Siapa di antara kamu yang familiar dengan istilah TOR? Mungkin istilah ini masih sedikit asing. TOR singkatan dari Term of Reference. Secara harfiah TOR adalah kerangka acuan kerja atau yang mungkin lebih kamu kenal saat mengerjakan proyek.

TOR biasanya berupa dokumen atau file yang berisi tentang deskripsi dan juga kesepakatan dengan pihak-pihak yang terlibat dalam proyek tersebut. TOR dibuat dan disusun oleh tim manajemen proyek yang ditugaskan untuk proyek tersebut.

Apa Itu TOR?

TOR adalah dokumen yang menjelaskan latar belakang, tujuan dan visi proyek yang diajukan oleh tim manajemen. TOR juga mencakup kontrak, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang telah atau akan dibuat oleh pihak-pihak yang terlibat dalam proyek.

Sederhananya, TOR adalah acuan atau pedoman pelaksanaan proyek. Isi dokumen ini memberikan gambaran tentang komponen utama proyek yang akan dibangun. TOR juga mencakup segala hal yang dapat membantu manajer proyek mengevaluasi kinerja kontraktor, konsultan, pakar, dan pemangku kepentingan di proyek lain. Singkatnya isi TOR itu sendiri harus ada apa, mengapa, siapa, kapan, dimana, bagaimana dan berapa aturannya.

Kemudian TOR akan dikembangkan ketika visi proyek telah diidentifikasi dan semua anggaran serta keahlian sudah jelas.

Tujuan dan Manfaat TOR

Penyusunan dan pembuatan TOR didasarkan pada beberapa tujuan dasar. Intinya agar tujuan-tujuan tersebut diatur sedemikian rupa sehingga nantinya seiring berjalannya proyek tidak terjadi konflik antara kondisi di lapangan dengan apa yang direncanakan.

Tujuan dan Manfaat TOR, antara lain:

• Sebagai dasar atau acuan untuk proyek atau rencana aksi kegiatan

• Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan

• Sebagai bahan untuk menilai kelayakan proyek

• Sebagai alat manajer dan sarana untuk memantau kinerja bawahannya

Isi dari TOR

Sekarang kamu tahu bahwa TOR secara garis besar merupakan gambaran lengkap dari rencana proyek besar. Apa sebenarnya isi TOR? Ini penjelasannya.

Setiap elemen atau penyusunan TOR harus memuat beberapa unsur penting sesuai kaidah what, why, who, when, where, how dan how much.

1. Latar Belakang

Latar belakang mewakili konsep why, yang menjelaskan alasan pelaksanaan proyek. Ketika landasan, ide dan konsep harus dijelaskan secara rinci dan detail, termasuk bila perlu dasar hukum dan kebijakan terkait.

2. Deskripsi Kegiatan

Bagian ini berupa uraian mengenai jenis kegiatan atau proyek What yang akan dilakukan termasuk batasan-batasan kegiatan tersebut.

3. Maksud dan Tujuan

Maksud dan tujuan juga menghadirkan konsep why sebagai latar belakang. Di sini perlu dijelaskan maksud dan tujuan dari realisasi proyek. Hasil akhir apa yang diharapkan, manfaat apa yang bisa dicapai.

4. Metode dan Langkah-langkah

Menjelaskan bagaimana proyek akan dilaksanakan. Mulai dari metode, langkah implementasi hingga komponen penting lainnya. Bahan-bahan seperti bukti, hasil wawancara, data, workshop dan laporan hasil rencana proyek yang sudah dibuat atau yang akan dibuat sebaiknya juga disertakan.

5. Jadwal dan Lokasi

Berisi jadwal (when) dan tempat (where) yang disepakati untuk mengatur jadwal pertemuan, preview, dimulainya proyek lapangan, pertemuan penting dengan klien. Kamu juga dapat menambahkan jadwal yang mencakup kapan, berapa lama, dan di mana proyek akan dilaksanakan.

6. Produk

Ketika proyek menghasilkan produk (What), semua yang berhubungan dengannya harus direkam, mulai dari desain, produksi, proses, lokakarya, dan presentasi.

7. Kelompok Evaluasi

Termasuk semua orang yang terlibat dalam proyek. Informasi pribadi setiap anggota tim juga harus mencakup informasi tentang keahlian atau kemampuan khusus mereka, serta pengalaman dalam proyek lain.

8. Logistik dan Anggaran

Rencana Anggaran Biaya (RAB) harus menggambarkan secara lengkap dan rinci apa yang dibutuhkan selama proyek berlangsung. Informasi tersebut meliputi berapa (how much) nominal gaji, akomodasi perjalanan, pengeluaran, pelayanan apa saja yang dibutuhkan.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang mengerjakan proyek, perlu juga diperhatikan siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan dan tanggung jawab proyek.

Cara Membuat TOR

Seluruh elemen yang dimuat dalam TOR harus disusun dengan tertib agar informasi dan uraian yang dimuat dalam TOR dapat dipahami dengan baik oleh berbagai pihak.

Karena itu, TOR juga tidak bisa dilakukan secara kebetulan. Membutuhkan ketelitian dan keakuratan yang mengacu pada unsur-unsur TOR, berikut adalah petunjuk pembuatan TOR yang baik dan benar.

• Membuat judul proyek atau kegiatan dengan jelas dan mudah dimengerti pembaca

• Menuliskan latar belakang dengan rapi dan padat informasi

• Sebutkan tujuan dengan rinci dan relevan dengan apa yang hendak dicapai pada sebuah proyek

• Tuliskan semua elemen yang ada pada isi TOR dengan runut karena antara satu dengan yang lainnya tidak bisa dipisahkan

• Keberlanjutan program dan perhitungan anggaran

Ternyata proses penyusunan TOR tidak jauh berbeda dengan persiapan yang biasa dilakukan sebelum memulai bisnis. Agar semuanya berjalan lancar, banyak hal yang harus dipersiapkan dengan baik dan benar.