Briefing akan membantu dalam mengembangkan dan menyatukan berbagai persepsi yang dimiliki setiap anggota, sehingga setiap orang memiliki alur berpikir yang sama. Alur berpikir yang sama akan membentuk sebuah kelompok mencapai tujuannya secara bersama tanpa adanya kesalahpahaman atas informasi yang diberikan, informasi ini dapat dikatakan menjadi lebih jelas.

Kegiatan yang melibatkan briefing memiliki beberapa tujuan dan juga manfaatnya, berikut ini penjelasan selengkapnya mengenai pengertian briefing hingga tahapan kegiatannya.

Pengertian Briefing

Briefing adalah suatu kegiatan yang melibatkan proses pengarahan mengenai suatu hal yang belum terjadi. Briefing merupakan istilah bahasa inggris yang berarti arahan, briefing sendiri merupakan komunikasi yang dilakukan guna mencapai kinerja terbaik.

Briefing biasanya sering digunakan dalam pola komunikasi tatap muka yang terjadi antara pemimpin dan karyawannya dalam upaya peningkatan kinerja secara lebih optimal. Melalui briefing orang-orang yang terlibat akan lebih mengetahui dan memahami rancangan tujuan, peraturan dan tanggung jawabnya dalam untuk meningkatkan standar operasional prosedur. 

Istilah briefing sebenarnya tidak hanya digunakan antara pemimpin eksekutif dan para karyawannya, tetapi juga dapat digunakan dalam sebuah kelompok kecil atau tim yang memiliki tujuan yang sama.

Tujuan Briefing

Kegiatan briefing biasa dilakukan oleh sekumpulan orang-orang yang membentuk suatu tim dalam upaya membahas suatu hal agar setiap anggota memiliki pemahaman visi dan misi yang sama, Berikut ini beberapa tujuan aktivitas briefing menurut Djajendra (2015):

• Sebagai pengarahan mengenai visi dan misi

Briefing memiliki tujuan sebagai pengarahan visi dan misi yang dimiliki suatu kelompok atau tim agar setiap anggota memahami tujuan dari pelaksanaan suatu kegiatan. 

• Sebagai pengingat dalam menjalankan standar operasional prosedur

Briefing juga memiliki tujuan sebagai pengingat para anggota yang terlibat untuk selalu menjalankan standar operasional prosedur yang ada. Biasanya standar operasional ini sudah ditentukan dan berkaitan dengan tata cara bagaimana seseorang akan menjalankan tugasnya.

• Sebagai sarana penyampaian informasi penting

Tujuan lainnya dari briefing adalah sebagai sarana penyampaian pesan penting, melalui kegiatan briefing setiap anggota yang sudah diberikan tanggung jawab atas tugasnya dapat memberikan informasi penting  mengenai perkembangan kerjanya kepada anggota lain. Hal ini bertujuan agar setiap anggota mengetahui sejauh mana kemajuan yang telah dibuat atau apakah ada kendala yang mempengaruhi kesuksesan tujuan mereka.

• Menyamakan persepsi

Briefing bertujuan untuk menyamakan persepsi setiap anggota, karena melalui kegiatan inilah setiap permasalahan, solusi dan penyamaan tujuan akan dilakukan. Persepsi disini adalah sudut pandang atau cara pandang seseorang terhadap suatu benda atau fenomena, briefing bertujuan untuk menyaman hal tersebut antara setiap anggota.

Manfaat Briefing

Briefing juga memberikan manfaat dalam pelaksanaannya, berikut ini manfaat dilaksanakannya briefing:

• Membantu sebagai sarana penyemangat dalam tim

Manfaat dari dilaksanakannya briefing, pertama dapat membantu sebagai sarana penyemangat bagi para anggota tim yang kehilangan motivasi dalam mencapai tujuan yang telah direncanakan. Briefing dapat membantu setiap orang untuk saling membantu jika terjadi masalah atau hambatan dalam menjalankan tanggung jawab tugasnya.

• Memberikan ruang kesempatan penyampaian opini para anggota

Briefing juga memiliki manfaat dalam memberikan ruang kesempatan penyampaian opini para anggota, karena setiap orang yang terlibat langsung dalam briefing memiliki hak yang sama untuk menyampaikan pendapatnya atas suatu masalah sehingga akan muncul solusi terbaik.

• Sarana penyelesaian masalah ringan

Briefing bermanfaat sebagai sarana penyelesaian masalah ringan, hal ini karena setiap anggota juga memiliki hak untuk mengetahui kemajuan anggota lainnya. Karena setiap tugas akan memberikan dampak dan kontribusi atas tercapainya tujuan dalam rangkaian kegiatan atau program yang telah dirancang sebelumnya.

• Sarana pengingat tujuan bersama

Manfaat lain dari adanya briefing sebagai pengingat tujuan bersama sebagaimana hal ini juga menjadi tujuan dari adanya briefing. Kegiatan ini dapat dimanfaatkan untuk memberikan nasehat maupun motivasi kepada setiap anggota untuk tetap mengingat tujuan bersama, sehingga para anggota akan lebih fokus dalam bekerja dan memiliki target pekerjaannya masing-masing.

• Membantu membangun hubungan antar anggota

Membantu dalam membangun hubungan antar anggota juga menjadi manfaat dari kegiatan briefing. Melalui diskusi dan pertukaran opini maka setiap anggota dapat saling membangun kepercayaan dan tanggung jawab terhadap masing-masing tugas yang telah diberikan kepada setiap anggota.

• Ruang untuk saling berbagi informasi

Briefing juga bermanfaat sebagai ruang untuk saling berbagi informasi, maksud informasi disini berkaitan dengan perkembangan tugas yang dimiliki setiap anggota dan dibagikan karena merupakan suatu hal yang dianggap penting.

Tahapan Kegiatan Briefing

Pada umumnya briefing memiliki alur kegiatan yang sama dengan rapat, diman dalam tiap kegiatannya akan selalu diawali dengan pembuka, inti kegiatan dan juga penutup. Meskipun demikian, di dalam setiap tahapan tersebut akan selalu ada poin penting yang perlu disampaikan untuk membantu keberhasilan kegiatan briefing. Berikut ini tahapan kegiatan briefing:

• Pembuka

Merupakan salam pembuka yang biasanya ada dalam briefing sebagai tanda bahwa kegiatan tersebut sudah dimulai, pemimpin briefing biasanya adalah ketua pelaksana atau seseorang dengan jabatan tertinggi yang akan memulai dan mempersilahkan setiap anggota untuk menyampaikan pendapat atau kemajuan tugasnya.

• Inti Kegiatan

Merupakan inti dari kegiatan briefing dimana setiap orang akan menyampaikan informasi penting atas tugasnya, seperti perkembangannya, kendala yang dihadapi hingga pada apa yang akan dikerjakan pada hari ini sebagai sebuah gambaran rencana kegiatan. 

Pada tahapan briefing ini, biasanya hal-hal yang akan dibahas mengenai informasi serta evaluasi atas hasil kerja dari setiap anggota sebagai masukan untuk memaksimalkan potensi kerja setiap anggota. Selanjutnya membahas mengenai pencapaian yang telah diraih, apakah sudah memenuhi tujuan yang telah dibentuk sebelumnya atau belum. Karena hal ini akan menandakan apakah terdapat kendala yang dihadapi oleh tim dan apa solusinya.

Dalam briefing penyampaian pesan dalam artian pemberian saran lebih baik dilakukan dengan kalimat-kalimat yang positif, maksudnya lebih baik hindari penggunaan kalimat yang menuduh atau menjatuhkan orang lain atas pekerjaannya karena rentan dalam menimbulkan konflik.

• Penutup

Kegiatan briefing akan ditutup sekiranya setelah setiap anggota telah menyampaikan hal-hal yang perlu disampaikan. Pada tahapan ini maka ketua pelaksana akan menutup dengan memberikan kalimat penyemangat terhadap setiap anggota, serta menyampaikan terima kasih atas waktu luang sehingga dapat menghadiri briefing tersebut.

Demikian informasi seputar briefing hingga pada proses tahapannya. Semoga informasi tersebut dapat membantumu memahami dan melaksanakan briefing dengan baik serta lancar.