Pekerjaan sekretaris sering diremehkan oleh sebagian orang. Mereka beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris sangat mudah dan bisa dilakukan oleh siapa saja. Bahkan, sebagian orang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris hanyalah mencatat dan menyalin dokumen.
Sebenarnya anggapan ini salah. Pekerjaan sehari-hari sekretaris cukup luas. Selain itu, diperlukan keterampilan kesekretariatan tertentu yang tidak dimiliki orang lain. Oleh karena itu, dalam artikel kali ini kami akan membahas secara detail tentang berbagai tugas sekretaris yang hingga saat ini belum banyak diketahui orang.
1. Menerima dan Meneruskan Panggilan
Tugas umum sekretaris adalah menerima panggilan telepon dan mengarahkannya ke orang yang tepat. Hal ini berlaku untuk beberapa industri seperti rumah sakit, perkantoran, hukum.
Sekretaris bertanggung jawab untuk menerima panggilan masuk, pesan dan undangan dari klien dan meneruskannya ke agen yang ditunjuk.
Dalam beberapa kasus, sekretaris juga akan mengarahkan panggilan ke orang atau departemen yang diperlukan untuk membantu penelepon mendapatkan informasi yang mereka inginkan.
Misalnya, seorang sekretaris kantor menerima telepon dari mitra perusahaan yang ingin berbicara dengan para eksekutif atau manajemen. Kegunaan telepon adalah untuk menangani hal-hal yang mendesak, maka sekretaris wajib meneruskan permintaan itu kepada penerima.
2. Mengatur dan Mencatat Hasil Rapat
Rapat tidak hanya diikuti oleh jajaran direksi atau divisi tertentu saja. Bahkan, sekretaris sering juga menghadiri rapat perusahaan.
Padahal, sekretaris biasanya tidak memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan saat rapat.Namun, sekretaris memiliki tugas penting untuk mengatur rapat dan mencatat hasilnya.
3. Melakukan Pencatatan Administrasi
Sekretariat juga bertanggung jawab atas dokumen administrasi. Beberapa pekerjaan administrasi yang disebutkan adalah:
• Mencatat kegiatan organisasi
• Memastikan informasi kontak karyawan dan manajer sudah diperbarui
• Membuat log dan laporan dan menyiapkan berbagai dokumen
Selain itu, sekretaris harus memberikan daftar nama dan kontak yang berguna bagi perusahaan, seperti Investor, pemerintah, orang luar, dan karyawan perusahaan lainnya.
4. Memastikan Persyaratan Hukum
Sebagai seorang yang mengarsipkan dokumen, sekretaris juga memiliki tugas untuk memenuhi berbagai persyaratan hukum.
Sekretaris harus memastikan bahwa informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hukum yang dimaksud bukan hanya hukum negara.
Selain itu, sekretaris harus memastikan bahwa setiap dokumen dan keputusan yang diambil tidak jauh dari pelanggaran hukum perusahaan.
5. Menjaga Kegiatan Perusahaan Berjalan Efektif
Sekretaris bertanggung jawab atas kelancaran jalannya perusahaan. Untuk memastikan semuanya berjalan lancar, sekretaris harus membuat agenda dan jadwal.
Jika kamu berperan sebagai sekretaris direktur atau CEO, tugas kamu adalah mengatur jadwal dan agenda kegiatan mereka sehari-hari.
Di beberapa departemen, sekretaris juga membuat jadwal rapat di perusahaan dan menginformasikan kepada semua peserta yang diundang, misalnya pelanggan, vendor, atau pemegang saham.
Selain itu, sekretaris memiliki hak untuk mengontrol staf dan undangan rapat.
6. Menyambut Tamu Pimpinan
Tugas sekretaris perusahaan biasanya untuk menyambut tamu atau pelanggan. Kemudian mengarahkan mereka ke bos atau ruang konferensi.
Saat tamu disambut di pintu depan oleh resepsionis, mereka diarahkan ke ruang sekretariat dan kemudian diarahkan ke orang yang ditunjuk, seperti manajer.
Selain itu, sekretaris bertanggung jawab menyiapkan makanan atau minuman untuk para tamu dan mencatat poin-poin penting dari percakapan tersebut.
7. Melakukan Supervisi Terhadap Staf dan Karyawan Baru
Sekretaris bekerja sama dengan kepala staf untuk menerapkan prosedur perusahaan yang baru. Sebaliknya, sekretaris dan manajer kantor membimbing karyawan baru perusahaan.
Banyak sekretaris membantu manajer SDM dan karyawan baru mengembangkan keterampilan, mengikuti protokol perusahaan, dan mengenal lingkungan kerja perusahaan.
8. Memastikan Persediaan Perlengkapan Kantor
Di beberapa perusahaan, sekretaris juga bertanggung jawab untuk membeli perlengkapan kantor. Sekretariat harus mendata perangkat mana yang masih tersedia, mana yang sudah habis dan mana yang dibutuhkan. Kemudian sekretaris menyerahkan catatan itu kepada orang lain untuk dibeli.
Namun, tugas yang satu ini tidak selalu dikerjakan oleh sekretaris. Ada beberapa perusahaan yang memiliki karyawan khusus yang mengurus perlengkapan kantor.
9. Membantu Bagian Eksekutif Mengerjakan Tugas
Peran sekretaris adalah membantu manajer menyelesaikan tugas kecil atau proyek besar.
Misalnya, sekretaris chief marketing officer dapat membantu atasannya mengatur berbagai laporan untuk menyiapkan presentasi. Karena tugas seorang sekretaris beragam, kesuksesan dalam peran ini membutuhkan soft skill dan hard skill yang mumpuni.
10. Mendokumentasikan Informasi Keuangan
Peran ini tergantung pada kebutuhan perusahaan, terkadang staf keuangan bertanggung jawab atas pengumpulan data keuangan, bukan sekretaris.
Dokumentasi berisi bukti pembelian barang dagangan, pembayaran manfaat, pengeluaran dan pendapatan.
Sepuluh tugas sekretaris di atas adalah tugas utama sekretaris. Sebenarnya masih banyak tugas lainnya. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan sendiri sesuai dengan kebutuhan masing-masing.
Jadi, apakah kamu tertarik untuk membangun karir sebagai sekretaris?