Tag Archives: purchasing

Mengenal Purchasing

Apa itu Purchasing: Pengertian, Tugas, Skill dan Alurasi Kerja

Glossary, , ,

Kamu pernah mendengar istilah purchasing? Perusahaan besar biasanya memiliki staff purchasing untuk memenuhi kebutuhan pembelian perusahaan dan membayar jasa dari pihak ketiga. Kegiatan pembelian tersebut sering dikenal dengan purchasing.

Kamu ingin tahu lebih lanjut mengenai purchasing? Simak artikel purchasing berikut ini, ya.

Pengertian Purchasing

Purchasing bisa disebut juga sebagai buyer. Secara umum, purchasing adalah salah satu divisi perusahaan yang tugasnya membeli barang atau membayar jasa dari pihak ketiga guna kebutuhan operasional perusahaan.

Mengingat setiap perusahaan pasti membutuhkan banyak bahan baku atau kebutuhan lain yang berkaitan dengan perusahaan. Apalagi, perusahaan banyak menghabiskan anggarannya untuk keperluan pembelian.

Purchasing harus mampu mencari bahan baku, barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan.

Tugas Purchasing

Dalam melaksanakan pekerjaannya, terdapat beberapa tugas yang harus dikerjakan oleh Purchasing. Berikut tugas Purchasing.

• Melakukan pendataan pengadaan barang dan jasa perusahaan.

• Menyusun kategorisasi pembelian, baik beli putus maupun langganan.

• Meminta approval untuk proses pembelian ke manajemen.

• Melakukan negosisasi dengan supplier untuk meminta penawaran harga.

• Melakukan koordinasi dengan bagian keuangan untuk melunasi pembayaran.

Skill Purchasing

Sebagai seorang purchasing, terdapat beberapa skill yang harus dikuasai. Berikut skill yang harus dikuasai oleh seorang purchasing.

• Memiliki Kemampuan Komunikasi
Seorang purchasing harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik. Pasalnya, purchasing bekerja dan berhubungan dengan banyak orang, terutama vendor dan supplier.

• Mengolah Data
Kemampuan pengolahan data perlu dimiliki oleh seorang purchasing. Purchasing harus mampu mengolah data dan menyusunnya menjadi rapi supaya lebih efisien dalam bekerja. Jadi, jika sewaktu waktu data dibutuhkan mudah dicari.

• Memahami Ms. Office
Ms. Office penting dikuasai seorang purchasing. Mengingat, kegiatan purchasing berhubungan dengan pengolahan digital. Setidaknya purchasing mampu menguasai software Word, Excel, dan Powerpoint.

Alurasi Kerja Purchasing

Terdapat langkah-langkah purchasing untuk melakukan pembelian barang / jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Berikut langkah-langkahnya.

1. Membuat Perencanaan
Biasanya, purchasing perlu menyusun perencanaan terkait kebutuhan perusahaan. Selain itu, purchasing juga harus mampu menyesuaikan anggaran yang ada dengan keperluan yang ingin dibeli agar tidak overbudget.

2. Memilih Supplier
Setelah menyusun perencanaan pembelian, purchasing bertugas untuk menentukan supplier yang tepat. Sebisa mungkin untuk memilih supplier dengan reputasi baik guna meminimalisir terjadinya masalah. Jika dirasa cocok dengan satu supplier tertentu, purchasing bisa mengajukan kerjasama jangka panjang.

3. Melakukan Negosiasi
Selanjutnya, purchasing bertugas untuk mengajukan negosiasi atau penawaran berdasarkan Request for Information (RFI). Jika negosiasi berhasil, purchasing memberikan PO kepada supplier. Nantinya, supplier akan memberikan invoice untuk melakukan proses pembayaran oleh purchasing.

Purchasing bisa dibilang salah satu bagian penting perusahaan. Mengingat tugasnya yang banyak dan memudahkan berbagai divisi yang ada untuk melakukan pembelian barang / jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Semoga artikel di atas bermanfaat, ya!

Dapatkan Berita dan Artikel lain di Google News

General Affair: Mengenal Tugas, Tanggung Jawab, dan Gaji

Glossary, , ,

Membuat sebuah perusahaan tentunya bukan hanya sekadar mencari keuntungan dari penjualan produk atau layanan saja. Perusahaan yang baik pastinya juga akan mendukung kebutuhan operasional karyawannya. Nah, biasanya hal ini dilakukan oleh divisi general affair.

Mungkin beberapa dari kamu masih terasa asing dengan istilah profesi ini. Namun, general affair officer atau general management adalah sebuah divisi yang berada di bawah pimpinan divisi umum atau kepala operasional.

Namun, beberapa perusahaan juga ada yang menggabungkan general affair dengan HRD, atau dengan divisi purchasing.

Apa aja, sih, general affairs job description yang perlu kamu ketahui? Yuk, simak pembahasan berikut!

Apa Itu General Affair?

General affair adalah sebuah divisi yang akan mengurus operasional perusahaan baik operasional rutin atau juga yang tidak rutin. Hal ini karena segala urusan perusahaan baik tujuan, prospek, dan perencanaannya harus memiliki kejelasan yang dibuktikan dengan perencanaan dokumen dan pelaksanaannya. Dengan begitu general affair sangat dibutuhkan.

Sehingga tugas utama general affair adalah sebagai fasilitator atas semua kebutuhan operasional dan logistik perusahaan.  Apabila semua bentuk operasional terpenuhi, maka kinerja karyawan juga akan meningkat.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, pada perusahaan yang sedang berkembang profesi ini juga biasanya tergabung dalam tim HRD atau purchasing.

General affair (GA) akan berkoordinasi dengan anggota divisi untuk memberitahukan dan memastikan tim mereka sudah sesuai dengan standar operasional prosedur perusahaan. Kemudian, GA akan membuat laporan terkait proses penyediaan logistik.

Contoh penyiapan logistik yang berkaitan dengan kebutuhan kerja seperti alat tulis, laptop atau komputer, kursi, meja, pendingin ruangan, dan lainnya.

Tugas General Affair

Setelah mengetahui definisi dari general affair, selanjutnya kamu juga harus mengetahui fungsi atau tugas general. Selain memenuhi kebutuhan operasional perusahaan dan karyawan, dikutip dari laman Hashmicro tugas general affair adalah sebagai berikut:

Menjaga Hubungan Baik

Tugas penting dari general affair adalah menjaga hubungan baik dengan pemasok barang atau jasa. Tugas ini juga termasuk dengan membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan mengajukan keluhan apabila barang atau jasa yang diterima tidak layak.

Dengan adanya hubungan ini bisa berdampak langsung pada produktivitas karyawan dan juga citra perusahaan.

Membuat Laporan berkala

Tugas general affair adalah membuat laporan berkala untuk digunakan dalam rapat anggaran nantinya. Umumnya dalam laporan keuangan ini juga akan terdiri dari aset dan biaya perusahaan untuk menilai efektivitas investasi internal di perusahaan.

Membantu Urusan Perizinan

General affair tentunya akan mengurus segala bentuk perizinan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal.

Tanggung Jawab General Affair

1. Pengadaan Barang

General affair akan memiliki tanggung jawab untuk pengadaan barang perusahaan, seperti melakukan pembelian atau penggantian barang yang sudah memang tidak terpakai. General affair juga harus dapat menekan biaya pengeluaran aset, karena semakin rendah biaya pengadaan barang, maka kinerja divisi GA juga akan berjalan baik.

2. Melakukan Pembelian dan Pembayaran Rutin

General affair akan bertanggung jawab untuk membeli aset perusahaan yang semi permanen atau juga logistik rutin seperti tinta printer, alat tulis kantor, kertas, atau juga barang periodik lainnya.

Kemudian general affair juga akan memiliki tugas untuk melakukan pembayaran berkala seperti tagihan air, listrik, jaringan internet, atau pembayaran lainnya. Namun, perusahaan besar umumnya memiliki sistem otomatis untuk melakukan pembayaran.

3. Memastikan Pembayaran Freelance

Selain karyawan tetap, biasanya sebuah perusahaan juga akan mempekerjakan freelance atau pekerja harian lepas. General affair memiliki tanggung jawab untuk menentukan besaran insentif freelance dan memastikan membayarnya.

4. Menjaga Aset perusahaan

Tanggung jawab general affair selanjutnya adalah menjaga dan mengawasi aset yang telah mereka beli. Hal ini bertujuan agar karyawan perusahaan tidak menggunakannya secara sembarangan.

5. Mengurus Pembukaan Kantor Cabang

Apabila sebuah perusahaan sudah berkembang pesat, biasanya mereka akan membuka kantor cabang untuk menambah tempat operasional agar kinerja lebih baik. Untuk membuka kantor cabang, general affair akan memiliki tugas untuk memutuskan terkait faktor kelayakan hingga perkiraan pendanaan yang sesuai dengan kas perusahaan.

Gaji General Affair

Dikutip dari portal job Indeed, gaji general affair adalah di rentang angka Rp 3,7 juta. Namun, hal ini juga disesuaikan kembali dengan UMR dan pengalaman kerja kamu di bidang general affair. Semakin banyak pengalaman kamu, maka gaji yang akan kamu terima juga akan semakin tinggi.

Jadi, apakah kamu sudah memutuskan untuk terjun langsung ke dunia general affair? Namun, kamu juga perlu melatih skill dan kemampuan yang sesuai dengan pekerjaan tersebut, ya!

DScussion #65: Pergeseran Tren Procurement dan Peranan Bizzy di Segmen Marketplace B2B

Video, , , , , , ,

Tidak hanya ingin dikenal sebagai startup yang menyediakan layanan marketplace B2B untuk suplai perlengkapan dan layanan bisnis, Bizzy memiliki rencana jangka panjang menjadi layanan “Everything for the business” yang mampu mengakomodir berbagai permintaan atau quotation dari korporasi.

Bizzy juga baru saja meluncurkan Bizzy Select dan Bizzy Benefits sebagai portal tertutup untuk startup, korporasi, dan para pegawainya yang berlangganan dengan konsep layanan terdedikasi. Simak wawancara lengkap DScussion dengan Chief Innovation Officer Bizzy Norman Sasono berikut ini.