dan pengelompokkan, terlepas dari jenis pekerjaan yang mereka kuasai; setiap orang bisa saja memiliki keahlian khusus di bidang tertentu, tapi tanggung jawab adalah milik seluruh anggota tim.
Idealnya jumlah tim ini tidak kebanyakan atau terlalu sedikit, demi memastikan tim tetap lincah. Pastikan jumlah anggota cukup untuk menyelesaikan pekerjaan secara signifikan. Kalau kurang dari tiga orang maka interaksi semakin berkurang dan tingkat produktivitasnya lebih rendah. Pada akhirnya berdampak pada hasil increment.
Scrum master
Scrum master adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengenalkan dan memandu proses, teori, praktik, aturan, dan tata nilai scrum agar berkualitas dan memberikan hasil maksimal. Ia bisa dikatakan sebagai ahli scrum yang direkrut oleh perusahaan, jika tidak ada talenta di bidang scrum, untuk memandu proses scrum yang digelar oleh mereka.
Scrum master bisa disebut juga sebagai agile coach atau servant leader karena menjadi penengah untuk pihak-pihak yang ia layani. Mulai dari pemilik produk. Scrum master memastikan tujuan, ruang lingkup, dan ranah produk dipahami sebaik mungkin oleh semua orang di dalam tim; menemukan teknik yang paling efektif untuk mengelola product backlog.
Membantu tim scrum memahami perlunya product backlog item yang jelas dan padat; memastikan product owner paham bagaimana mengelola product backlog yang memaksimalkan nilai bisnis; memahami dan mempraktikkan agility; dan memfasilitasi acara-acara scrum.
Berikutnya untuk melayani tim pengembang, membimbing tim agar dapat mandiri dan lintas fungsi; membantu tim menghasilkan produk bernilai bisnis tinggi; menghilangkan hambatan yang memperlambat perkembangan pekerjaan tim; membimbing tim pengembang di organisasi, di mana scrum belum sepenuhnya dipraktikkan dan dipahami.
Terakhir, melayani perusahaan, untuk memimpin dan membimbing organisasi dalam penggunaan scrum; merencanakan implementasi scrum dalam organisasi; membantu karyawan dan pemilik kepentingan untuk memahami dan menggunakan scrum dan pengembangan produk secara empiris, dan sebagainya.
3. Proses scrum
Scrum memiliki beberapa kerangka kerja yang wajib dilaksanakan untuk menciptakan keberlanjutan dan mengurangi gesekan lain yang bukan bagian dari scrum. Setiap prosesnya punya batasan waktu maksimal. Ketika sprint dimulai, durasinya tidak bisa dipersingkat ataupun diperpanjang. Berikut urutannya:
Pembuatan product backlog
Proses pembuatan product backlog untuk informasi produk adalah daftar yang sudah diurutkan semua hal yang telah diketahui hingga saat ini. Isi, ketersediaan, dan urutan dari product backlog merupakan tanggung jawab sepenuhnya pemilik produk.
Product backlog berisi pengalaman cerita konsumen yang sudah dirumuskan terlebih dahulu supaya terbayang interaksi yang akan dilakukan. Karena berbasis pengalaman konsumen dan perubahan pasar, isi product backlog terus berevolusi mengikuti arah.
Oleh karenanya, sebuah product backlog ini tidak pernah tuntas. Selama produk masih ada, maka product backlog juga akan selalu ada.
Di samping itu, product backlog terdapat daftar dari seluruh fitur, fungsi, kebutuhan, peningkatan, dan perbaikan yang perlu diterapkan terhadap produk pada perilisan mendatang.
Ia juga dilengkapi informasi penting deskripsi, urutan, estimasi, dan nilai bisnis. Deskripsi meliputi keterangan pengujian produk yang akan menjadi bukti ketuntasan ketika product backlog item dinyatakan selesai.
Sprint planning
Sprint planning adalah perencanaan sebelum sprint yang dilakukan secara kolaboratif oleh seluruh anggota tim scrum. Kisaran waktu kerjanya bervariasi ada yang delapan jam sehari atau lebih, untuk sprint yang berdurasi satu bulan. Untuk sprint yang lebih singkat, maka alokasi waktunya juga akan lebih singkat.
Scrum master bertugas untuk memastikan tahap ini dilakukan dengan baik agar peserta paham tujuannya. Ia juga memberitahu tim untuk menjaga sprint planning tetap dalam batasan waktunya.
Sprint planning berguna untuk menjawab berbagai pertanyaan penting. Misalnya, apa yang dapat dimasukkan ke dalam increment dari sprint? dan bagaimana tim menyelesaikan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menghantar increment?.
Biasanya tim pengembang mulai merancang sistem dan apa saja yang perlu dikerjakan untuk mengubah product backlog menjadi increment yang berfungsi. Saat sprint planning, tim scrum juga menentukan objektif atau sprint goal.
Sprint goal akan dicapai selama sprint melalui implementasi product backlog dan menyediakan panduan untuk tim pengembang dalam mengembangkan increment. Pada akhirnya, sprint planning akan menghasilkan sprint backlog, yakni daftar pekerjaan dan bobotnya yang akan dikerjakan oleh tim pengembang saat sprint.
Sprint
Proses ini adalah jantung dari seluruh rangkaian scrum. Sprint adalah proses pembuatan produk atau layanan sampai digunakan konsumen dan berpotensi untuk dirilis dengan batasan waktu maksimal satu bulan. Sprint memiliki durasi yang konsisten sepanjang daur hidup pengembangan produk.
Satu sprint dapat langsung dimulai setelah sprint sebelumnya selesai. Sehingga, maksimal dalam satu bulan, perusahaan bisa merilis produk yang dibuat melalui proses scrum.
Wisnu mengingatkan ada beberapa hal yang perlu diingat saat sprint. Diantaranya, tidak boleh ada perubahan yang mengancam sprint goal; tingkat kualitas tidak boleh menurun; ruang lingkup dapat diklarifikasi dan dinegoisasi ulang antara pemilik produk dan tim pengembang setiap ada hal baru yang mereka pelajari.
Karena waktu maksimal tiap sprint adalah satu bulan, peran tim scrum sangat penting untuk melakukan slicing produk mana yang masuk ke MVP, tapi bisa membawa dampak positif bagi konsumen. Ada kondisi anomali, jika sprint tiba-tiba dibatalkan, yang mana otoritasnya hanya dipegang oleh pemilik produk.
Daily meeting scrum
Di sini adalah kegiatan di mana tim pengembang dengan batasan waktu 15 menit dan wajib dilakukan setiap hari selama sprint berlangsung. Tujuannya adalah untuk mengetahui pembaruan yang akan dicantumkan di scrum board. Tim pengembang juga memberi tahu rencana kerja mereka untuk sehari ke depan.
Kegiatan ini dapat mengoptimalkan kolaborasi dan performa dari tim dengan melakukan inspeksi pada scrum sebelumnya. Selain itu, untuk mengetahui estimasi pekerjaan di tahap selanjutnya di dalam sprint.
Dengan demikian, product owner dapat secara langsung melihat progres produknya tanpa harus membebani tim pengembang dengan menghujani berbagai pertanyaan. Dampaknya apabila tim pengembang terlalu di-push adalah mereka tidak bisa memberikan hasil yang maksimal.
“Dari pengalaman saya, product owner mengatakan bahwa scrum ini jadi jelas, semuanya transparan. Developer bisa dapat transparansi apa yang diinginkan product owner, begitupun sebaliknya. Jadi no hidden agenda.”
Daily scrum berguna untuk meningkatkan kualitas komunikasi tim, mengeliminasi pertemuan lain yang tidak perlu, mengidentifikasi hambatan yang harus dihilangkan, menyoroti dan mendukung pengambilan keputusan secara cepat, dan meningkatkan tingkat pengetahuan dari tim pengembang.
Setiap daily scrum, biasanya tim pengembang akan memindahkan backlog di scrum board apabila ada progres yang signifikan.
Sprint review
Sprint review diselenggarakan di akhir sprint untuk menginspeksi increment dan mengadaptasi product backlog bila diperlukan. Saat sprint review, tim scrum dan pemegang kepentingan berkolaborasi untuk meninjau apa yang diselesaikan di sprint.
Berdasarkan hasil tinjauan tersebut dan perubahan product backlog di dalam sprint, seluruh tim berkolaborasi menentukan langkah selanjutnya untuk mengoptimalkan nilai bisnis. Biasanya pertemuan ini bersifat informal, bukan seperti daily scrum.
Presentasi increment diperlukan guna mendapat umpan balik dan mengembangkan kemampuan kolaborasi. Pertemuan ini dilakukan paling lama empat jam untuk sprint berdurasi satu bulan.
Di dalam sini, kegiatan yang dilakukan diantaranya penjelasan product backlog item yang sudah selesai dan yang belum selesai oleh product owner; lalu keadaan product backlog hingga saat ini; dan memproyeksikan target dan tanggal penghantaran produk berdasarkan perkembangan hingga hari ini apabila ditanyakan.
Dari sisi tim pengembang, mereka bertugas untuk menjelaskan apa yang berjalan baik sepanjang sprint, masalah yang mereka hadapi, dan solusinya; mendemostrasikan pekerjaan yang telah selesai dan menjawab pertanyaan-pertanyaan mengenai increment.
Seluruh tim, dan hadirin lainnya yang diundang product owner seperti pemegang kepentingan utama, berdiskusi mengenai apa yang akan dilakukan selanjutnya untuk sprint planning berikutnya; meninjau keadaan pasar atau potensi penggunaan produk yang mungkin telah berubah, dan hal apa yang paling bernilai untuk dikerjakan selanjutnya.
Sprint retrospective
Ini adalah acara bagi tim scrum untuk menginspeksi diri sendiri dan membuat perencanaan mengenai peningkatan yang akan dilakukan di sprint berikutnya. Acara ini dilakukan setelah sprint review dan sebelum sprint planning berikutnya maksimal empat jam.
Tujuan akhir yang ingin disasar dari sprint retrospective adalah wadah untuk mengeluarkan hal-hal yang mengganjal dalam melakukan proses sprint dengan nuansa positif demi perbaikan ke depannya.
Wisnu menerangkan di sini, semua orang boleh mengeluarkan unek-uneknya dan menyampaikan tidak suka sama siapa. Tapi uniknya dengan scrum, teknik penyampaiannya atau framing-nya dibuat terdengar positif.
“Di sini semua orang dipaksa untuk terbuka. Tapi sebelum diutarakan ke orang yang bersangkutan, harus di-brief terlebih dahulu oleh scrum master untuk diarahkan menjadi framing positif. Orang yang dituju bakal merasa tim care dengan dia karena diberikan solusi, bukan asal menyalahkan saja.”
Penutup
Seluruh rangkaian scrum, mulai dari pembuatan user journey, pembuatan product backlog, proses sprint planning untuk memilih prioritas product backlog yang akan menjadi sprint backlog, melakukan sprint maksimum satu bulan, daily scrum setiap hari selama 15 menit, sprint review, sprint restrospective, dan perilisan produk. Jam kerjanya pun masuk kategori normal, maksimal delapan jam setiap hari.
Wisnu menerangkan seluruh kerangka kerja ini harus dilakukan secara disiplin, tidak boleh satupun sesi yang dihilangkan demi memastikan perilisan produk tetap sesuai dengan target awal.
Meski tenggat maksimal sprint adalah satu bulan, ada kondisi anomali yang memaksa untuk ditoleransi hingga harus diperpanjang. Wisnu menyebut kondisi tersebut memang ada kemungkinannya bakal terjadi. Malah dari pengalamannya, pernah sampai diperpanjang tambahan satu bulan.
Toleransi ini penting karena saat sprint perdana dalam MVP harus punya fondasi yang kuat untuk keberlangsungan suatu produk, sehingga wajar bila ini adalah masa terberat. MVP adalah fondasi untuk menjawab pertanyaan dasar ‘Apakah benar solusi yang Anda tawarkan bisa memuaskan kebutuhan user yang paling dasar?.’
Selain perilisan produk dan inovasi bisnis bisa lebih cepat dan adaptif, metode scrum juga memiliki kemungkinan gagal yang lebih kecil dibanding kerangka kerja lainnya, seperti waterfall sebagai contoh yang paling familiar. Scrum memperkecil kegagalan produk dan inovasi saat diluncurkan ke pasar.
“Kalaupun ujung-ujungnya fail, ya enggak apa-apa kan ini terjadinya dalam waktu dua bulan saja. Ini success fast fail fast,” pungkasnya.
Manajemen proyek selalu membawa segenggam tantangan dalam setiap pelaksanaannya. Beberapa tahun terakhir bisnis digital tumbuh secara signifikan, demikian duga dengan manajemen proyek. Menjadi lebih rumit. Di sisi lain perkembangan teknologi memberikan dampak positif, seperti hadirnya banyak perangkat lunak yang mampu memudahkan dalam pengelolaan proyek dan manajemen data. Salah satu pendekatan teknologi yang paling populer untuk ini adalah big data. Meski demikian proyek-proyek yang menggunakan big data tidak lepas dari permasalahan dan tantangan. Justru tantangannya semakin bervariasi.
Contoh pertama tantangan dari proyek yang menggunakan big data adalah kepastian investasi. Sebelum menjalankan sebuah proyek sudah pasti menyusun anggaran-anggaran yang diperlukan. Salah satunya adalah anggaran penerapan teknologi, big data contohnya. Penerapan teknologi big data ini tidak bisa dikatakan murah, untuk itu harus dipastikan mendapatkan lampu hijau saat di awal proyek. Bukan perkara mudah untuk berinvestasi kepada sesuatu yang belum pasti. Itulah mengapa hal ini masuk kategori tantangan.
Tantangan lainnya ada di bagian ulasan proyek. Tantangan ini sering dijumpai di perusahaan-perusahaan besar yang melakukan pengerjaan proyek serang berkelanjutan dalam rentang waktu yang berdekatan. Untuk masalah ini sebenarnya solusinya bisa diselesaikan dengan perangkat lunak manajemen proyek, tetapi sangat tergantung dengan kualitas perangkat lunak yang digunakan.
Selanjutnya tantangan yang biasa muncul ada di pembagian tugas. Ini sangat penting terutama bagi bisnis dengan anggota tim terbatas. Pembagian porsi tugas harus juga disesuaikan dengan jadwal. Di titik ini sangat dibutuhkan seorang manajer proyek yang sangat mengerti kondisi di lapangan. Termasuk memilih orang yang tepat untuk mengerjakan sebuah tugas. Ini kaitannya dengan kemampuan dan efisiensi waktu pengerjaan proyek.
Ketiga tantangan sebelumnya mungkin terlihat menjadi tantangan secara umum bagi sebuah proyek, tetapi di proyek-proyek yang menggunakan big data tantangan tersebut sering kali muncul. Salah satu yang mungkin muncul dari proyek manajemen big data adalah pengelolaan dokumentasi dan manual.
Dengan big data sejatinya permasalahan-permasalahan ini bisa dengan mudah diatasi, namun tantangannya ada di poin distribusi dan menghubungkan sumber yang tepat kepada orang-orang yang terlibat dengan tugas-tugas tertentu.
—
Disclosure: DailySocial bekerja sama dengan Bigdata-madesimple.com untuk seri penulisan artikel tentang big data.
