Asian Games 2018 yang dihelat pada Agustus lalu memang telah berakhir. Namun, pesta olahraga terbesar di kawasan Asia ini juga menyisakan banyak cerita, tak cuma keceriaan para atlet Indonesia yang menggondol medali kemenangan. Salah satunya adalah penanganan ticketing system.

Pada Asian Games kali ini ini, awalnya INASGOC, Indonesia Asian Games 2018 Organizing Committee, menunjuk KiosTIX sebagai partner tunggal ticketing management system. Sementara Blibli.com dan Tiket.com ditunjuk menjadi kanal penjualan resmi tiket Asian Games.

Menjelang akhir acara, INASGOC kemudian menunjuk LOKET sebagai mitra pendukung ticketing management system yang awalnya hanya dilakukan oleh KiosTIX.

LOKET saat ini memiliki tiga bisnis utama, antara lain penyedia teknologi untuk layanan business-to-business (B2B), Go-Tix, dan Loket.com yang merupakan self-service event management platform.

DailySocial berkesempatan mewawancarai VP Marketing LOKET, Mohamad Ario Adimas, tentang bagaimana strategi LOKET menangani sejumlah masalah pada event raksasa tersebut?

Implementasi strategi tailor-made

Menurut penuturan pria yang karib disapa Dimas ini, ada sejumlah kendala yang mendorong INASGOC untuk meminta uluran tangan dari pihak ketiga. Karena alasan kebijakan internal, Dimas tidak dapat mengungkap secara rinci masalah dan strategi yang dipakai saat pelaksanaan Asian Games.

Secara umum, LOKET biasanya menemukan masalah dari dua sumber, yakni temuan tim internal dan informasi pelanggan yang menghubungi customer service. Dari situ, tim internal menjalani beragam stress test untuk uji performa dan uji coba lain sebelum meluncurkan solusi ke konsumen.

Pihaknya juga memiliki catatan berbagai event atau project terdahulu yang dipakai menjadi guidance di masa depan agar dapat perusahaan dapat mengurangi risiko terjadinya kesalahan yang sama.

Dalam kasus ini, Dimas mengungkap ada dua tantangan yang dihadapi saat diminta INASGOC menjadi mitra pendukung ticketing system, yaitu integrasi sistem dan lapangan dan distribusi tiket ke masyarakat.

Berangkat dari hal ini, LOKET menentukan strategi yang akan dieksekusi. Tim LOKET, INASGOC, dan pihak-pihak terlibat lainnya, bertemu langsung dan berdiskusi secara intensif bahkan hingga turun langsung ke lapangan untuk menemukan masalah dan strategi yang tepat.

“Salah satu kelebihan LOKET adalah memiliki strategi tailor-made atau fleksibel sehingga penerapannya dapat sesuai kebutuhan klien atau user. Tentu kami punya SOP dan panduan dasar untuk menganalisis masalah. Namun, dari segi implementasi kerap kali strategi yang kami terapkan dinamis sesuai kondisi di lapangan,” ungkap Dimas.

Kombinasi koordinasi tim solid dan keahlian terstandar

LOKET diminta untuk menjadi centre of ticketing management system, termasuk ticketing management system dan ticketing distribution.

Untuk mengesekusi strategi yang telah ditentukan, pihaknya tak hanya mengandalkan panduan standar dan kerja sama tim, tetapi juga koordinasi yang solid hingga keahlian terstandar.

Ia mencontohkan ketika upacara penutupan Asian Games secara bersamaan terjadi hujan lebat. Masalah muncul karena para pengunjung mulai menumpuk di gate-gate luar dan genangan air mulai meninggi.

Penentuan strategi dapat terlihat dari bagaimana akhirnya proses pembelian tiket secara online mulai tertata hingga manajemen di lapangan yang lebih tertib. Menurutnya, ticketing system dapat berjalan lancar berkat kombinasi dari solidaritas tim, kerja sama, dan keahlian tersandar.

“Berkat koordinasi tim yang solid dan berpengalaman menghadapi situasi tak terduga, kami berhasil memasukkan pengunjung ke gate berikutnya dengan lancar. Pengunjung tetap bisa masuk, berbaris dengan rapi, dan terdata.”

Saling bahu-membahu

Meski diakuinya ada sejumlah masalah, Dimas melihat bahwa di posisi ini, publik tidak bisa sepenuhnya menyalahkan partner sebelumnya. Hal ini karena Asian Games 2018 menampilkan banyak sekali pertandingan dari berbagai macam cabang olahraga (cabor).

Belum lagi, upacara pembukaan Asian Games yang megah membuat ekspektasi terhadap setiap cabor semakin besar. Ini yang mendorong banyak orang ingin memberikan dukungan secara langsung dengan menonton pertandingan.

“Meskipun LOKET diminta untuk menjadi partner intregasi, bukan berarti ini menjadi kesalahan dari partner lama, tidak sama sekali. Ini adalah tanggung jawab yang sangat besar. Bagaimanapun juga kita bekerja bersama untuk Indonesia,” tuturnya.

Malah di akhir-akhir, LOKET juga diminta untuk menjadi kanal penjualan tiket Asian Games.

“Jadi tiket ini dapat dibeli di Blibli, Tiket.com, dan di situs ticketing INASGOC, jadinya [tiket juga bisa dibeli di] asiangames2018.loket.com. Kami menjadi satu sistem terintegrasi,” paparnya.