Perusahaan pasti memiliki banyak data-data administrasi yang memerlukan pengelolaan khusus. Untuk memudahkan perusahaan, data tersebut harus bisa disimpan dengan aman dan mudah dicari dan diakses.

Pada awalnya pengarsipan ini dilakukan secara manual melalui rak arsip, tetapi sekarang perusahaan sudah bisa menggunakan aplikasi arsip digital. Melalui aplikasi manajemen arsip perusahaan akan mendapatkan kemudahan dalam pengelolaan data secara elektronik.

Apa Itu Aplikasi Arsip Digital?

Aplikasi arsip digital adalah sistem yang berfungsi untuk mengelola arsip elektronik secara digital, sistematis, aman, dan tersentralisasi. Tidak hanya menyimpan arsip, dengan aplikasi ini Anda juga bisa mengedit dan membagikan data sesuai kebutuhan.

Aplikasi arsip digital ini hadir untuk mengganti cara pengolahan arsip secara manual. Sistem ini menggantikan manajemen arsip yang masih dalam bentuk kertas. Media kertas sebagai penyimpanan data cukup riskan, karena mudah robek dan hilang. Selain itu pengelolaan secara manual membuat data membutuhkan waktu yang lama untuk dicari, dan tempat yang cukup luas untuk penyimpanan.

Aplikasi arsip digital, membuat kebutuhan administrasi perusahaan semakin mudah. Hal ini karena aplikasi arsip menggunakan server cloud untuk menyimpan data sehingga data akan lebih aman serta mudah dicari dan diakses.

Rekomendasi Aplikasi Arsip Digital

1. Manpro

Manpro merupakan aplikasi arsip digital untuk mengelola dan memanajemen data agar lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini mudah dan cepat digunakan karena memiliki tampilan yang sederhana.

Aplikasi Manpro memiliki beberapa keunggulan, yaitu kapasitas penyimpanan, jumlah pengguna, dan jumlah proyek tidak terbatas. Sehingga aplikasi ini cocok untuk Anda yang memiliki adminstrasi yang kompleks dan membutuhkan banyak orang untuk mengakses.

2. E-Surat

E-Surat merupakan aplikasi yang digunakan untuk mengelola kegiatan surat menyurat. Dengan aplikasi ini akan memudahkan perusahaan Anda hal surat menyurat yang akan jauh lebih cepat penyampaiannya.

Dalam aplikasi E-Surat ini juga memiliki fitur filling cabinet digital yang memudahkan dalam pencarian arsip. E-Surat menyusun surat berdasarkan kode klarifikasi masalah. Data yang tersimpan dalam satu sistem ini akan lebih mudah dicari.

3. Google Docs dan Google Sheet

Dua palikasi ini sudah sangat familiar dan bisa digunkan sebagai arsip digital perusahaan. Produk Google ini bisa mengolah kata, formulir, table, presentasi, dan penyimpanan data. Aplikasi dapat diakses kapan pun dan di mana pun asal terhubung dengan jaringan internet. Dua aplikasi ini bisa digunakan dengan gratis secara terbatas dari segi penyimpananya dengan syarat memiliki akun Gmail.

4. LinovHR

LinovHR merupakan aplikasi yang bisa membantu operasional administrasi perusahaan. Aplikasi ini bisa menyimpan data karyawan dan data perusahaan secara aman, akurat, efektif, dan efisien. LinovHR juga sudah berbasis cloud sehingga mudah diakses.