Konferensi pers yang dilakukan startup biasanya ditujukan untuk beberapa hal, misalnya peluncuran produk, pengenalan tokoh penting baru, re-branding atau perubahan model bisnis (pivot). Beberapa acara penting seperti pengumuman perolehan pendanaan pun sering dijadikan agenda startup dalam sebuah konferensi pers. Selain untuk mendapatkan ulasan, kegiatan tersebut juga dimaksudkan untuk menjaga hubungan baik antara startup dengan media.
Ada beberapa hal yang dapat dilakukan startup ketika hendak mengadakan konferensi pers. Persiapan matang dari sisi penyelenggaraan dan substantif konten dapat membuat tujuan yang diharapkan dari acara bisa tercapai.
Persiapan sebelum acara
Tempat pelaksanaan menjadi salah satu persiapan yang perlu dipikirkan baik-baik. Terdapat beberapa pertimbangan dalam melakukan pemilihan lokasi. Pertama ialah letak yang strategis, misalnya di pusat kota atau daerah yang mudah dijangkau dengan transportasi. Jika pelaksanaannya di kota padat seperti Jakarta, bisa dipilih tempat dengan akses yang dapat menghindarkan peserta dari kemacetan parah.
Sebagai pertimbangan lain, ketimbang memilih tempat luar seperti di hotel, cafe, dan-lain-lain, jika startup sudah memiliki kantor sendiri dan cukup luas, bisa juga digunakan sebagai tempat acara. Nilai plusnya, branding tentang startup akan lebih mendapatkan exposure.
Persiapan lain ialah terkait dengan rencana pelaksanaan acara. Sebisa mungkin membuat susunan acara secara efisien. Jangan masukkan agenda yang dirasa tidak perlu. Jurnalis adalah orang dengan mobilitas yang cukup padat, bisa saja dalam satu hari mereka hadir di lebih dari satu acara. Susunan acara yang padat juga harus diimbangi dengan disiplin waktu, sehingga pastikan panitia sudah mengkomunikasikan dengan baik bersama pihak-pihak yang akan terlibat, terutama pengisi acara.
Pasca persiapan tempat dan susunan acara terdefinisikan dengan baik, berikutnya ialah mengundang jurnalis. Beberapa hal “sia-sia” yang sering dilakukan, startup mengirimkan email ke seluruh kanal media yang ditemui di internet. Padahal idealnya startup hanya perlu mengundang media dengan coverage yang relevan, misalnya kepada media yang membahas seputar bisnis dan teknologi saja. Untuk menemukan kontak email, kunjungi media tersebut. Di laman “About” atau “Tentang Kami” umumnya ada email yang disematkan untuk keperluan dengan redaksi, termasuk untuk pengiriman undangan.
Idealnya di dalam undangan yang dikirim juga disampaikan poin-poin penting yang akan didapat jurnalis. Misalnya topik apa yang akan dibahas, siapa saja pemateri yang akan dihadirkan, juga adakah kesempatan untuk melakukan one-on-one interview. Sehingga dari sisi jurnalis juga dapat mempersiapkan diri.
Persiapan konten
Untuk memastikan pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, maka konten perlu disiapkan secara khusus. Konten juga akan berhubungan langsung dengan keterlibatan orang-orang tertentu sebagai pemateri dan durasi acara. Untuk acara konferensi pers startup, konten inti idealnya disampaikan oleh Founder atau CEO startup. Jika ada konten sekunder, dapat disesuaikan dengan tema. Jika temanya ialah perolehan investasi, maka dapat disampaikan oleh perwakilan investor. Jika temanya kerja sama, maka bisa disampaikan oleh mitra terkait.
Dalam penyusunan konten presentasi juga harus menyesuaikan dengan durasi waktu yang dialokasikan. Lalu, untuk memastikan fokus jurnalis pada saat sesi presentasi, ada baiknya panitia memberikan lembar rilis pers atau salinan dari presentasi.
Pelaksanaan acara
Biasanya acara dimulai dengan registrasi, dilanjutkan dengan pembukaan, acara inti, dan ramah-tamah (networking). Poin penting yang perlu menjadi perhatian, upayakan acara dilakukan secara disiplin, mengikuti susunan yang sudah disampaikan. Dalam pembukaan, sampaikan beberapa petunjuk dalam acara, misalnya terkait sesi tanya jawab. Umumkan juga jika di acara akhir memungkinkan jurnalis untuk melakukan sesi obrolan dengan narasumber, serta beritahu siapa saja narasumber relevan yang bisa mereka temui seusai acara.
Jika konferensi pers ditujukan untuk peluncuran produk, bisa juga dipersiapkan perangkat khusus untuk demo di lokasi, selain mendorong jurnalis untuk mengunduh aplikasinya jika dipublikasikan di marketplace. Walau bagaimanapun, pengalaman langsung dengan produk akan memberikan pemahaman mendalam tentang fungsionalitasnya.
Banyak media juga membutuhkan foto yang baik untuk mendukung artikel pemberitaan. Ada dua hal yang dapat dilakukan, pertama ialah menyusun kursi jurnalis dengan angle yang baik untuk mengambil foto sesi di panggung. Atau yang kedua, tambahkan sesi foto narasumber di atas panggung di akhir acara, dengan mempersilakan jurnalis untuk mengambil gambar.
Itu tadi beberapa persiapan mendasar yang dapat dilakukan oleh startup ketika hendak mengadakan acara konferensi pers. Beberapa hal di atas untuk mematikan coverage yang sesuai oleh media, sehingga tujuan utama dari kegiatan didapat baik oleh startup.